伝わりやすいメッセージのコツ
ビジネスチャットは「スピーディーで直感的」な優れた連絡ツールです。
しかし、使い方によってはその利点を潰してしまいます。
ここでは、ビジネスチャットの利点を活かし、効率的に使用する「分かりやすいメッセージ」の書き方のコツを説明します。
一つの文章を長文にしない
プライベートでも同様ですが、チャットの文章は長いと非常に読みにくいものです。
特にスマートフォンで利用をしている場合は画面の問題で何度も変な部分に改行が入ってしまうのが理由です。
メールに比べて長文に向いていないのです。
可能な限り無駄な文章は省き、それでも長文になってしまう場合は短い文章に分けるようにしましょう。
どうしても長文を送らなくてはいけない場合、長文を打ち込む前に「長文になりますがよろしいでしょうか？」などのメッセージを使用します。
長文は分かりにくいだけでなく、入力中相手を待たせている状態であると自覚しなくてはいけません。
一度に複数の要件を伝えようとしない
スピーディーにメッセージのやり取りが進むビジネスチャットでは、メッセージを慎重に全て読むかというと、そうではない人が多いです。
そのため、一度に何件もの要件や質問を伝えると、相手に読み飛ばされてしまい、他のメッセージで埋もれてしまう事態も。
情報は一つずつ切り出し、一つずつ解決していくのがベストな方法です。
箇条書きにする
長文を使用しない・複数の要件を一度に伝えないなどのコツをお伝えしましたが、更に相手に伝わりやすいメッセージには「箇条書き」が有効。
相手に選択肢を提示する場合などにスムーズに話が進むようになります。
無駄な情報を極力省いた短い文章を心がけましょう。
なるべく検索しやすいワードを利用する
ビジネスチャットでは後々ビジネスチャット内での検索機能を使う機会が多いかと思います。
その場合に、自分はもちろん相手にも親切であるのが「検索ワード」
履歴の検索が非常に容易になります。
難しく考えず「主語や目的語を抜かない」などの工夫で、検索率は上がりますので、注意するようにしましょう。
まとめ
ビジネスチャットの一番の魅力は「スピード感」です。
スピーディーに業務連絡ができ、話が進むというのは現代社会において非常に重要であると言えます。
しかし、やはりビジネスで利用しているのですから、堅苦しいと思わずにきちんとマナーを守りましょう。
ビジネスチャットのマナーは説明させていただきましたが、覚えることは少なく、相手への気遣いを大切にすることが何より大切なのです。
気軽に使えるものであるからこそ、相手を敬う態度に気をつけましょう。
また、有効利用し使いこなせば有力なビジネス上の武器になるものです。
是非マナーを守って、ビジネスチャットを使いこなせるビジネスマンになりましょう。