情報共有ツールは、チャットやドキュメントの共有、タスク管理など、ビジネスに必要なさまざまな機能を兼ね備えたコミュニケーションツールです。メールよりも気軽にチャット形式で連絡を取り合ったり、ファイルを共有したりすることが可能になります。今回は、情報共有ツールを利用するメリットや選び方、目的別の情報共有ツール・アプリなどを紹介します。
情報共有ツールが必要な理由
情報共有ツールが必要な理由は主に3つあります。
情報の整理・検索がしやすく業務効率化に繋がる
情報を共有する重要性を理解していても、どこに共有すべきか迷ってしまったり、共有された情報を見つけづらかったりすると、情報共有は根付いていきません。
情報共有ツールを利用することで、簡単に共有でき、情報を1か所にまとめて整理して、いつでもアクセスしやすい状態にできます。すぐに必要な情報を手に入れられるので、業務効率化にも繋がります。
情報にいつでもどこでもアクセスできる
情報をまとめておいても、アクセスしづらければ意味がありません。情報共有ツールを利用すると、環境やデバイスに関わらず、いつでもどこでも情報にアクセスできるようになります。営業などオフィスにいないことの多いメンバーや、リモートワークをしているメンバーとの情報共有も簡単にできます。
情報の編集やコメントが可能で情報を磨ける
情報共有ツールを利用することで、複数人で同時にドキュメントなどを編集したり、コメントを追加したりできるようになるので、情報をチームのみんなで磨いていくことが可能になります。個人で情報をまとめるのに比べて、より優れた情報を残せるようになるでしょう。
情報共有ツールの選び方
情報共有ツールには、さまざまな機能や特徴を持ったツールがたくさんあるので、組織ごとに適切なものを選ぶ必要があります。ここでは、情報共有ツールの選び方のポイントを紹介します。
クラウド型がおすすめ
クラウド型の情報共有ツールとは、インターネット上で情報を共有できるツールです。セキュリティの観点から、このクラウド型をおすすめします。情報共有をクラウド化しないと、情報漏洩やウィルスの感染の可能性が高まります。クラウド化すると、情報を社外に持ち出されることがないため、そのリスクが軽減されます。
課題・目的に対する手段になっているか
情報共有ツールを導入する際には、自分たちの組織が抱えている課題や導入の目的に対して、そのツールが解決策として機能するかどうかを考える必要があります。前述の通り、情報共有ツールには数多くの種類があるので、組織に合ったツールを選ぶことが大切です。
料金と機能
料金や機能はツールによってさまざまです。あまりにも多機能なツールは、組織によっては必要ないかもしれません。予算内で、自分たちの組織が必要な機能を使うことができるツールを選択しましょう。同じツールでも、プランによって利用できる人数や容量、端末の種類や数が異なります。
情報共有ツールを使うデメリット
情報共有ツールの利用にはメリットも多いですが、一方でデメリットもあります。チャットを通じたやり取りが増えることで、対面でのコミュニケーションが減ってしまったり、共有された情報を整理できずに、膨大な情報の中から必要な情報にアクセスしづらくなってしまったりする可能性があります。
定期的に対面でコミュニケーションを取る時間を確保したり、共有する情報を規則的にカテゴライズしたりするなどの工夫をして、ツール導入のメリットを最大限に受けられるようにしましょう。便利なツールも使いこなせなければ意味がないので、様々な職種の人にとって使いやすいツールを選ぶことも大切です。
目的別情報共有ツール
目的別におすすめの情報共有ツールを紹介します。
マニュアルなどドキュメントを作成・共有したい方
まずは、ドキュメントを作成・共有したい方向けのツールです。
flouu
flouu（フロー）は、国産の情報共有ツールです。チャットやタスク管理、文書の作成、ファイルの共有などができます。文書作成では、目的別にさまざまなテンプレートが用意されているのに加え、オリジナルテンプレートを登録することもできます。また、権限の設定を柔軟に行うことができるので、外部のメンバーとの情報共有も行いやすいです。
Google Drive
Google Drive（グーグルドライブ）は、Googleのオンラインストレージです。クラウドを通して、ドキュメントやスライド、スプレッドシート、写真などさまざまなファイルを共有することが可能です。Googleアカウントがあれば誰でも利用できます。クラウド上で資料を作成して共有し、コメントを付けたり共同編集したりすることもできます。
Qitta:Team
Qiita:Team（キータチーム）は、プログラマーのための技術情報共有ツール「Qiita（キータ）」の運営会社、Increments社が提供するツールです。
Markdown記法にも対応しており、プレーンテキストを書くだけで、読みやすく整ったドキュメントができます。シンタックスハイライトにも対応しているので、開発ドキュメントも簡単に作成可能です。
また、テンプレート機能もあるので、自分たちに必要なオリジナルテンプレートを用意して、ドキュメントを作りやすい環境を整えることができます。
社内掲示板として情報を共有したい方
次に、社内掲示板として利用したい方向けのツールを紹介します。
Workplace by Facebook
Workplace by Facebook（ワークプレイスバイフェイスブック）は、Facebook社のビジネスコラボレーションツールです。ビデオ通話やライブ動画、チャットなど豊富な機能を備えています。
Facebookと同じように、ニュースフィードへの投稿機能があるので、社内掲示板のように利用することができます。また、Google driveやDropbox、Trelloなどの外部ツールとの連携も可能です。
LINE WORKS
LINE WORKS（ラインワークス）は、LINEと同じ使用感で利用できるビジネスチャットツールです。LINEと同じインターフェースなので、使い方を覚える手間を最小限に抑えることができます。
チャットやスタンプ、掲示板、カレンダー、アンケートなどさまざまな機能を兼ね備えています。掲示板機能では、掲示板の用途に合わせて管理者が閲覧・編集権限を設定できます。