新人研修で報連相(ほうれんそう)の必要性を学んだけれど、そもそも目的は何なのか疑問に思っていませんか？
仕事をする上で、なぜ報連相が大切なのか、目的や活用方法を知らない方も多いでしょう。
報連相は「報告・連絡・相談」を徹底することで仕事や業務がスムーズになり、重大なトラブルを回避する役割があります。報連相が上手く行われると、業務に無駄がなくなり効率化に優れて、生産性の向上に繋がるのです。
そこで今回は、報連相のそもそもの目的、上手く活用するための5つのコツを解説していきます。
報連相の目的・重要性を再確認して、正確に報連相する方法を見ていきましょう。
報連相の目的とは
報連相(ほうれんそう)とは、「報告・連絡・相談」を一つにまとめたビジネス用語です。
報連相は、どんなビジネスにおいても、コミュニケーションの基本となる重要なスキルです。
「報告・連絡・相談」にはそれぞれ目的があり、重要な役割がありますので、確認していきましょう。
報告の目的
「報告」とは、上司から部下へ指示された仕事の進捗状況や業務の結果を部下から上司へ知らせることをいいます。
報告は、部下から上司へ向けて行われ、指示における業務の状況や作業の結果を正確に伝えます。
報連相における「報告」の目的は、問題点を早期発見し、トラブルを未然に防ぐことです。
何か問題が起こった時は、すぐに上司へ報告することで、上司は迅速かつ適切な対応を取れるようになります。
小さなことでも早めに上司へ報告することで、問題の発見、今後起こり得るトラブルの回避に繋がるのです。指示に対する仕事の進捗や業務の結果など、上司と部下間で正確な情報を共有することで、相互認識がしやすくなるのもメリット。
部下は上司に報告を求められる前に、自発的に報告する伝えることが大切です。
上司としては、報告された内容から、部下がミスをしていないか、問題点がないか確認することができます。
プロジェクトの大切な判断をする材料にもなるので、上司に正確に伝えることも大切なポイント。職場では普段から上司と部下のコミュニケーションを円滑に行い、信頼関係を構築する努力も必要です。
意思疎通の機会が増えると、上司に業務への取り組みや姿勢を正当に評価されることにも繋がります。
適切な報告の仕方
報告の仕方は対面式で口頭で伝えたり、電話、メール、チャットツール、FAX、文書、などが挙げられます。
緊急の報告は対面または電話で早めに伝えることが鉄則です。
メールやチャットツールは送信後にすぐ見てもらえるわけではないので、緊急性の高い報告には不向きです。
適切に報告する際のコツは、「結論から簡潔に報告すること」です。
上司の誤解を招くので、個人的な主観は入れずに、事実のみを報告しましょう。
グラフや図面、画像などの資料データと一緒に報告する場合は、文書にして伝えるようにしてください。報告手段は、その時の状況に合った伝達方法を上手く使い分けることが求められます。
連絡の目的
「連絡」とは、上司と部下の他、仕事に関わる同僚や顧客、取引先といった関係者全てを対象に必要な情報を伝えることです。
例えば、総務や人事部から従業員へ向けて会社全体のお知らせがあったり、プロジェクトリーダーから他のメンバーに向けて業務上の通達など。
連絡の目的は、情報を必要としている人全員に迅速な情報を伝えて共有することです。
会議・打ち合わせ日時の連絡といった簡単な連絡内容もあれば、緊急性の高いトラブルもあります。
適切な連絡の仕方
連絡を発信する人は、曖昧な表現は誤解を招く原因となるので避けるようにしてください。
どんな連絡事項であっても、正確な情報が求められますので、内容を簡潔にして適切に伝えましょう。
連絡手段は、連絡する内容、伝える対象、緊急性によって、適切な手段が変わってきます。
全従業員、チーム全体に共有する連絡事項は朝礼や会議で話したり、社内報を活用すると良いでしょう。
緊急性がある連絡事項は、関係者に対面式で直接口頭で伝えたり、電話で早めに伝えてください。
グラフや画像などの資料データなど記録に残す必要がある場合は、文書で連絡しましょう。
相談の目的
「相談」とは、仕事や業務上で一人では解決できない悩みを上司や同僚に意見やアドバイスを求めることです。
自己解決する能力も必要ですが、自分の意見・考えを聞いてもらいたい時、情報が欲しい時には周囲に相談しましょう。
相談する目的は、上司や同僚にアドバイスや指示をもらい、疑問や問題点を解決すること。
相談することで自分では思い付かなかった新しいアイデアや解決方法を発見できることもあります。
悩みをずっと一人で考えていると全体の業務の進行の遅延や問題が深刻化する懸念があります。一人では解決できない悩みは、早めに周囲に相談すれば、問題の早期解決、業務の効率化、労力の削減にも繋がるでしょう。
適切な相談の仕方
適切な相談の仕方は、どんな悩みを誰にいつ相談するのか、頭の中で整理することが大切です。
上司にすべき相談を同僚にしたり、相談したい内容がまとまらずに上手く伝えられない場合は、お互い時間のロスになります。
事前に相談する内容を明確にして、メモして簡潔にまとめておくことが大切です。現状と今後はどうしたいのか、簡潔にまとめておくと質問の内容が的確に相手に伝わります。
話だけでは伝えられない場合は、必要に応じて資料データを準備すると理解が早く、適切な解決策を提示してもらえるでしょう。
報連相とは何をするのか
報連相は、部署やチームメイトとの情報共有のための手段でもあります。「報告・連絡・相談」がスムーズに行われている職場は、コミニュケーションが活発です。
意思決定が迅速に進められて、今後起こり得るトラブルに素早く対応できるメリットがあります。
普段から電話やメール、チャットツールを使って報連相をしていれば、会議や打ち合わせの時間短縮にもなります。
コミュニケーションが円滑ではない職場の場合、従業員がミスを隠したり、相談できないといったケースがあります。人に迷惑がかかると考えて報連相せずに、自分で解決しようとするのです。
しかし、報連相を怠った場合は、問題が大きくなってしまったり、余計に業務負担が増えることも…。
従業員それぞれの努力も必要ですが、上司や人事担当者は、報連相しやすい職場環境を作ることも大切なポイントです。
なぜ報連相が重要なのか
報連相は、業界や業種に関わらずビジネスする上で基本中の基本となるスキルと言っても過言ではありません。
仕事や業務は多くの人が関わっており、報連相といいう密なコミュニケーションをすることで、効率化と生産性の向上に繋がるのです。
社会人になったばかりの新人にとっては、報連相の何が重要なのかいまいちピンと来ないかもしれません。
仕事の大小に関わらず、社会人は常に上司や同僚と接しながら仕事をしていることを意識しましょう。
実際に、自分一人が報連相を怠ったことで、責任は全て上司が負うことになるリスクがあります。
取引先や顧客と重大なトラブルを引き起こす可能性もあり、自身のキャリアや昇格にも影響します。
報連相の重要性を理解して、報連相を怠るとリスクがあることもしっかり把握することが大切です。どんなに小さなことでも報連相ができるようになれば仕事の効率化を実感できて、トラブルを未然に回避できるのです。
報連相ができていないと何が問題？
報連相が上手くできていないと、部署やチームで意思疎通ができずに業務の効率が悪くなります。
ビジネスのスピードも遅くなり、トラブル発生の原因になりますので、良いことはありません。
例えば、一人が報連相を怠ると、プロジェクトが計画どおりに進まずにチーム全体に迷惑をかけることになります。何か問題点を見つけたり、ミスをした時こそ、早めに報連相をすれば、事故やクレームなどトラブルを避けられる可能性が高いです。
報連相を適切にするためのポイント
報連相「報告・連絡・相談」の共通点はどれも「相手に簡潔に結論から話すこと」です。
自分の主観や感想を述べてから、報連相を伝えても相手は余分な情報によって、話の要点を掴めなくなります。報連相を適切に行うには、まず結論から話して、相手に話の要点を分かりやすく伝えることが大切です。
そして、報連相は相手に伝えるタイミングを考えて伝えるようにしてください。伝えるタイミングを間違えると、相手に不安や誤解を引き起こす可能性もあります。
問題発覚やミスの報連相は、伝えるタイミングが遅くなるほど重大な損失となる可能性があります。
報告や連絡は業務が完了した時や進捗状況の中間報告、変更が必要な時のタイミングに適時行います。
相談は相手の状況も考慮して適切なタイミングで行いましょう。
報連相のルールを決めて実施する
人事担当者や上司が社内でルールを作ることで、従業員は比較的簡単に実行に移しやすくなります。
報連相が苦手な人の特徴は、報告をする必要性があるのか判断できない、タイミングが分からない、後回しにしてしまうといったケースがあります。
報連相がスムーズにできるようにルールを決めておけば、誰でもできるようになるでしょう。
例えば、朝礼時に「報告」と「連絡」を習慣付けると責任感が増して、業務効率化に繋がります。
終業時は日報を導入して報告をする習慣をつけると、上司は部下の業務状況を把握しやすくなります。
社内のコミュニケーションを増やすだけでも自然と相談しやすい職場環境になるでしょう。
報連相を受ける側のポイント
報連相はビジネスに必須のスキルですが、最近は報連相を受ける側は「おひたし」を意識すると良いと言われています。
お：怒らない
ひ：否定しない
た：助ける（困りごとがあれば）
し：指示する
「ほうれんそう」と「おひたし」のコンビネーションは何とも覚えやすい言葉ですね。
報連相を受ける上司は「おひたし」を意識すると良い職場環境になるでしょう。
①結論から簡潔に伝える
報連相「報告・連絡・相談」は、どれも結論から簡潔に伝えることが鉄則です。
結論から話すことは、相手の時間を考慮している意味があり、ビジネスマナーです。
忙しいビジネスマンは業務が多く、報連相にかける時間は短いほうが集中して聞くことができます。長い話は報連相で伝えたい要点が分からなくなり、お互いの時間を無駄にします。
報連相は個人的な主観は入れずに、最も伝えたいことを初めに伝えるようにしましょう。
②事実と意見を分けて伝える
報連相は、事実と意見を混同せず、分けて伝えることも重要なポイントです。
例えば、「お客様はこのように言っていました（事実）」「私はこう思います（意見）」と分けます。
正しい情報が伝わらなければ、誰の発言だか分からなくなり、誤解を招いて報連相する意味を失ってしまいます。
報連相の内容は意思決定の判断材料となりますので注意してください。
③指示を受けた人に直接伝える
報連相は支持を受けた上司やチームメンバーなど対象者に直接伝えるようにしましょう。
第三者を介せず、責任を持って対面や電話、メール便などで自分自身で伝えるようにしましょう。
連絡事項は必ず漏れのないように伝えて、返信を確認することも重要です。
④曖昧な表現を避けて正直に伝える
報連相は曖昧な表現は伝わりにくく、不安や誤解を招く可能性があるので注意してください。
上司に報連相をする際は、都合の良いタイミングに簡潔に正直に伝えることが大切です。
ミスをして怒られると恐れて、報連相を怠ると取り返しのつかない事態になる可能もあります。
仕事を指示した上司に正直に伝えることも意識するようにしてください。
⑤伝えるべき内容をメモしておく
相談する内容がまとまらない時は前もってメモをしたり、資料やデータを準備しておくと良いです。
相談している時もアドバイスをもらったり、新しい提案や改善策をもらえるのでメモを取るようにしましょう。
目的を正しく理解して報連相を進めましょう
報連相は目的や重要性を理解することで業務の効率化や生産性の向上に繋がります。
上司に仕事の進捗や結果などの正確な情報を的確なタイミングで伝えられるように意識しましょう。
まとめ
報連相はビジネスにおいて最も基本的な職場コミュニケーションです。
この機会に報連相の目的やポイントを理解して、意思疎通がしやすい環境作りも考えていきましょう。