文章作成能力を向上する方法をご紹介します。SNSやメール、報告書など、文章を書く機会が増えたものの、いざ書いているといまいち良い文章が書けないと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。文章作成能力は、基本的なルールをおさえることで向上できます。また、日々のトレーニングを積み重ねることで文章力を磨けます。この記事では、文章作成能力に自信がない方に、文章作成の基本とトレーニング方法をご紹介します。
文章作成能力とは
文章作成能力とは、読みやすくわかりやすい文章を作成できる能力です。すなわち、「結論が明確であり、その理由や原因がわかりやすい」文章を作成できる能力のことです。文章作成能力が高い人が文章を書くと、誰が読んでも、結論とその理由や原因が明確に理解することができます。
文章作成能力が高いと何が良い？
文章作成能力を高めることで、読み手が正しく理解できるだけでなく、読み手に行動を促すこともできます。例えば、文章作成能力が高めると、提案した企画が通りやすくなります。なぜなら、結論が明確でその根拠がわかりやすい企画書は上司の納得を得やすく、企画実現の行動を促しやすくなるからです。一方、文章力がない社会人は、上司が納得する企画書を作成できず、行動を促すこともできません。
混同しやすい文章と文書
実際に文章・文書を書く前に、両者の違いをおさえましょう。
文章とは、複数の文が連なり、まとまった内容が書き表されたものを指します。一方、文書とは、文章が書かれた媒体となる物です。紙に限らず、電子の媒体を含めて文書に含まれます。
文章と文書の違いはきちんと理解しなければいけません。文書、つまり媒体が異なると、そこに書くべき文章も変える必要があるからです。
媒体が違うと求められる文章が違う
上述のように、媒体が違うと求められる文章も異なります。それは、媒体ごとに想定される読み手が異なるためです。
例えば、報告書の場合、読み手であるビジネスパーソンは、正確かつ迅速に内容を把握したいと考えます。そのため、結論を最初に述べ、詳細を後述することで、効率的に情報を伝達できます。
このように、媒体が異なると、読み手も異なるため、それに応じて文章を変える必要があります。
文章・文書作成の基本
ここからは、実際に文章・文書を作成する方法をご紹介します。作成の手順、体裁を整える方法、そして文章の書き方の3点をおさえて、文章作成能力を高めましょう。
作成の手順
まずは、文章・文書を作成する手順をご紹介します。作成の手順は、以下の通りです。
- 伝える目的を明確にする
- 主張の根拠となる情報を集める
- 文章構成をつくる
- 伝えたい相手になりきって伝わる文章を書く
それぞれのポイントについて、手順ごとにご紹介します。
1.伝える目的を明確にする
ポイントの1点目は、伝える目的を明確にすることです。目的を明確にしなければ、必要な情報と伝え方が決まらないからです。
例えば、商品を売る記事であれば、目的は「読み手に商品を購入してもらうこと」です。この目的を達成するためには、読み手が求めている情報を掲載し、思わず買いたくなる書き方にする必要があります。
このように、伝える目的を明確にすることで、読み手に必要な情報と書き方が明白になります。
2.主張の根拠となる情報を集める
ポイントの2点目は、主張の根拠となる情報を集めることです。根拠となる情報を集めることで、読み手が納得できる文章にできます。
例えば、先ほどの商品を売る記事の場合、紹介する商品の効果や実証を提示することで、読み手は納得して購入しようと考えます。
このように、主張の根拠となる情報を集めることは、説得力のある文章に必要不可欠です。
3.文章構成をつくる
ポイントの3点目は、文章の構成をつくることです。文章の構成をつくることで、伝えたいことと伝え方を整理できるため、読み手にとって読みやすい文章にできます。
例えば、文章構成の基本である起承転結は、「起」で物語の状況や前提知識を解説し、「承」で物語をふくらませ、「転」で最大の山場を迎え、「結」で物語を締めくくります。この流れにより、読み手が読み進めたくなる文章を作成できるのです。
4.伝えたい相手になりきって伝わる文章を書く
ポイントの4点目は、伝えたい相手になりきって小学生にも伝わる文章を書くことです。難しい言葉は読み手に余計な負担をかけてしまいます。伝えたい相手になりきることで、読み手に必要な情報をより詳しくイメージできます。
また、ビジネスパーソンで「ダイバーシティー」や「キャッチアップ」など、カタカナ語を使用する方も多く見られます。カタカナ語は読み手の理解の妨げになる恐れになるため、過剰に使用しないようにしましょう。
伝わる文章にするための体裁
伝わりやすい文章にするためには、文章だけでなく、体裁を整える必要があります。例えば、案内状で文字の大きさや列が整っていないと、相手は読みにくく感じます。また、開催地や日時を長文で長々と書くよりも、箇条書きで簡潔にまとめる方がよりわかりやすくなります。文章を書き終わったあとは、文章全体を見て、読みやすい体裁に整えるようにしましょう。
文書作成の基本とは。ワードでビジネス文書を作成する方法とコツを解説
良い文章を書くための基本的なポイント
良い文章を書くためには、書き方のルールを守る必要があります。守るべき基本的なルール4点をご紹介します。
- 一文は短く簡潔に
- 結論を最初に書く
- 主語と述語を対応させる
- 原因と結果の対応を正しく
では、それぞれの基本ルールを詳しくご紹介します。