報連相全体のコツ
報連相はタイミングが命です。的確なタイミングでなされる報連相は相手を安心させます。例えば、ミスや急遽の業務内容の変更など、すぐに伝えるべき情報は迅速に伝える必要があります。しかし、あまり急がない情報は、上司の業務がひと段落した時に伝えると、相手にとっても落ち着いて聞けるでしょう。
・5w1hを意識して伝える
ただ情報を述べればいいわけではありません。相手に内容が正確に伝わることがポイントです。
「情報を順序良く伝えるのが苦手」と言う人は、5w1hを意識すると伝えやすいでしょう。
5w1hとは、「What＝何を」、「Why=なぜ」、「Who＝誰が」、「When＝いつ」、「Where=どこで」、「How=どのように」の頭文字をとった言葉です。これを意識すると、無駄な言葉を省いて簡潔な報連相ができるようになります。
・報連相のルールを決める
報連相はわかっていてもなかなか徹底できないものです。ある程度決まっている定期的な報告に関しては、ルール作りによって連絡方法を決めてしまうと楽になります。
例えば、「今度の中間報告は、週末にメールで報告いたします」とか、「チャットツールでグループを作っておきました。今後、会議についての連絡はそちらで行います」という具合です。
・行動目標をつくってチェックシートを利用する
チェックシートを利用して「きちんと報告できているか」をチェックすると、意識づけになっていいでしょう。報告内容を毎回独自に組み立てるのではなく、チェックシートに従って組み立てると、「あ、このポイントの報告を忘れてた」というように自分で気づきを得ることができます。
報連相別のポイント
それでは、報告、連絡、相談、それぞれを行う際のコツを見ていきましょう。
・報告のポイント
報告には大きく分けて2つの種類があります。１つ目は定期的な報告です。自分の仕事やプロジェクトの進捗を中間報告、完了報告に分けて上司に報告します。
中間報告の場合、内容をどこまで報告するかは、上司がどれくらい詳しく内容を聞きたいかによります。場合によってはメールのみで済ませても問題ありませんが、途中いつも通りでない出来事が起こった場合には、詳細に内容を伝えましょう。また、次の作業の指示を仰ぐためにも、完了報告はできる限り口頭で伝えるのがいいでしょう。
2つ目は不定期的な報告です。予期せぬアクシデントやミス、あるいは新しい情報を入手した場合です。不定期的な報告の場合、迅速さが要求されるケースが多いため、メールだと相手が内容を確認したかどうか確認できません。直接会って伝えるか、電話などですばやく伝えましょう。
・連絡のポイント
連絡のポイントは、できる限り主観を入れず、客観的な事実を伝えることです。「大丈夫だと思います」というような連絡はただの感想です。曖昧な表現を避けましょう。
連絡方法は相手によって変わります。個人であれば口頭や電話、メールでもよいですが、多人数に連絡する場合は、報告書を作成したり、朝礼や社内報など社内全体に伝わりやすい方法を利用しましょう。
また、緊急時の連絡はスピードと正確性がカギです。詳細な報告書を作り上げたとしても、タイミングを逃せば何の意味もありません。まずは口頭で事実を伝え、その後に内容を再確認できるよう、メールや報告書で補完するのがおすすめです。
・相談のポイント
相談内容は具体的にするのがポイントです。内容がぼんやりしていると、相談内容が適切に処理されません。そのまま作業を進めると、チーム全体に迷惑をかける可能性もあります。
特に、仕事を始めたばかりだと、わからないことだらけです。周りに色々聞くのをためらう人がいるかもしれませんが、「わからない」ということを隠さずにちゃんと聞ける人は早く成長します。わからない作業や一人では判断しかねる決定は、自分一人であくせくせず、相談して解決しましょう。
相談内容が曖昧だと、聞き手は色々質問しないと事態を把握できず、解決までに時間がかかってしまいます。時間がない時や、うんざりされた時には、「またあとでね」と相談自体を断られてしまうことも。
「このような目標に達したいのですが、ここにつまずいていて、こういう状態です」と相談すれば、相手も指示を出しやすくなります。
相談をして事態がうまく進んだ場合には、相談相手に「〇〇さんのアドバイスのおかげで、うまくいきました」ときちんとお礼を言いましょう。そうすることで、次の相談する時のハードルが下がり、ますます周囲の助けを得ることができます。
重要性を理解して正しく報連相をしましょう
以上、報連相の重要性とコツを見てきました。
特にネガティブな話題を報告しづらいと感じる人は多いのではないでしょうか。しかし、言いにくい内容をしっかり報告できる部下は得がたい存在です。ミスやアクシデントについての迅速で正確な報告は、被害の拡大をストップさせる勇気ある行動だからです。
報連相は部下の業務を監視するためのものではありません。報連相が徹底されることにより、上司と部下、またチームとの信頼関係が構築されます。信頼関係がある会社は居心地が良くなり、仕事がしやすくなるので、自身の業績もアップします。
報連相が滞り始めると、お互いに対する信頼が失われ、不信感が漂い始めます。ミスやアクシデントが起こった時には責任者を探し合うなど、刺々しい雰囲気になってしまいます。
どんなに若くても、報連相をしっかりすることで周囲の信頼を確実に得ることができます。正しい報連相のコツを身につけ、「できる社員」になりましょう。