社会人になれば、退職の挨拶メールを受け取ることは多くの人が経験することです。
そんな時、相手に感謝の気持ちや心遣いをスマートに伝えるのには、どのように返信をすれば良いか考えてしまいますよね。
世界中どこにいてもSNSで繋がることができる今、会社を退職したからと言って完全に縁が切れるとは限りません。
退職後も良好な関係を築きたいのであれば退職メールへの返信の内容についてよく考えた文面を送るべきでしょう。
文例についてはインターネットでよく紹介されていますが、少し固すぎると感じるものが多く使いにくいと感じる方もいるのではないでしょうか？
この記事では、退職メールの返信について特に使いやすい文例と、マナーについて紹介したいと思います。
退職メールへの返信についての考え方と返信のタイミング
退職メールを受け取った時、まずはどのように対処すれば良いのか？一般的な返信の考え方やタイミングなどのマナーを紹介しましょう。
退職メールには返信をしなくて良い場合もある
退職メールへの返信の重要性をお伝えしましたが、退職メールには必ず返信が必要という訳ではありません。
なぜなら、会社の規模が大きい場合などは退職者も一斉送信でメールを送る場合が多く、お互いに面識がないこともあるからです。
だからと言って返信してはいけないということはないので、自分が返信したいと思うのであればそれでも返信して構いません。
ここでは退職メールの返信に迷った時のために一般的に返信するべき退職メールはどのようなものかを説明したいと思います。
・一斉送信でなく個人宛にメールが届いた場合
・同じ部署や業務上で接点が多かった相手の場合
・業務上接点がなくても親しい間柄だった場合
・退職後も相手と関係が続く可能性がある場合
・自分が返信したいと思った場合
社外の方から一斉送信の退職メールが来る機会は少ないかもしれませんが、返信の必要性は同様に考えれば良いでしょう。
また、タイミングによっては退職メールを受け取る前に本人から直接話を聞いている場合もありますが、上記に当てはまるのであれば挨拶が重複するとしてもメールを返信することをお勧めします。
退職メールへの返信の正しいタイミング
退職メールはなるべく早く返信をするのが良いとされています。
送り主が退職日当日にメールを送信する場合もありますので、後回しにしていると読んでもらうことができないまま退社されてしまう可能性があるためです。
早い方がより気持ちが伝わりやすいというのも理由の一つです。
また、メール中に相手の新しい連絡先の記載があるようであれば、その連絡先に返信する方が相手に都合が良いでしょう。
退職メールへの返信の基本的な書き方と記載してはいけない内容
それでは具体的に返信メールには何を記載すべきなのか基本的なルールとポイントをお伝えしたいと思います。
退職メールへの返信の件名はどう記載するべきか
退職メールの返信の件名は、通常のメールと同じように返信としてRe：は残したままでも削除してもどちらでも構いません。
ただし、退職メールを送信した方は多くの返信メールを受け取り、目を通さなければいけないので相手に手間を掛けないような配慮が必要です。
「退職のご連絡ありがとうございます」「お礼にて」などの一目で内容の分かりやすいオーソドックスな件名が良いでしょう。
退職メールへの返信にはどのような内容を書けば良いか
退職メールへの返信には正式なルールがあるわけではありませんが、基本的には下記を盛り込むことで、退職者への敬意が伝わりやすいです。
・退職の挨拶をもらったことへのお礼
・相手の退職に対する残念に思う気持ち
・お世話になったことへの感謝の気持ち
・退職する方の今後の活躍を祈る気持ち
内容は相手との関係により変わります。相手と共通の特別な思い出があるのであれば是非文中に盛り込んで印象深い文章になるように心掛けましょう。
退職メールに書いてはいけない内容
退職メールには守るべきマナーがあり、例え相手ととても親しい間柄だったとしても、そのマナーを守る必要があります。
なぜなら社内のメールはシステム担当者が確認可能な場合が多く、プライバシーが守られているとは限らないのです。
また、退職するにあたり特に触れられたくない内容もあるでしょう。
退職メールの返信に記載を避けるべき内容を紹介しますので、よく注意してください。
・退職の理由を聞く
・転職先の企業名を聞く
その他にも
「水くさい」「なぜ教えてくれなかったのか」なども相手に不快感を与えるので避けましょう。
退職というのはとてもデリケートな理由があることも少なくありません。
もし相手と友人のような関係であるのなら、そのような内容についてはプライベートな連絡手段を用いて業務外でやりとりをしましょうね。
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退職メールへの返信方法と使いやすい文例をパターン別に紹介
退職メールの返信のポイントをお伝えしましたが、具体的にはどのような文が良いのでしょうか？
インターネット上に文例は数多く存在しますが、形式的な固い表現が多く、使用しにくいと感じることもあるでしょう。
あまりに形式的な文章では相手に自分の気持ちを伝えることは難しいと思いますので、ここでは退職者との関係別に少しくだいた表現の使いやすい文例を紹介したいと思います。
【社外・取引先】退職メールへの返信
社外の方からの退職メールへの返信にはマナーを重視した内容でなくてはいけません。
また、今後も後任の方とのお付き合いが続くものですので丁寧な対応を心掛けましょう。
【社外・取引先】転職や退職理由が不明な退職者への返信メール文例
◯◯株式会社
◯◯様
お世話になっております。
××株式会社の××でございます。
お忙しい中ご丁寧なご挨拶をいただき、誠にありがとうございました。
◯◯様が退職するというので大変驚いております。
◯◯様の丁寧なお仕事にはいつも助けられていました。
前回の△△プロジェクトの成功も、◯◯様のサポートのおかげだと思っています。
ご一緒にお仕事ができなくなるのはとても残念ですが、◯◯様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
これまで本当にありがとうございました。
署名
【社外・取引先】定年退職での退職者への返信メール文例
◯◯株式会社
◯◯様
大変お世話になっております。
××株式会社の××でございます。
お忙しい中、定年退職のご挨拶をいただき誠にありがとうございました。
◯◯様には仕事に対する考え方や人の接し方など、沢山のことを教えていただき本当にありがとうございました。
ご一緒に仕事をさせていただいた経験は私にとって一生心に残る財産です。
これからは御社に伺っても◯◯様がいないと思うと、とても寂しく感じてしまいますが、◯◯様が退職後も充実した人生を送られることを、心よりお祈り申し上げます。
これまで本当にありがとうございました。
署名
【社内・上司または同僚】からの退職メールへの返信
社内の方からの退職メールへの返信は、社外に比べ多少フランクな表現を使用しても良いでしょう。
それでも、先ほど説明した退職メールへの返信に書いてはいけない内容については、どんなに親しい仲であれ社内メールでは触れないようにしましょう。
【社内・上司（先輩）】転職や退職理由が不明な退職者への返信メール文例
◯◯課長
お忙しい中ご丁寧なご挨拶をいただき、ありがとうございます。
以前から◯◯課長の退職のお話は伺っていましたが、いざ今日で退職とのこと、とても寂しい気持ちです。
◯◯課長には入社当初から様々なことを教わりました。今私が社会人として後輩に指導ができるのは◯◯課長のおかげだと思っています。
△△プロジェクトの時に私が対応に悩んでいた時に、的確な助言をいただいたのを今でも忘れません。
◯◯課長から教えていただいた多くのことをこれからも大切に引き継いでいきたいと思っています。
◯年間、本当にありがとうございました。
一緒にお仕事をできなくなるのはとても残念ですが、◯◯課長の今後のご活躍をお祈りしています。
くれぐれも体調に気をつけてください。
署名
【社内・同僚】転職での退職者への返信メール文例
◯◯様
メール、ありがとうございました。
以前から退職のお話は伺っていましたが、今日で退職とのこと、なんだかあっという間だった気がします。
◯◯さんとは同じチームとして多くの時間を過ごさせていただきました。
今思うと私は、いつも◯◯さんの機転や笑顔に助けられて来たと思います。これまで頑張ってこられたのは◯◯さんのおかげです。
◯◯さんと一緒に仕事ができたことを本当に感謝しています。
少し寂しくなりますが、今後のご活躍をお祈りしています。くれぐれも体調に気をつけてくださいね。
◯年間、どうもありがとうございました。
署名
【社内・上司】定年退職での退職者への返信メール文例
◯◯部長
お忙しい中、定年退職のご挨拶をいただき誠にありがとうございます。
◯◯部長が今年で定年退職されるということは知っていたものの、いざその日が来てしまうと寂しい気持ちです。
◯◯部長には新卒で入社してから長い間沢山のご指導をいただき、本当に感謝しています。
私が今まで成長できたのは◯◯部長のおかげです。
よろしければ、またオフィスに遊びにいらしてくださいね。
退職された後も、どうかお身体に気をつけてお過ごしください。
◯年間、本当にありがとうございました。
署名
まとめ
退職メールへの返事のマナーや使いやすい文例を紹介させていただきました。
せっかく良好な関係を築いていたのに最後の印象を悪くしてしまうことのないようマナーを守って心のこもった対応を心掛けましょう。
一期一会という言葉のように、この出会いが今後自分の助けになることもあるかもしれません。
いつ再会してもまた良い関係を築くことができるよう人との別れを大切なものにしましょう。