文字・フォントルールを統一する
まず、文字とフォントはルールを決めて統一しましょう。
普段資料を作成する際に、以下のような表記のぶれがないでしょうか？
- 文字のフォントがばらばら
- 「１」「一」「いち」など、数字の表記を統一できていない
- 「start」「Ｇｏａｌ」「１０」「12」など、英数字の半角・全角を統一できていない
- 「1,200円」「1200円」など、数字の区切りを統一できていない
- 「こと」「事」など、ひらがな・漢字表記を統一できていない
表記がぶれると見栄えが悪くなり、読んでいる側は読みづらさを感じます。特に「半角・全角」「ひらがな・漢字」は徹底して統一しましょう。また、フォントは1種類にし、フォントサイズも統一感を持たせましょう。
使う色は3色まで
使う色を3色までと決めて、資料をスタイリッシュに仕上げましょう。「カラフルにすれば読み手を引き付けることができるのでは？」と思う人もいるかもしれませんが、あまりにたくさんの色が使われていると、逆に資料が安っぽく見えてしまいます。
Webデザイナーがサイトや資料をデザインする時は、「ベースカラー、メインカラー、アクセントカラー」と色を決めて作成します。色が少ないことで、全体が見やすくなるのです。
行間を大きめに開ける
行間が詰まっていると読みづらい文章になります。また、改行せずに文章が続くと、これも見づらくなる原因に。同じ原理で、図や文章を並べる際もぴったり寄りすぎていると見づらくなってしまいます。
行間や図・文章間のスペースは大きめを意識して、文章は70～80文字程度を意識して改行を挟みましょう。
流れは左上から右下へ
人は無意識に左上から右下へ視線を移動させて情報を読み取ります。縦書きであれば右から左でもいいですが、資料は大体横書きで作成されるため、左上から右下の構成にすることで、違和感なく読み手の視線を誘導することができます。
特にこだわりたい表とグラフのコツ
表やグラフは資料の内容を視覚的に一瞬で相手に伝えることができる便利なアイテムです。会議資料の作成において、データを表やグラフでまとめるのは必須技術です。表やグラフでダイレクトに内容を伝えるコツを見ていきましょう。
見やすい表のルール
表を作るときは、以下のような工夫をすると見やすくなります。
・項目が多い方を縦軸にする
項目が横に並ぶより、縦に並んでいる方が比較しやすくなります。
・強調したい数値は大きくして色をつける
「この表で一番注目してほしいところはどこか」を相手に伝えましょう。
・1行ごとに背景色をつける
表を線で区切る代わりに、1行ごとに背景色をつけると表が見やすくなります。エクセルで資料作成をする際に「テーブル」という機能を使うと、自然とこのルールが適用されます。
1行ごとに白とグレーの背景色が交互に繰り返される、というイメージです。
罫線を引くより見た目がすっきりします。
見やすいグラフのルール
直感的な理解を促すグラフにもこだわりたいところです。
以下のような点に注意して作成してみましょう。
・内容に合ったグラフを使う
グラフには種類があり、内容に合わないグラフを使うと伝えたいことがぼやけてしまいます。折れ線グラフは時間の経過による数値の変化、棒グラフは別項目の比較、円グラフは割合の表示など、それぞれのグラフの得意分野を理解して適切に配置しましょう。
・強調したい部分にのみ色を使う
グラフのすべてのデータに色を使うと、どこに注目すればいいわからなくなってしまいます。強調したい部分にのみ目立つ色を使って、あとは地味な配色をすることで、視覚的なアクセントが生まれ、どのデータが重要なのか理解できるようになります。
重要なスタンス
わかりやすい資料を作ること自体が目的ではないことを忘れないようにしましょう。本当の目的は、資料をわかりやすくすることによって内容を確実に伝え、相手のアクションを促すことです。
そのため、資料作成においては、読み手・聞き手の立場に立って考えることを常に意識しなければなりません。「聞き手の立場」を意識しなくなったとたん、全体の目標設定からグラフの作り方まで、すべてにおいてピントがずれてきます。
「これを読む人がどう思うか」を常に考え、必要な情報を見やすく整えていくときに、初めて良い資料というものができるのです。
資料作成におすすめのソフト
資料作成においておすすめのソフトを紹介します。
鉄板のソフトは、文書資料であればWord、プレゼンテーションの資料であればPowerPointです。どちらもMicrosoft Officeのソフトとして有名であり、使いやすさが最大の魅力です。表・グラフの挿入も直感的に行うことができます。Macユーザーであれば、プレゼンテーション資料を作成するには標準装備されているKeynoteがいいでしょう。
また、クラウド上での無料の資料作成ソフトとして、Googleドキュメント、Googleスライドも活用できます。ほぼMicrosoft Officeと同じ感覚で使うことができ、複数ユーザーで同時編集やコメント、修正を容易に行うことができます。
資料作成のコツを学ぶのにおすすめの本
本で資料作成のコツを学ぶのもおすすめです。
わかりやすい資料作成に必須の「目的設定」を学びたければ、清水久美子著の「プロの資料作成力」がおすすめ。著者は3000人のコンサルタント指導に携わり、「そもそも資料がどんな役割を持っているのか」という本質的な学びから、資料を作成する際の思考の枠組みを組み立てることができます。
また、資料作りの具体的な手法を学びたければ、前田鎌利著の「社内プレゼンの資料作成術」がいいでしょう。明確なロジックによる構成作りと、実践的なノウハウが詰まっており、「じゃあ実際にどう資料を作ればいいのか」と悩んでいる人にもおすすめです。
資料作成の実践を積み重ねてコツを掴んでいきましょう
以上、わかりやすく見やすい資料作成のコツを見てきました。
最初から完璧な資料を目指すと、逆効果。実践できるところから1つずつ実践し、「こうすれば伝わりやすいんだな」と経験値を積むことが大事です。
プレゼン相手やテーマによって効果的な手法は変わるので、何よりも本質を押さえていることが大事。見やすい資料作りの達人になって、人の気持ちを動かす人になりましょう！