ビジネスシーンおいて、メールは欠かせない連絡手段です。ここではビジネスパーソンが知っておくべき、ビジネスメールの基本知識と正しい本文の書き方やマナー、またすぐに活用できるシーン別の例文を紹介します。ビジネスメールは取引先などの社外向けだけでなく、社内でも頻繁に使われます。正しい知識や文章の書き方を知らずにメールを送信してしまい、思わぬミスに繋がらないよう、ビジネスメールの正しい知識を身につけましょう。
ビジネスメールの基本
まずはじめに、「TO」「CC」「BCC」の違いや、正しいビジネスメールの送り方など、送信するための基本を解説します。ビジネスメールの送り方を身につけるために、まずは基本をしっかり抑えましょう。
TO/CC/BCCの違い
メールを送る際に必ず必要になる宛先ですが、「TO」の他にも「CC」「BCC」という2つの種類があります。それぞれどのような特徴や違いがあるのかを知り、宛先を正しく選択しましょう。
TOの意味と送り方
「TO」とは、宛先の意味があります。メインでメールを送りたい相手のアドレスを入力します。「記載している内容の作業をして欲しい」などの用件を伝えたい、送ったメールに返信がほしい、などのメール内容を、「あなた宛のメールです」と伝える役割があります。例えば、TOの場合は、宛先に1名を入れて、冒頭を「田中様 お世話になっております。」で始めます。
CCの意味と送り方
「CC」とは、カーボン・コピー（Carbon Copy）の略で、「複写」の意味があります。TOの宛先となる人の他に、内容を共有したい相手のアドレスを入力すると、同じ（複写）メールが送信されます。「確認のために目を通して欲しい」「念のために共有しておきたい」という相手がいる場合にCCを使います。例えば、CCの場合は、冒頭を「田中様(CC：弊社山本) お世話になっております。」で始めます。
BCCの意味と送り方
「BCC」とは、ブラインド・カーボン・コピー（Blind Carbon Copy）の略で、「見えない、複写」の意味があります。TOやCCの宛先に対して、BCCのメールアドレスは非表示になります。受信者に、他の宛先を伏せてメールを共有したい場合などに使います。 BCCの場合は、冒頭の宛名にBCCで送る相手の名前を入れてはいけまん。例えば、BCCの場合は、冒頭を「各位 お世話になっております。」で始めます。
正しいビジネスメールの送り方
「TO、CC、BCC」の意味と使い方を理解したら、正しいビジネスメールの送り方を学びましょう。忙しいビジネス環境の中で、用件を簡潔に伝えることは重要です。また、「宛先を間違える」「添付資料に不備があった」など、一つのミスで大きなトラブルにもなりえますので、正しいビジネスメールの送り方を身につけましょう。
件名は簡潔に分かりやすく
ビジネス文書としてのメールは、「件名」が簡潔で分かりやすいことが大切です。日本において、ビジネスメールの受信数は、1日平均34.30通と非常に多く、その中で1つ1つのメールの内容を全て読み込むことは非常に難しい状況です。相手がメールを開かなくても分かるよう、件名は本文の内容を簡潔に分かりやすく書きましょう。
参考：ビジネスメール実態調査2018（一般社団法人 日本ビジネスメール協会）
1メールに1用件
1メールに1用件は、ビジネスメールの基本です。1メールに用件が複数あると、重要なことが読み落とされてしまう可能性があります。1メール1用件にすることで、件名も明確になり、相手にとってはメールの管理がしやすくなります。同じ相手に用件を複数送る場合は、先に送信したメールに、「別件で再度メールをお送りいたします。」などの一文を添えておくと親切です。
宛先と添付を必ずチェックする
ビジネスメールを送る上で、宛先のチェックは非常に大切です。同性同名の宛先を間違ったり、「CC」と「BCC」の使い分けを間違うと、機密情報の漏洩に繋がる重大なトラブルに発展する可能性もありえます。また、添付資料のチェックも忘れてはいけません。「宛先の人が見て問題ない資料か」「ウィルスに感染したデータではないか」「相手が開くことのできるファイル形式か」「データが大きすぎないか」1つでも当てはまるものがあれば相手先に迷惑をかけることになります。送信する前に必ず確認し、不備がないようにしましょう。
万が一誤った宛先に送付した場合は、直ぐに対処しなければなりません。内容によっては社内の相手でも問題になってしますが、取引先の宛先を間違えてしまったりすると、非常に大きなトラブルに発展してしまう場合もあります。また、情報漏洩の観点で会社の信用を失いかねません。
したがって、メールの送信前に同僚や上司に確認するなど、ダブルチェックすることをお勧めします。
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メール用の署名を作成する
署名はメール上の名刺のような役割があります。発信者の氏名やメールアドレスが入った文字列を本文の末尾につけるのが一般的です。署名の行数は取りすぎす、また凝りすぎたデザインは控えましょう。署名の形式に決まりはありませんが、下記を参考に最低限の情報は記載しましょう。
・署名に記載する最低限の情報
- 会社名
- 部署名
- 氏名
- 郵便番号/住所
- 電話番号/ファックス番号
- メールアドレス
- インターネットホームページ
・署名のテンプレート
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○○株式会社 △△部 〇〇課
山田 一郎
〒000-0000 東京都〇〇区△△町0丁目0-00
TEL：00-0000-0000 / FAX：00-0000-0000
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：--------@---------------.co.jp
URL：http://--------------------------------.com
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ビジネスメール本文の書き方
ビジネスメールの本文は、正しい書き方があります。社内か社外か、相手によって変わる冒頭の挨拶や、用件を簡潔に伝える上での本文の組み立て方のポイントを解説しますので、ビジネスメールを正しく書くための知識を身につけておきましょう。
書き出しの挨拶
ビジネス文書としてのメールは、宛先が社内か社外かで書き出しの挨拶も変わります。どちらに向けても、相手の立場や状況を考慮し、失礼のないように書きましょう。
- 社内への挨拶
書き出しの挨拶に最も多く使われているのが「お疲れ様です」です。当たり前の挨拶になっているようですが、相手が忙しい場合は短い文章で内容がわかることが大切です。労う言葉や気遣う言葉を入れることは間違いではありませんが、相手の立場や状況に応じて挨拶を入れるべきかどうかを考えることも必要です。
- 社外への挨拶
書き出しは、宛名・名乗り・挨拶の3つをセットで書くことをが基本です。大切な取引先や初めてメールを送るとき、冒頭の挨拶はとても大切ですが、簡潔な内容にするために、挨拶は最低限に留めておきましょう。よく使うフレーズは、「お世話になっております。」「いつもお引き立ていただき誠にありがとうございます。」初めての相手の場合は「初めてご連絡を差し上げます。」「突然のメールで大変申し訳ございません。」などがあります。
結論から述べる
本文はまず結論から先に述べることが基本です。相手が一番知りたい結論から文章を組み立てることで理解しやすい文章になります。メールをスムーズに書くために、おすすめする構成は「PREP法」「6W3H」の2種類です。それぞれの項目に沿って文章を組み立てることで、簡潔で明確な文章を書くことができます。合せて、一行は長くても30文字程度に押さえることを意識しましょう。
- PREP法
ビジネス文書の作成など、報告がメインになる場合に活用する話法です。以下の通りに文章を構成します。
・Point：結論
・Reason：理由
・Example：事例
・Point：まとめ
- 6W3H
抜け漏れと重複防止のチェックとしての活用に適しています。また、これに沿って文章を書くことで、相手にも伝わりやすくなります。
・Who：誰が(主体者)
・Whom：誰に(相手)
・When：日時
・Where：場所
・What：何を(内容)
・Why：理由
・How to：手段
・How many：量
・How much：金額
- PREP法の例文
今回の広告のデザイン案は、商品写真を使ったA案を提案します。（Point）なぜなら、今回はコストを押さえることが最優先だからです。(Reason）コストを押さえた分インパクトは見込めませんが、明確に商品をアピールできるからです。（Example）その理由からA案を支持します。（Point）
- 6W3H例文
6月15日から8月10日まで（When）全国の百貨店にて（Where）セールを行います。（What）夏物商材の在庫処分を図るためです。(Why)夏物商材を店頭の1/3のスペースに陳列し、(How to)在庫の8割を消化します。(How many)売り上げ金額は1,500万円を想定しています。(How much)
結びの言葉
結びの挨拶も忘れずに加えましょう。代表的な挨拶は「よろしくお願いいたします」です。本文の内容によって、「今後ともよろしくお願いいたします。」「ご検討の程、よろしくお願いいたします。」「ご協力いただけますよう、よろしくお願いいたします。」などのフレーズも使います。簡潔にまとめ、気持ち良く読み終えられるような言葉を選びましょう。
参考にしたい例文
ここでは、よく使うメールの用件をピックアップし、例文を紹介します。ビジネスメールの基本と書き方を理解できても、ビジネス文書にまだ慣れていない方にとっては、なかなか思うように文章を書けないことが多いです。いざという時の手助けとして以下の例文を活用してください。