あなたは外国人の部下に英語で「資料を作っておいて」ということができますか？
最近は技能実習生や外国人の雇用などが盛んになってきました。彼らと資料のやり取りする際に、「そういえば資料ってなんていうんだろう？」と、はたと困ってしまう人も多いでしょう。また、海外出張や外国人向けのプレゼンテーションを行う機会も回ってくるかもしれません。
そこで、この記事では英語による「資料作成」の表現方法と、英語で資料を作るときのポイントをまとめました。シンプルな英語を覚えるだけで、格段にやり取りの幅が広がるので、ぜひ参考にしてください。
「資料作成」は英語でなんと表現する？
まず、「資料作成」という言葉をどう表現するかを見てみましょう。
「資料」の基本的な英語表現
「資料」の基本的な英訳は「material」（マテリアル）です。
「資料って英語でなんて言うんだっけ」と迷ったら、「material」と言っておけば間違いありません。紙1枚の資料であれば「material」と単数形でいいですが、通常は「materials」と複数形で表現します。
また、「資料」は英語で「document」と言うこともできます。「document」は文書資料を指していう言葉です。そのほかにも「資料」の英訳はまだ2つありますが、それらはまた後ほど紹介します。
「資料を作成する」の英語表現
では、「資料を作成する」とはどう表現するのでしょうか？
主に次の表現を覚えておくといいでしょう。
「preparing materials」
「資料を準備する」というニュアンスになります。1から資料を作成するのではなく、もともとあるいくつかの資料やデータをまとめる、集めて資料を作成する、という幅広い意味合いで使うことができます。
「making materials」
「資料を作成する」というニュアンスになります。こちらは「prepare」とは違い、1から資料を作るイメージです。
「creating materials」
「make」とほぼ同じ意味合いで「1から資料を作成する」というニュアンスです。また、文書に限らず、PowerPointなど視覚資料を作る時にも応用できます。
「writing documents」
こちらは「document」を使った「資料作成」の英訳で、「making」「creating」と同じく「１から資料を作成する」というニュアンスになります。「Write」は文書に使われる言葉のため、対応する単語は「document」になります。
ちなみに、「write material」は「文房具」という意味になってしまうため、気をつけましょう。
「プレゼンを用意する」の言い方は？
PowerPointなどのプレゼン資料を用意する時には、「prepare for」「create」などの表現を使うことができます。
使い方は「prepare for presentation」「make a presentation」などです。
「PowerPointのプレゼン資料」と言いたければ、そのまま「PowerPoint presentation」と言うことができます。
また、「プレゼンする」は「give a presentation」または「make a presentation」となります。日本人は「作る」を英訳する時に「make」を使いがちですが、プレゼン関連で使用する時には「make」は「作る」ではなく「プレゼンをする」という意味になってしまうので、気をつけましょう。
「資料作成」を用いた英語の例文
それでは、「資料作成」の実際の例文を見ていきましょう。基本的に「material」で紹介していますが、状況に合わせて「document」や、後述するその他の表現に置き換えて使うことができます。
・資料を作成する：「Making materials」
・資料をまとめる：「Preparing materials」
・会議資料を作成する：「Preparing meeting’s materials」
・プレゼン資料を作る：「Preparing materials for presentation」
・資料を配る：「Distribute materials」
・パワーポイントでプレゼン資料を作成してください：「Please prepare a PowerPoint presentation.」
・今資料を作成中です：「I’m in the process of making materials.」
・明日の5時までに会議資料を作成してくれますか？：「Could you make meeting’s materials until PM 5:00 tomorrow?」
・クライアントに渡す資料はもう完成しましたか？：「Have you finished making materials for client?」
・この資料を作り直してください：「Please remake this materials.」
「資料」についての４つの英語表現
それでは、「資料」についての4つの英語表現を見ていきましょう。
「material」「document」はすでに紹介しましたが、その他にも「資料」を表す英語表現が存在します。
・material
「material」は「原料、材料、データ、人材、資料」などの意味を持った名詞であり、意味をまとめると「何かを作ったり、研究したりする元になるもの」となります。紙資料、データ資料、プレゼン資料など幅広い「資料」を表す英語表現として使うことができます。
・data
「data」は「データ、資料、知識、事実、情報」などの意味を持った名詞であり、業績や実験結果などのデータ系資料を指して使います。
・document
「document」は「文書・書類・記録」などの意味を持っており、同じ「資料」の中でも文書資料を指して言う表現です。紙資料としては一般的な表現といえます。
・handout
「handout」は「配布資料」という意味を持っています。「document」と同じく紙資料を指し、多数に配られるイメージです。
先生が持っている資料は「material」、生徒に配られる資料は「handout」と使い分けます。
これらの表現の他に、報告書＝「report」、統計=「statistics」、議事録=「minutes」などの表現も使うことができます。
英語で資料を作るときのポイント
次に、自分が英語で資料を作るときのポイントを見ていきましょう。英語と日本語の表現方法は全く違うため、英語での資料作成にはコツが必要です。慣れていないと日本語の資料をそのまま翻訳したくなってしまいますが、それだと内容が伝わらなくなってしまいます。
英語と日本語の表現方法の違いを理解することで、英語での資料作りが可能になります。