情報共有の際に役立つサイトをご紹介します。社内だけでなく、社外の顧客等とやり取りする際にも便利な情報共有サイトは、業務の効率化に役立てられます。利用目的に応じた最適なサイトを選択して、情報共有サイトを仕事に活用しましょう。
情報共有の意義
情報共有とは、収集した情報を蓄積し、社内に共有して、仕事に活用することです。情報共有を行うと、業務のノウハウや知識を会社内で共有でき、業務を効率化できます。また、社員同士でタスクやスケジュール管理ができ、円滑なコミュニケーションにも繋がります。
仕事によって日常的に蓄積される情報を共有しておくことで、すぐに役立たなくても、将来的に役立てられる可能性があります。ノウハウや顧客情報等を属人化させないことは、組織にとって大きな意義があります。
情報共有サイトを選ぶポイント
情報共有サイトには、さまざまな種類があります。そのなかから自社に合ったサイトを見つけるためのポイントをご紹介します。
課題・目的に対する手段になっているか
ポイントの1点目は、ツールが課題や目的に対する手段になっているかです。たとえば、社員とコミュニケーションを円滑にしたい場合はビジネスチャットツール、資料作成を効率化したい場合は資料作成に特化したツールなど、課題に応じたツールを選ぶ必要があります。
情報共有ツールを導入する際は、まずは情報共有の課題や目的を明確にし、その課題（目的）を解決（達成）できるツールを選ぶようにしましょう。
料金
ポイントの2点目は、料金です。ツールには、無料と有料の2種類あり、有料の場合はユーザー数や利用できる機能数によって価格が異なる場合があります。有料ツールを利用する場合は、必ず料金と機能を確認するようにしましょう。一方、無料の場合、機能が制限されている場合があるため、どのような機能やどれぐらいのデータ量が利用できるか把握しておきましょう。
機能・使いやすさ
ポイントの3点目は、機能や使いやすさです。ツール選びの際は、以下の4点をおさえましょう。
- ツールを利用できる人数
- 保存・投稿が可能な容量
- 利用可能な端末
- 利用者にとって使いやすいか
ツールによって、登録できるユーザー数や保存、投稿が可能な容量は異なります。また、パソコンやスマホなど対応している端末も異なるため、外出先でスマホから利用したい方は端末も確認するようにしましょう。
操作性も重要です。操作しにくいツールでは、社員に情報共有を促すことができません。無料トライアルがあるツールであれば、一度画面の見やすさやデザイン、操作性をチェックしておきましょう。
目的別情報共有サイト
ここからは、役立つ情報共有サイトをご紹介します。無料と有料の両方を紹介しますので、利用目的から登録可能人数、スマホアプリなど利用可能端末の情報を確認して、最適なサイトを選びましょう。なお、以降で紹介する料金に関しては、2019年10月現在のものです。
マニュアルなどドキュメントを作成・共有したい方
まずは、サイト上でドキュメントの作成から共有までを行いたい方におすすめの、5種類のサイトをご紹介します。仕事の際には、ドキュメントを作成して、社内で共有する場面が少なくなく、1ツールで作成から共有までを完了できることで、手間を減らせます。情報共有サイトを利用して、仕事を効率化しましょう。
flouu
情報共有ツールflouu（フロー）は、複数人で文書を同時にリアルタイム編集する機能や、文書を書きながらチャット、コメントができる機能があり、情報共有のベースになる記事・ドキュメントを効率的に作成することが可能です。文書をゼロから作成せずとも済むように、目的別のテンプレートも充実しています。
また、個々の記事・ドキュメントには様々なラベルがつけられるため、蓄積された情報を簡単に探し、活用することができます。加えて文書のバージョン（版）の記録やバージョン間の差分の確認機能も充実しているため、これまでに文書がどのような修正が加えられてきたのかが一目でわかります。
Qiita:Team
ドキュメントの共有・管理と、コメント機能が搭載されている情報共有サイトです。Qitta:Teamでは、用意されたフォーマットをもとに、綺麗なドキュメントを作成できます。Markdownと言われる文章記法を利用でき、通常テキストを記載するだけで読みやすいドキュメント作成が可能です。
3人のメンバーを登録できる月額1,490円のプランなど、多数のプランがあり、18人以上で利用する際には、1人当たり月額700円で利用できます。
gamba
日報共有アプリです。10,000社以上の導入実績があり、パソコンやスマートフォン、タブレットからアクセスして日報を提出できます。日報に対していいねやコメント、足跡機能があり、SNSのような感覚で利用できます。Googleカレンダーと連携して、簡単に日報を作成でき、売上や契約件数などの数字達成率をグラフで確認することも可能です。
1人980円から利用でき、グループ作成数に制限がありません。まずは15日間の無料トライアルを試してみましょう。
DocBase
Markdown記法に対応した、ドキュメント作成が可能なサイトです。特定のメンバーでグループを作成し、作成したドキュメントをメールやSlack、Chatworkなどと連携して簡単に共有できます。さらに、グループやタグ、メンバーから簡単にドキュメントを検索でき、複数のメモをまとめて管理も可能です。
月額900円から利用でき、グッジョブ機能を利用して簡単にリアクションできます。2段階認証によるアクセスで、安全に利用できます。
Google Drive
Googleが提供する情報共有サイトです。Googleアカウントを作成するだけで、写真や文章、デザイン、描画、音楽、動画など、さまざまなデータを保存し、特定のユーザー同士で共有できます。15GBまでであれば無料で利用でき、ドキュメントに対する閲覧・コメント・編集権限を自由に設定可能です。
ドキュメントの編集履歴を確認できるため、過去の情報が分かって便利です。