多くのオフィスワーカーの人が様々な場で作成するプレゼン資料。
プレゼン資料がわかりやすいと相手に自分の言いたいことが伝わりやすくなり、結果として仕事をスムーズに進めることができます。ただ、伝わりやすいプレゼン資料を作るのは難しく、苦手とする方も多いのではないでしょうか。
ハードルが高そうに見えるパワーポイントによる資料作成ですが、実は、ルールを守って行えば、どなたでもわかりやすく、効率的に資料作成を行うことが可能です。こちらの記事では代表的なプレゼン資料作成ツールであるパワーポイントで何ができるかを簡単に紹介し、そのあとプレゼン資料作成の基本ルールを説明します。
パワーポイントでできること
パワーポイントは、
- 文章の作成
- 図の作成
- グラフや表の作成
- スマートアートなどの作図機能
- アニメーション
- スライドショー
といった機能を備えていて、見る側に訴えかける資料を作るには大変便利なツールです。
また、図やグラフ・スマートアートはテンプレート化もされているので、使いたい図にテキストを挿入することや、レイアウトをカスタマイズし内容に合わせることなど、短い時間で簡単にできるような機能が豊富で、これらの機能は資料作成の効率化に威力を発揮します。
プレゼン資料作成 基本ルール５か条
まず全体のストーリーから決める
プレゼン資料作成を始めるとき、パワーポイントにいきなり書くと、資料の全体像を見失い、プレゼンテーション全体で達成したいことを見失ったり、意味に乏しいスライドができやすくなってしまいます。結果、資料が出来上がりリハーサルをすると冗長であったり、伝わりづらいことに気づき、手戻りが発生することも少なくありません。
このような無駄を避けるために、いきなりスライドを書かずにまずは全体のストーリーを整理した「ストーリーライン」の作成から始めましょう。
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いきなりスライドを書かない！プレゼン資料作成前に始めるストーリーラインの作り方
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文字数は少なくする
パワーポイントの文字数をなるべく少なくすることが必要です。会社の指定のフォントサイズにより前後しますが、おおむね１スライド当たり４０から５０字を超えてくると、パワーポイントの視覚的効果は反比例的に下がってしまいます。使える限りの大きいフォントで、言いたいことのみをズバリ言う、というように心がけて書いてみましょう。
１スライド１メッセージの原則を守る
スライドに文字数を詰め込みすぎることも効果的ではありませんが、言いたいこと・伝えたいメッセージを１スライドにいくつも詰め込むと、読み手は何が言いたかったのか、よくわからない結果に陥りがちです。そこで、１スライドには１メッセージ、とルール化し、これを原則として資料作成しましょう。
あらかじめ書いた「あらすじ」を１メッセージに分解して、貼り付けるようにすると、スライドの全体の構成がしやすいので、このルールは効率化に絶大な効果を発揮することになります。
色を使いすぎない
パワーポイントでありがちな失敗の一つに、「色を使い過ぎている」「配色が落ち着かない」ことがあります。アンダーライン・ハイライトの使い過ぎも逆効果です。これらはどれもメッセージをわかりにくくする失敗です。
複数の色を使う時は、それぞれの色に意味を持たせるようにしましょう。
- ベースの色
- 強調色
- 補助色
の3色程度をベースとし、あらかじめ決めておくと、読み手に注目させたい箇所を資料上で示しやすくなります。読みアンダーラインや太字も、１ページあたり、本当に強調が必要な個所だけ、短く１・２か所程度に留めましょう。
使う書式を決める
パワーポイントの書式というと、まず、フォントの種類・サイズを決めることが必要です。
フォントは、会議室の一番後ろの方によく見える大きさ・種類を使っておくと、ほぼ間違いがないといわれています。一般的には見出しを２４ポイントよりも小さいフォントにすることはあまりないようです。また、全てのページで統一感を出すことは資料作成の基本です。
みだりにフォントを途中で変えることや、見出しのフォントの大きさを各ページでバラバラにするなどといったことは控え、最後には間違いのないように見直しましょう。
さらに、グラフ／表の書式のどれを使うことが適切か、という問題があります。
文字情報の種類が多ければ表の利用を検討します。典型例は、制度や具体例などの紹介・説明をする場合で、整理して見やすくするために表を使うケースです。
一方、グラフは数字の説明に利用しますが、全体に対する割合を知らせたい場合には円グラフを利用したり、変化の過程を見せたい場合は折れ線グラフといったように、メッセージ内容に最も近いグラフを選びます。
グラフそのものの用途の基本に従っておけば、伝えるべき内容が伝わるということです。
見せ方のブラッシュアップはこうする レイアウトのルール３か条
次に、見せ方の基本となるレイアウトですが、パワーポイントにはポイントとなるレイアウトルールがあります。
同じ要素・類似の要素は隣に置く
例えば、「関東地方のマンション空き室率」と「関西地方のマンション空き室率」を離れたページに置くと非常にわかりにくくなると思います。パワーポイントでは「対比」「類似例」が一目でわかるようにすると、読み手は「理解しやすい」と評価します。隣のページ、隣のバレットポイント、というように、同じ要素・類似の要素の配置ルールを守っておくことがレイアウトの重要なコツです。
情報は詰め込まず、余裕のある余白をとる
１ページ１メッセージ、字数は５０字以内、とルールを立てて守ったとしても、余白の大きさは要注意です。適度な余白がないと、「詰め込んで多くのことを言おうとしている」との印象を読み手に植え付け、何がメッセージかわかりにくくしてしまいます。一方、行間を広くとりすぎると間延びしてしまい、肝心の伝えたいメッセージがぼやけた印象にもなります。パワーポイントの標準行間で十分ですので、気にしすぎないようにしましょう。それより、余白を広くとることを心掛けましょう。
アニメーションは「ここぞ」の時に利用
アニメーションは、原因と結果の関係を示す場合、起承転結といった展開を示す場合に効果的とされます。あるいは、モノの移動を視覚的に見せる場合にも使われます。
しかし、他方でアニメーションには、プレゼンのスピードを落としてしまいがちであること、また、カジュアルに見える印象から、TPOに合わせて使わないと、失敗が目につきやすいといったデメリットもあることから、注意が必要です。バランスをとるため、次のようなルールを頭に入れておきましょう。
- アニメーションの多用は禁物 プレゼン中、１つ～２つで十分
- 本当にアニメーションがなくても説明できないか、ほかの効果的な手段とも比べる（例えば、静止画像の図により１枚で説明したほうがよいか、アニメーションかを見比べる）
上記のルールに沿って、レイアウトを決めた後、全体を通して見直しをすることも重要です。誤字脱字・わかりにくい表現等を修正することはもちろんです。これらに加えて、次のようなポイントは、全体の印象・わかりやすさにかかわりますので、十分に確認しましょう。
- ページ間のフォントの統一性は守れているか
- フッター・ヘッダーはページ間で位置がそろっているか
- 箇条書きのバレットポイント相互に位置のずれがないか
- 投影した際にアニメーションが円滑に動くか
まとめ
パワーポイントによる資料作成は、ルールさえ守ればすぐに得意になります。上に見たルールはどれも簡単なルールで、実践にそれほど時間はかかりません。ぜひ、資料作成の際、利用してみてください。