お礼の意を伝えるビジネス文書、お礼状やお礼メールを送るべきタイミングと、書き方をお伝えします。また、訪問・打ち合わせのお礼、社内の上司にご馳走になったお礼や、仕事に協力してくれた同僚に対するお礼を伝える際の、例文も紹介します。お礼の気持ちを伝える場面は多く、重要であるものの、送るタイミングによっては逆効果になる場合があります。送るタイミングと書き方をきちんと理解しておきましょう。
ビジネスのお礼メール・お礼状を送るべき場合
ビジネスシーンでは、以下のような場面でお礼メールを送ることが基本です。
- 訪問・打ち合わせのお礼の場合
- 上司への食事のお礼の場合
- 社員への協力のお礼の場合
その他にも、贈り物やサービスを受け取った際は、「確かに受け取りました」という意味で、お礼メールやお礼状を出します。
丁寧なお礼メールやお礼状を作成できると、相手から良い印象をもたれやすくなり、信頼関係を築きやすくなります。お礼メールやお礼状を作成して、相手に対して感謝の意を伝えましょう。
お礼メールのタイミングと書き方
次に、ビジネスにおける、お礼メールを送信するタイミングと、書き方を說明します。社内・社外を問わず、人に対してお礼を伝えることは、信頼関係を築くうえで重要です。最適なタイミングで、相手に悪い印象を与えずに、お礼を伝えられるよう、お礼メールの送信タイミングと書き方を理解しておきましょう。
お礼メールを送るタイミング
お礼メールは当日中もしくは、遅くても翌日には送りましょう。
時間が空きすぎていると、お礼の意が伝わりにくくなり、場合によっては逆効果となります。相手との信頼関係を築くために、できるだけ早くお礼メールを送信しましょう。
お礼メールの書き方
次に、お礼メールの書き方を說明します。お礼メールを作成する際には、以下のポイントを押さえておくと、ビジネスでの信頼関係を深められます。
お礼メールの送信先が、社外の取引先の場合でも、社内の人の場合でも、以下のポイントを押さえておきましょう。
何に感謝しているのか明確に記載する
お礼メールの書き方のポイントの1点目は、何に感謝しているのかを明確に記載することです。
お礼メールを作成する際には、「何に」「どのようにして」感謝しているかを明確に記入しましょう。具体的に何に感謝しているのかを示し、仕事に関する他の用件等は書かず、お礼の気持ちを簡潔に伝えます。
件名をわかりやすくする
お礼メールの書き方のポイントの2点目は、件名を分かりやすくすることです。
お礼メールの件名には、本文で伝えたい内容の要点を絞って、基本的に「◯◯のお礼」という形で記載します。例えば、送別会を開いてもらったことに対してお礼メールを送信する際は、「送別会のお礼」といった形で書きましょう。
メールの受け手が、件名を見て、何のメールかが一目で判断できるようにすることが大切です。
お礼メールの例文
お礼メールの例文を紹介します。上述のように、お礼メールには、ビジネスにおける信頼関係を築くうえで、重要な役割があります。以下の例文を確認して、相手に失礼の無いよう、お礼メールを作成しましょう。
訪問・打ち合わせのお礼の場合
訪問や打ち合わせのお礼メールを送る際は、以下の例文を参考にしましょう。
件名：ご商談のお礼株式会社◯◯◯◯
営業本部 ◯◯ ◯◯様
平素よりお世話になっております。
本日◯◯のご提案をさせて頂きました、
株式会社◯◯の◯◯です。
ご多忙にもかかわらず、
貴重なお時間を頂き、誠にありがとうございます。
貴社の◯◯の課題につきまして、
弊社サービスによってご提供できることがあるかと思います。
ぜひご検討いただきますよう、何卒よろしくお願い致します。
サービスの内容はもちろん、直接ビジネスに関わることでなくても、弊社として最大限の情報提供をさせていただきたいと考えております。
ご不明点がございましたら、なんなりとお気軽にご相談くださいませ。
◯◯様にお会いできましたご縁を大切に、
より一層精進して参りますので、
今後とも引き続き、よろしくお願い致します。
［署名］
営業訪問後に送信するお礼メールには、自身の社名と、名前を書いて、送信者が誰か明確にしましょう。
お礼メールは、形式的すぎる文面だと、相手に冷たい印象を与えてしまいます。相手にお礼の気持ちが伝わるよう、「◯◯様の、事業に対する思いを伺うことができ、弊社としてご協力したいという思いが一層強くなりました。」など、訪問時の会話の中で相手が発した言葉や、印象に残っていることを記載して、温かみのあるお礼メールを作成しましょう。
ビジネス上での関係を良好に築くために、お礼メールを有効活用しましょう。
上司への食事のお礼の場合
次に、上司への食事に対して送信するお礼メールの例文を紹介します。
会社で飲み会に参加すると、新人や若手社員の場合は上司におごってもらう機会が少なくないと思います。会計時にお礼を言うのはもちろん、ご馳走になったことに対してお礼メールを送信できると、感謝の気持ちが伝わりやすくなります。
件名：食事のお礼
◯◯課長お疲れ様です。◯◯です。
今日は、たいへん美味しいお食事をご馳走になり、
本当にありがとうございました。
◯◯課長の貴重な経験談を伺うことができ、とても勉強になりました。
よろしければお時間のある際にぜひ、またご一緒させて頂ければ幸いです。
今後とも宜しくお願い致します。
◯◯
ごちそうしてもらった時のお礼メールは、次に顔を合わせる前までに絶対送ります。できれば飲み会の解散後すぐや、遅くとも次の出社前には送りましょう。顔を合わせてから送っていては、意味がありません。
また、ご馳走になった店の感想を、「今までで一番美味しい鮨をいただきました。」といった形で述べるなど、会話の中で印象に残った話等があれば、盛り込むと、より良い印象を与えられます。
社員への協力のお礼の場合
社員への協力のお礼メールの例文を紹介します。
社内の同僚や上司など、他の誰かに仕事に協力してもらった際は、感謝の気持ちを込めて、お礼メールを送信するのがマナーです。協力してもらっったら、すぐにお礼メールを送信して、相手に感謝の意を伝えましょう。
件名：〇〇のお礼◯◯部の皆様
お疲れ様です。
先般は◯◯に際し、お力添え頂き誠にありがとうございました。
皆さまのお力添えにより、プロジェクトは成功裏に終えることができました。
ひとえに皆さまのご協力によるものと感謝申し上げます。
またお願いする機会もあるかと存じますが、どうかご容赦いただければ幸いです。今後とも宜しくお願い致します。
取り急ぎ、プロジェクト完了の報告とお礼を申し上げます。
◯◯部
◯◯
協力のお礼メールは、宛名・挨拶文・プロジェクト協力のお礼・結びの挨拶といった形で書きましょう。
協力のお礼メールでは、お手伝いのことを「お力添え」と記載して、敬語にします。宛名は、複数人に宛てる場合は、上述の「◯◯部の皆さま」以外に、「◯◯部各位」といった敬称でも表現できます。個人宛ての場合は「◯◯ 部長」等の形にしましょう。
その他参考にしたいメールテンプレ
上述の場面以外で送信するお礼メールのテンプレートを知りたい場合は、一般社団法人日本ビジネス協会が監修している、「ビジネスメールの教科書」の、「ビジネスメール文例」を参考にしましょう。
ビジネスシーンでのお礼メールは、上述の機会以外にも様々な場面で送信する必要があります。また、上述のケースでも、例えば訪問先へ送信する際のメールは、商談時に自社商品について取引先から課題を頂いた場合や、アポ無しで突然訪問した場合等が想定されます。
自身がお礼メールを送信したい場面に最適なテンプレートを知りたい場合は、以下のサイトから探してみましょう。
-
ビジネス文書メールの基本と正しい書き方。参考にしたい依頼・お礼・お詫び等の例文4パターン
続きを見る
お礼状のタイミングと書き方
ここからは、お礼状のタイミングと書き方を說明します。お礼状とは、相手に対してお礼の意を伝える目的で作成される手紙のことです。
お礼メールと比べて、手書きで作成されるお礼状は、温かみが増し、感謝の思いが伝わりやすくなります。お礼状送付のタイミングと書き方を理解して、ビジネス上の信頼関係を築くために有効活用しましょう。