社内掲示板として情報を共有したい方
社内掲示板として、情報共有サイトを利用したい場合に便利なサイトをご紹介します。社内の情報共有の活発化に役立つものばかりですので、比較してみましょう。
Workplace by Facebook
Facebookが提供している、ビジネス向けSNSサイトです。チャットや音声通話、ビデオ通話ができ、コミュニケーションツールとして役立ちます。会社のタイムラインやグループ内に、作成したドキュメントを投稿して情報を共有できます。また、イベント機能で、指定したメンバーやグループに、スケジュールを通知できます。
アラート機能付きの、チャットボットを活用したタスク管理も可能です。OneDriveや Googleドライブといった他社サイトと連携でき、スタンダードプランは無料で利用できます。
LineWorks
コミュニケーションツール、「LINE」のビジネス版です。掲示板やカレンダー、アンケート機能などが搭載されています。掲示板では自身の投稿に対する既読を確認でき、掲示板ごとに閲覧・編集権限を設定できて非常に便利です。
カレンダー機能を利用した、スケジュールの共有も可能で、スケジュール管理を効率化できます。無料で利用できますが、月額500円からの有料プランを利用することで、オンラインストレージでの情報共有やメール機能の利用が可能になります。
Kibela
ドキュメント作成が可能な、情報共有サイトです。Kibelaでは、テンプレートに基づいた、Markdown対応のドキュメント作成や、グループ毎の情報共有が可能です。ドキュメントは、個人しか編集できない「Blog形式」と、チーム全体で共同編集する「Wiki形式」を選択して作成できます。
作成したドキュメントをピン留めして分かりやすくしたり、アーカイブ機能を利用して重要情報を再共有したりできます。しかし、スマートフォンアプリに非対応で、パソコンからしか利用できないデメリットがあります。
iQube
10名まで無料で利用できる、クラウド型グループウェアです。iQubeでは、グループごとの情報共有が可能で、ドキュメントにコメントして、ノウハウや知識を蓄積できます。ToDoリストとカレンダー機能を連携させて、スケジュール管理を簡単に行えて便利です。30MBまでのストレージであれば、無料で利用できます。
社員のタスクを管理・共有したい方
次に、タスク漏れを防ぐために、社員のタスク管理や共有を行えるサイトをご紹介します。タスク管理は、サイトを利用することで効率化できます。
Confluence
ドキュメント作成から、共有までを行えるサイトです。提案書や議事録、計画書等のテンプレートが登録され、利用目的に合ったテンプレートに画像やGIF等を貼付してオリジナル性の高いドキュメントを作成できます。
ワークスペースを作成してドキュメントを共有でき、チームメンバーはドキュメントに対してコメントを付けられるため、フィードバックの効率化が図れます。料金は、10ユーザーまでであれば、無料で利用できます。
kintone
部署やチーム、プロジェクト毎にアプリと言われる業務システムを作成して、データに対して指示やコメントを記載できます。過去のやり取り履歴が残るため、ミスコミュニケーションの軽減に繋がります。
Webブラウザにアクセスできる端末であれば利用可能で、スマートフォンアプリから通知を受け取れます。100種類以上の連携アプリを活用して、kintone内のデータを綺麗に出力したり、システムデータを活用したりできます。スタンダードコースは、1ユーザー当たり1,500円から利用できます。
Stock
会社やチーム毎にフォルダを作成して、ドキュメントを管理・共有できるグループウェアです。フォルダやドキュメント毎に、コメントやメモ、関連するタスクを付けて、タスクに付随する情報をチーム全体で管理できます。
無料のフリープランから月額11,400円のラージプランまで、ユーザー数や利用可能な機能が異なる全5種類の中から自由に選択できます。
DropboxPaper
ブラウザ上でドキュメント作成から共有までを行えるサイトです。複数人で同時に1ドキュメントを編集でき、編集結果がリアルタイムに反映されます。共有したいドキュメントのURLを取得するだけで、簡単に共有できます。
タスクのリスト管理や、Googleカレンダーの情報も共有可能ですが、パソコンアプリがないため、注意が必要です。
複数の社員と一度に情報を共有したい（コミュニケーションをとりたい）方
社員同士のコミュニケーションを円滑にしたい方におすすめの、情報共有サイトをご紹介します。サイトのチャット機能や音声電話機能を利用して、社員間でのコミュニケーションを増やし、業務の効率化に役立てましょう。
Chatwork
業務の効率化を目的に作成された、情報共有ツールです。音声通話・ビデオ通話、複数人で会話できるグループチャットやグループ全体でのタスク管理機能、WordやExcel等のファイルを簡単に共有できます。
IPアドレスからのアクセス制限を設定できる機能もあるため、情報漏洩のリスクを軽減できます。無料で利用でき、スマートフォンからも利用可能です。
Slack
社内のコミュニケーション円滑化に役立つ情報共有サイトです。プロジェクトやチームごとにチャンネルを作成して、会話を整理できます。キーワードを入力して過去に蓄積・共有された情報をすぐに検索できます。
スレッド機能で、会話が流れていってしまう心配がありません。無料で利用可能で、3名以上が利用する際には有料プランとなります。
InCircle
人工知能（AI）を利用した、安全性の高いコミュニケーションを実現できる情報共有サイトです。グループチャットやファイル共有が可能です。さらに、チャットボット機能を利用して、社員の悩みやタスクの進捗状況を確認できて便利です。
チャットや画像は、最大で10,000ユーザに対して送信でき、スマートフォンアプリからもアクセスできます。無料で利用できますが、チャットボット機能は有料プランでしか利用できません。
Yammer
世界中で150万人に利用されている、情報共有サイトです。Office 365に含まれており、サイト内でドキュメント作成・共有・編集を行えます。画像や様々種類のファイルを共有できて便利です。
無料版と、よりセキュリティ面を強化した有料版がありますが、機能として大差はありません。
情報共有サイトを使うメリット
情報共有サイトを利用して情報共有を行うことで、収集した情報を整理・閲覧しやすくなるメリットがあります。情報共有サイトでは、蓄積した情報をプロジェクトやチーム毎に管理でき、ユーザーを限定して情報を共有できます。蓄積した情報に対して、コメントやメモを付けて保存することや、チャット機能があれば、社員同士の意見交換の活発化にも繋がります。
さらに、情報共有サイトは、スケジュールやタスク情報をチーム全体で管理・共有でき、タスクやスケジュール漏れの防止に役立ちます。パソコンやスマートフォンといった、複数のデバイスからアクセスできるサイトを利用すると、不測の事態が発生した場合にも素早く対応できます。
情報共有はサイトで効率的に
情報共有サイトをご紹介しました。収集した情報を蓄積し、整理して社内に情報共有することで、情報を資産化できます。サイトによっては、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも利用できるため、情報をいつでも確認できて非常に便利です。また、ドキュメント上にコメントやメモを付けられることで、フィードバックを効率化できて、社内の生産性向上を図れます。
会社の規模や、やり取りしたい情報の種類に応じて最適な情報共有サイトを選択し、社内の情報共有を活発化させましょう。