働き方の多様化が求められる今、リモートワークは一般的な働き方となりました。
しかし、リモートワークにはメリットもデメリットも存在します。
さらにオフィスワークに比べればまだまだ歴史が浅いために改善の必要がある部分もたくさんあるのです。
その中でも大きなデメリットとして課題となっているのが「チーム内のコミュニケーション不足」。
業務上の報告・連絡・相談が滞ると言う問題とは別に、オフィスであれば自然と行われていた挨拶や雑談がなくなることによりお互いの距離感が掴みにくくなってしまいます。
また、対面でないことにより発生する誤解や勘違いにより不信感が生まれ、業務に支障を招くことも・・・。
リモートワークに取り組む際にはオフィスワークとは別のコミュニケーションスキルが必要であると言えるでしょう。
リモートワークではなぜコミュニケーションに問題が生じるのか？その理由を解説！
人は見えないものを自分の判断でイメージし、そのイメージが実体かのように感じてしまうところかあります。
簡単に言えば勘違いや思い違いからの思い込みですね。
そして、多くの人は文章で自分の意図を伝えることが上手でなく、さらに悪いことにその自覚がない場合が大半です。
そのため、文章のやりとりでは誤解が生まれがちで「そっけない」「怒っている」「感じが悪い」などの印象を勝手に持たれてしまうことも珍しいことではありません。
それは逆も同じことで、直接会う機会のない部署の人からのチャットやメールを読み「感じの悪い人だ」と思ったとしても、実際に対面して話をしてみたら全く印象が違い良い人だったと言う経験はありませんか？文章だけのやりとりでは分からないことはたくさんあるのです。
チャットまたはメールでの文面からの誤解
文章では感情は伝わりにくいことをお伝えしましたが、具体的に説明してみましょう。
例えば「了承しました」「わかりました」伝えたいことはそれだけだとしても、毎回完結な文章のみを送っていると「冷たい」「そっけない」という印象を持たれてしまうことも。
他にも「よろしく」「やっておいて」などから「偉そう」「威張っている」「不機嫌」など自分にその気がなくとも相手を不快に思わせてしまう可能性もあります。
日本語は非常に難しく、相手に不快感を与えてしまいがちな言葉がたくさんあるのです。
そして、リモートワークでは生まれてしまった溝を埋めることが非常に難しいのです。
web会議での誤解
それではお互いの顔を見ることができ、口頭で意見を発信できる動画を利用すれば大丈夫だとは安心できません。
それでも誤解を生むことがあるのです。
なぜなら、今までオンラインで会話の経験がある人は多くはないでしょう。
急にニコニコと対応できるものではなく、普段よりも固い印象になりがちです。
その結果、文章でのトラブルと同様に「不機嫌なのでは？」「偉そう」と思われることもあり、顔が見えれば良いと言うものではないのです。
相手の様子が見えないことでタイミングが掴めない
オフィスにいれば相手が忙しい状態である・または体調が優れないようだなど多くの相手の状況を察することができますが、それができないのがリモートワーク。
そのため、相手の状況を見ずに仕事の指示や依頼をするため「今はそれどころではないのに」「タイミングが悪い」などと感じ取られやすいのです。
特に目上の人にはいつ連絡をすべきか迷ってしまう傾向があります。
報告・連絡・相談が滞る
社会人の基本と言える報・連・相。
口頭であればすぐ済むことでも、チャットやメールを利用しようと思うと途端に手間と感じて後回しになり、結果的に報告の遅れや連絡忘れのミスが発生してしまうのです。
相談に至っては相手の様子が見えないことで、さらに難易度が上がり「相談しにくい」「タイミングが分からない」と感じて相談なしで業務を進め、大きなトラブルを招くこともあるようです。
実際には対応に困って作業が滞っている状態でも「連絡がないということは順調に進んでいるということだろう」と判断を誤ってしまうこともありますし、相手からすれば「説明が足りていないと感じた」と不満を抱かれていることもあります。
コミュニケーション不足にならないために注意すべきこと！
リモートワークでは、一緒に働くチームでもお互いに直接会う機会が減ることにより、多くの誤解が発生しやすく不信感を持たれ、今ある関係が崩れてしまう可能性があることをご理解いただけましたか？
しかし、事前にリモートワークのデメリットを理解し、意識的に行動を少し変えることでコミュニケーション不足を防ぐことができます。
リモートワークに必要なコミュニケーション力を身につければ、デメリットをメリットに変えることもできるでしょう。
気づき・察しを求めない
当たり前のことですが、相手は自分のことが見えていない事実を再認識しましょう。
日本人特有の文化と言える「気づき」「察し」はリモートワークに関しては適応できません。
始めから「気づいてくれるだろう」と思うことは諦めてください。
どんなに長い付き合いで親しい関係だとしても同じことで、深い信頼関係も小さな誤解で簡単に崩れてしまいます。
また、相手の異変に自分も気づきにくい状況であると自覚し、相手の今の忙しさや体調などは逐一確認することも必要です。
それが相手への気遣いにもなるでしょう。
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報告・連絡・相談の重要性を念頭におく
「なぜ相談しなかった」「なんでフォローしてくれなかった」のような状況は一番避けるためにはどうすれば良いのか。
特に社歴が長い人こそ怠りがちな報・連・相。
手間を感じ後回しにしてしまうことのないようにし、初心に返って注意しましょう。
自分が上司であれば、オフィスでは報・連・相を徹底できていた部下にも過信をせず、全員が連絡を怠りがちになることを前提として漏れのないように注意する必要があります。
オフィスでできていたことは、自分で注意を向けることでカバーできるはずなのです。
web会議などでは多少オーバーにリアクションする
リモートワークの際の連絡手段では、直接話をしている時よりも感情は半分も伝わりにくい状態であると自覚します。
Web会議であれば笑顔を意識し、相手が聞き取りやすい速度や口調で話すことを心がけましょう。
リアクションはいつもよりも少しだけ強めにし、頷き・前屈みなどを使うことが有効です。
分かりやすい文章を書くスキルを磨く
分かりやすい文章を書くというのは思っている以上に難しいことです。
通常のオフィスワークでは業種によっては文章力を問われる経験がなかった人が多いのではないでしょうか？今はネットや書籍でも「分かりやすい文章を書く」をテーマとした情報が数多く存在しますので、積極的に学びましょう。
ポイントとして、チャットやメールの文章は読む側に立って考えます。時には当たり障りのないスタンプなども使い、和やかな雰囲気を意識することも必要でしょう。
ただし、スタンプの使いすぎは「ちゃんと読んでいるのか不安になる」「ふざけている」と思われることもありますので使い方には注意します。