急に異動が決まったときには、誰もが少なからず動揺してしまうものですし、引継ぎや異動先での業務の準備などでとても忙しくなりますね。
特に住まいの引っ越しを伴うような異動になると、プライベートの面でも準備が増え、しばらくはバタバタしてしまうと思います。
本心では今まで仕事でお世話になった方全員に直接お礼を伝えたいけれど、現実的には十分な時間が用意できないことが多いと思います。
それでも、メールを利用すればあまり時間がなくても感謝の気持ちを伝えられるでしょう。
この記事では、メールを使用した異動の挨拶についてのマナーや注意点をまとめました。
すぐに使える例文も用意しましたので、ぜひ参考にしてくださいね。
メールを使った異動の挨拶のマナー
相手とこれまでの業務で良い関係を築いていたのに、最後の挨拶でマナー違反をして悪いイメージを残してしまってはいけません。
まずはメールを使用して異動の挨拶をするときに守るべきマナーを知っておきましょう。
可能であれば直接挨拶に行く
やはり、一番丁寧にお礼を伝える方法は直接会いに行き、自分の言葉で相手にお礼をいうことです。
自分が特にお世話になったと感じている相手には、メールを使うのではなく時間を設けて直接挨拶に行くべきでしょう。
直接挨拶をするべき相手と時間が合わせられなかったなどの理由で、どうしても対面が難しいようであれば、メールだけでなく電話でも挨拶を考えるなど工夫をして、メールのみの挨拶にならないようにしてください。
メールでの挨拶はあくまで簡略化されたものだと認識し、全ての相手にメールで挨拶をすれば良いと考えてはいけません。
この後紹介する具体的なメールの書き方でもお伝えしますが、メールで異動の挨拶をするときには、メールで挨拶を済ませてしまうことへのお詫びを文章の末尾に添えるようにします。
異動の挨拶のメールを送るタイミング
異動の挨拶は正式な辞令が出た後になりますので、内示の段階で送信してはいけません。
どんなに親しい間柄でも、マナー違反になりますので注意してください。
会社で異動の辞令が発表された後は、業務上深い関わりがあり頻繁にやりとりをする相手には、後任の担当者への引き継ぎもありますので、早い段階でお伝えしても良いと思います。
しかし、社内人事は機密事項でもあるため、会社によっては辞令が出た後も社外に異動を伝えて良いタイミングが決まっていることがあります。
その場合は会社のルールに従うようにしてください。
自分が行っている業務と直接関係のない相手には異動日の2〜3日程度前までにはメールを送るようにしましょう。
あまりに異動の直前にメールをすると、相手が出張中で不在の間に異動してしまうという可能性があり相手を驚かせてしまいますし、こちらに確認したいことがある方がいるかもしれません。
また、一般的には異動の挨拶のメールには返信をするものなので、その返信が確認できる余裕を持つべきなのです。
異動日の当日に挨拶のメールを送ってしまうと、そのような余裕が持てなくなってしまうでしょう。
BCC・CCは使用して良いのか？
異動の挨拶メールはCCメールで送ることは避けましょう。
「とりあえず全員に送った」という印象があり、感謝の気持ちが伝えられません。
またBCCにしたとしても、文章の内容を見れば誰でも「一斉送信メールだな」と分かってしまいますので、可能な限り一人一人感謝の気持ちを込めてメールを作成して送ることが理想です。
しかし、実際には何十通・何百通も異動の挨拶メールを送らなくてはいけないこともあります。
その場合はBCCを活用し、文章中に簡略化してしまったことのお詫びの一言を添えましょう。
たとえば「本来であれば、皆様お一人お一人にご挨拶をするべきところ、まとめてのご挨拶となりますご無礼をお許しください」などの文章が良いでしょう。
それでも可能な限り、社外の方・目上の方にはこのような挨拶メールを送ることは避けた方が良いですね。
異動の挨拶のメールはどの範囲まで送るべきなのか？
異動の挨拶は誰まで送るべきなのかは多くの方が悩むことです。
業務に関係のある方全てと考えると、自分の行っていた業務内容によっては非常に多くの方とのやりとりがあるでしょう。
特に多い「実際に会うことはほとんどないけれどメールで業務のやりとりはしている相手」「直接はメールのやりとりすらしていないけれど、業務の関係者なのでメールのCCには含めている相手」などは「お世話になった相手」と考えられないこともありますよね。
しかし、実際には業務の担当者が変わったことをお伝えして、メールの宛先を後任の担当者に変更してもらう必要があります。
異動の挨拶をされて嫌な気分になる人はいませんので、メールを送るべきかどうか悩むのであれば、送ってしまうという判断をして良いでしょう。
また、上司や取引先への挨拶のことばかり考えてしまい、同僚への挨拶を怠ってしまう人がいるようですが、いつでも挨拶できると思わずに同僚にもきちんとした対応をしておきましょう。
部署が変わったとしても、社内の上司や同僚とは今後も形を変えた付き合いが続くものですので、印象を悪くしないようにしてください。
異動の挨拶メールを書くときのポイント
ここからは具体的に異動の挨拶メールを書くときのポイントをお伝えします。
ポイントを覚えてしまえば、例文をアレンジするのも簡単にできるようになりますね。
件名は分かりやすく簡潔に
メールを受け取る相手は一日に何十通・何百通ものメールを受け取っている可能性があります。
件名でメールの内容が分かりやすいものにするというのは、異動のメールに限らずビジネスメール全般に言えることですが、異動のメールは特に早く確認してもらわないと異動日を迎えてしまう恐れがありますので注意しましょう。
件名の例としては「異動のご挨拶：〇〇株式会社総務部〇〇」や「人事異動のご報告と御礼：〇〇株式会社総務部〇〇」のようなストレートなものであれば、誰が異動のための挨拶メールを送って来たのかが分かりやすくて良いでしょう。
「ご挨拶」「ご報告」「御礼」などの件名は避けてください。
他のメールに埋もれてしまい、確認してもらえない可能性が高くなります。
場合によっては、自分がメール確認を漏らしたとしても「異動の挨拶もしてこなかった人」という悪い印象を持たれてしまう恐れがあるのです。
異動先・異動日・後任者などの必要な情報を記入する
異動のメールはお礼を伝えるために送るものですが、実際には自分の異動先・異動日・後任者の情報を伝える役割を持っているものでもあります。
異動のメールに後任者の記載がなければ、今後どう業務を進めたら良いのか分からずに困惑してしまう人もいるでしょう。
異動のメールをもとにメールの送信先を後任者に変更する方も多いので、特にメールアドレスは忘れないように記載してください。
業務上の引き継ぎに関係する相手であれば、異動の挨拶メールを送る前にお伺いして後任者の挨拶を済ませていることが多いと思いますが、できればもう一度後任者の情報を伝えると良いでしょう。
「〇〇さんの異動は聞いていたけど、後任の人は何という名前だったかな」というときに役立ちますね。
自分がいなくなった後のことをよく考えて引き継ぎをすると思いますが、異動の挨拶メールにも同じような配慮をすると良いでしょう。
異動の挨拶メールは明るく前向きに
もしもその異動が自分の望んでいないものだとしても、異動の挨拶メールは明るく前向きなものでなくてはいけません。
新しい部署で自分が目標とすることや抱負などをメールの本文に加え、積極的に前向きさをアピールしてください。
本心が前向きになれない状態だとしても、愚痴のような内容は親しい間柄の相手にも送らないようにしましょう。
自分の今後のためにも、マイナスのイメージを残して異動するようなことのないようにするべきです。
具体的なエピソード
一人一人に挨拶メールを作成しても、内容がありきたりで特徴がなくては定型文か一斉メールかもしれないと感じられてしまうことがありますし、相手に感謝の気持ちも伝わりにくくなってしまいます。
今までの相手との関係の中で、特にお礼を伝えたい具体的なエピソードをメールの中に盛り込めば、自分のためだけにメールを作成してくれたことが伝えられ、その出来事を思い出してもらえるでしょう。
具体的なエピソードは業務上のものだけでなくても、飲み会の席やプライベートでも交流があるのなら、その場での内容を記載しても構いません。
自分が心から相手の行為に感謝していることを伝えてください。
相手の今後を応援する気持ちを伝える
異動のメールはつい自分の話ばかりになってしまいがちですが、相手と仕事での絡みが少なくなるなど距離が開くのであれば尚更、相手の活躍を応援する気持ちを添えましょう。
そうすればただの挨拶にならず、相手を気遣う気持ちが伝えられます。
「〇〇様の今後のさらなるご活躍をお祈りしています」「〇〇様の今後のご活躍を、祈念しております」などが例になりますが、この一文があるだけでメールの印象も大きく変わるでしょう。
メールで異動の挨拶をしたことへのお詫び
異動の挨拶のマナーでもお伝えしましたが、一番丁寧な異動の挨拶は直接お伺いして口頭でお礼を伝えることです。
「本来ならばお目にかかってご挨拶すべきところ、メールにて恐縮ですが、ご挨拶といたします」などの一文を用いて、そのような時間を設けられなかったことに対してのお詫びの気持ちを表現してください。
また挨拶の相手が多くBCCメールで対応するときにも、そのお詫びを記載しなくてはいけません。
異動の挨拶メールの構成例
異動の挨拶メールの構成を理解しておけば、自分で一から文章を作成するのも難しいことではありませんし、複数の相手にメールを作成するときにもアレンジしやすくなるでしょう。
- 分かりやすく簡潔な件名
- 名乗り
- 異動先の部署・異動日と感謝の言葉
- お世話になった具体的なエピソード
- 後任の担当者の情報
- 今後の抱負
- 相手の今後をお祈りする気持ち
- メールで連絡するお詫び
- 署名（連絡先が変わるのであれば新しい連絡先も記入）
順番は多少前後しても構いませんが、上記の内容はなるべく全て記載すると良いでしょう。
送信相手によって内容は変わりますが、この構成自体は全ての相手に活用できるスタイルです。
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ここからは異動の挨拶メールの例文を紹介します。