入社してから上司によく「報連相(ほうれんそう)が大事！」と言われるけれど、イマイチやり方が分からない…とお悩みではありませんか？
自分ではちゃんと報連相をしているつもりでも、上司に指摘されると不安になる方も多いでしょう。
ビジネスの基本である報連相は、目的をしっかり理解することでコツを掴み、上手く実践できるようになりますよ。
この記事では、報連相の目的と正しく行うためのポイントを徹底解説していきます。
そもそも報連相の目的とは？
上司に「報連相を徹底しなさい」と言われても、「面倒だなぁ…」「何のためにするの？」と思う方は多いかもしれません。
報連相のノウハウを学ぶ前に、まずは報連相をする目的をしっかりと理解しておきましょう。
報連相とは「報告」・「連絡」・「相談」の3つの要素をまとめたビジネスにおける造語です。
業務に関わるメンバーが報連相を正しく行うことでプロジェクトが円滑化され、生産性の向上に繋がります。
多くの企業では、新入社員の研修やフォロワーシップの研修の際に、コミュニケーションが円滑になる報連相の目的を徹底的に学びます。
新入社員の研修やOJTでは、報連相のやり方やタイミングを教えることも大切ですが、まずは報連相の目的や必要性を理解してもらうことが先決です。
「報連相の目的」は、組織内における情報共有を行うことで生産性の向上・改善を図ること。
そして、報連相はマメなコミニュケーションができるので、ミスを未然に防いだり、素早い意思決定を行う役割があります。
メンバーそれぞれの仕事の進捗や状況を組織内で共有することで、問題の早期発見や回避に繋がるのです。
仕事は常に変化するものですから、適切なタイミングで決定や判断を行うことが大切です。
チーム全体の報連相が上手く行われていると、無駄な業務を省いて、効率化を図ることができます。
報連相が機能させるには、従業員の努力だけでなく上司や人事側も環境づくりや仕組みを整える努力が必要です。
まずは、プロジェクトチームや部署単位から組織的に業務効率化して、最終的に生産性向上に繋がるように意識しましょう。
では、ここからは、「報告」・「連絡」・「相談」のそれぞれの目的についてご紹介します。
報告の目的
「報告」とは、主に上司または担当者から業務を依頼された者が進行状況や業務の結果を伝えることです。
自分が任された業務の進捗、完了報告、結果などを上司やプロジェクトチームのメンバーへ報告します。
通常、報告は上位者に対して行うことが多く、部下から上司へ、担当者から顧客へと報告されます。
部下が業務や作業の経過、結果を報告しなかった場合は、上司は仕事の進行が把握できず、適切な判断ができません。
ビジネスにおける報告は、プロジェクトを円滑に進めるために重要な役割があります。業務の状況や結果を報告することは、適切なタイミングで判断したり、意思決定をするための判断材料になるのです。
連絡の目的
「連絡」とは、仕事・業務の関係者に、自身が持っている情報を知らせることです。
連絡は上司から部下へ、部下から上司へ、同僚どうしなど、部署の間で多数へ行うこともあります。
先程の報告は主に部下から上司へ、担当者から顧客へと一方方向ですが、連絡は上司や部下に関係なく誰もが行います。
連絡で伝える情報は自分の意見や憶測は入れずに、事実を伝えることが大切なポイント。
自分はどう思うかは置いておき、まずは適切な連絡をして情報共有することが目的です。
正確に連絡することで、小さなミスに気が付いて対処したり、大きな問題が発生する前にトラブルを予防することができます。
不適切な連絡をすると部署内で認識の違いが起こるので、正確性が大切なポイントです。
相談の目的
「相談」とは、仕事において判断に迷った時、不明な点があって意見やアドバイスを求める時にアドバイスを求めることです。
ビジネスにおいて、課題や問題を一人で悩むよりも周りにいる上司、先輩、同僚に相談することで、早急に問題解決ができ、効率も上がります。
自分ではどうにもできない課題や問題だけでなく、アイデアが欲しい時に相談することもあります。
ただし、自分で対応できることは自己判断し、連絡・報告を適切に行いながら、チーム連携を取ることが大切です。
報連相のコツ
報連相の「報告」・「連絡」・「相談」にはそれぞれ重要な役割があり、ビジネスにおけるコミニュケーションの基本であることが分かりました。
では、報連相を実際に行うために、どんな準備をして実施していけば良いでしょうか？