グループウェア
グループウェアとは、クラウド上でスケジュール管理からチャット、タスク管理ができるツールです。グループウェアには、掲示板機能が搭載されているものもあるため、誰でも気軽に情報共有ができます。
G Suite
G Suiteは、Googleが提供するグループウェアです。Gメールやドキュメント、スプレッドシートと連携できます。さらに、ドキュメントなどのデータを一括で検索できる機能が備わっています。セキュリティ体制が整っていて、万が一の際には24時間365日対応のサポート窓口で問い合わせが可能です。1ユーザーあたり、月額680円から利用できます。
Garoon
Garoonは、サイボウズが提供するグループウェアです。チャット機能、タスク管理、スケジュール管理などの幅広い機能が搭載されていて、中堅から大規模組織向けに販売されています。さらに、Garoon上で報告書や議事録を作成することも可能です。アプリにも対応していて、外出先でもスマホで簡単にタスクを確認できます。
情報共有がうまくいかない原因と対策
情報共有ツールを導入しても、情報共有がうまくいくわけではありません。ここでは、情報共有がうまくいかない場合によくありがちな原因とその対策をご紹介します。適切な情報共有を進めるために、きちんと理解しておきましょう。
なぜ情報共有がうまくいかない？
情報共有が進まない場合、以下のような問題点が考えられます。
- 情報共有ツールを活用できてない
- 情報共有のルールが明確でない
- 情報共有の必要性を感じていない
情報共有ツールを導入しても、一部の社員しか使っていなければ、情報共有は浸透しません。また、「どうやって情報共有すればいいかわからない」や「情報共有する必要性を感じない」など、ルールや必要性を理解していなければ、情報共有を習慣化することはできません。
なかなか情報共有が根付かない場合、一度、あなたの会社の情報共有の環境やルールが整備されているか、振り返ってみましょう。
情報共有を仕組み化するポイント
情報共有を根付かせ、仕組み化するためには、情報共有の環境、ルール、社員の意識の3点から改善する必要があります。
まず、環境においては、情報共有をしやすい環境を整えることが必要です。リーダーとなる社員が積極的に使ってみたり、会議の場で全員で使用してみたり、日常的にしやすい風土づくりが重要です。
次に、情報共有のルールを明確にしましょう。情報共有ツールを導入してもルールがなければ、仕組み化できません。いつ、誰に、どのような内容を共有すべきかを決めておきましょう。
そして、社員に情報共有の重要性を理解してもらいましょう。社員が重要性を理解していなければ、情報共有を積極的に行おうとしません。重要性を理解してもらうために、「◯◯のデータを共有することで、△△の効率が上がる」など、情報共有のメリットを提示することも一つの手です。
情報共有ツールを有効活用して情報共有を活性化しましょう
営業における情報共有の重要性とおすすめ情報共有ツールをご紹介しました。営業においては、顧客情報や過去の成功や失敗した事例、タスクなどを社員同士で共有することで、営業成績の向上や正確な売上予測などのさまざまなメリットが得られます。情報共有ツールを導入し、効率的な情報共有を行うことで、会社全体のパフォーマンス向上に繋げましょう。
なお、情報共有ツールにはさまざまな種類があるため、導入する際には、目的に応じた機能が搭載されているか確認する必要があります。また、月額利用料金やセキュリティ、操作性もチェックすることも大切です。情報共有ツールを利用する際は、ご紹介したポイントをおさえ、自社に合った情報共有ツールを選びましょう。