プレゼン資料作成を頼まれたけど、上手く仕上げるやり方が分からない…とお悩みではありませんか？
ビジネスにおいて、プレゼン資料や会議資料など、資料制作をする機会は多くあります。
会社員でもフリーランスであっても、プレゼン資料制作のスキルは早めに身に付けておくべきです。
資料作成には特別なセンスや能力は必要なく、論理的に構成すれば、短期間でもより見やすく伝わる資料が完成します。
この記事では、資料制作のスキルを上げたい初心者に向けて、短期間で質を上げる5つのコツを解説していきましょう。
資料作成に便利なソフト・アプリもご紹介するのでぜひ参考にしてみてください。
わかりやすい資料とは
資料作成と一口に言っても、プレゼン資料、マニュアル資料、会議資料、社内や取引先に提案する資料など、様々な資料のタイプがあります。
どんな資料を作るにしても、心がけることは「わかりやすい資料」に仕上げることが大切です。
そもそも、資料制作する目的はそれぞれ異なりますが、必ず「見る人にメッセージを訴える」必要があるはずです。
資料を見ている人に「分かりやすく仕上げること」は資料作成の最も重要なポイントです。
わかりやすい資料をつくる5つのコツ
では、分かりやすい資料を作るには具体的にどうすれば良いでしょうか？
冒頭にも述べたように、資料制作には絵心や芸術的なセンスといった特別な能力は必要ありません。
今からご紹介する5つのコツを意識して、論理的に骨組みを作ることで、想像以上に簡単に仕上げることができます。
何を伝える資料なのか明確にする
資料制作をする前に、目的とゴール、つまり「何のために作ってどうしたいのか」をハッキリさせてください。
ビジネスマンが営業報告書を作成する際は、取引先と進捗状況の現状報告をすれば良いと思っている方は多いかと思います。
しかし、現状報告した後に「誰にどうしてもらいたいのか」というゴールを決めなければ、現状が変わることはありません。
例えば、昇進・昇格のタイミングが近い場合は、自身の営業成績をアピールすることで、上司に評価してもらい、昇格するキッカケにも繋がります。
資料制作をする前に、目的とゴールを明確に設定すると、作成中に無駄な作業がなくなり、芯がブレずに完成度が高くなるはずです。
目的に沿った構成を手書きでつくる
まずは、資料制作をして「誰に何を伝えたいのか」手書きで良いので、一行ずつ箇条書きしてください。
伝えたい相手、伝えたいメッセージ（評価・承認されたい内容）をシンプルに書き出します。
これで資料制作する目的とゴールが明確になったので、いよいよ構成を考えるスタートラインです。
誰にどういったアプローチをするのか流れをイメージしていきます。
例えば、プレゼン資料の構成を考えてみましょう。
ステップ⑴
何の興味もないクライアントに対して、まずは話題を提供して関心を引き寄せる。
ステップ⑵
自社商品のサービスや機能を分かりやすく説明して「これは便利！」「収益アップになりそう」と興奮させる。
ステップ⑶
同時に「現場の社員は使いこなせるかな？」といった想定される心配事には、「簡単さ」「サポート」をアピールします。
ステップ⑷
最終的に購買意欲を高めて、サービス導入に繋げる。
スタート地点の目的からゴール地点へ到達するにはどんなアピールをすべきか考えてみてください。
チームで共有する資料制作の場合は、一度骨子の段階で上司に見てもらい、確認してもらいましょう。
全くの初心者で何から手を付ければ良いのか分からない場合は、サンプルの資料を入手して、参考となる構成をいくつか保存しておくと便利です。
構成の資料を作る際に、サンプル資料を引用すれば、納期が早い資料制作も迷わずに完成させることができます。
1枚のスライドには1つのメッセージだけ
はじめに資料制作は「分かりすさ」を心がけると述べました。
資料制作のスライドは「1枚につき1つのメッセージだえを伝える」というルールがあります。
メッセージは少ない方が見やすく、聞いている側に言いたいことが伝わりやすくなるからです。
1枚のスライドに何行も文章があった場合は、聞いている人は、話を聞きながら、同時に文章を読まなければならず、頭の中が忙しくなります。
1枚のスライドに1つのメッセージにすれば、頭を切り替えられるのでメッセージ性が強くなるのです。
特に会議資料の場合は、関係者に資料配布されるため、誰が見ても分かりやすくなるように意識しましょう。
文字・フォントルールを統一する
街中の看板も文字・フォントによって印象が大きく変わるように、資料制作においても同様です。
資料作りは、見ている人に文字を読みやすくするために、文字・フォントルールを統一することが大切です。
日本語でよく使用されるフォントは、丸みを帯びた「メイリオ」、角ばった「ゴシック体」、筆のような「明朝体」などが挙げられます。
それぞれのイメージは、メイリオは長い文章で読み続けても疲れにくい、ゴシック体はインパクトが強い、明朝体は和文に合い洗練した印象です。
ビジネスシーンでは、シンプルではっきりしたフォントが望まれますので、この3種から選ぶと効果的に相手にメッセージを伝えることができます。
文字の色や形といった視覚的なものも印象が変わりますので、無意識に途中で文字・フォントが変わっているのはNGです。
文字・フォントやフォントサイズを意識的に変える場合は問題ありませんが、特定の文字を目立たせるために頻繁に変えると読みにくくなります。
他にも、行間、字間が詰まっていたり、数字・ローマ字の全角半角が統一されていないのもNG。
行間は、使用する文字のサイズに対して0.75倍を目安に調整するとスッキリ仕上がります。
使う色は3色まで
資料制作において、使用する色づかいは「3色」までという法則があります。
よくある失敗パターンは赤・青・黄の原色を多用して派手になりすぎるケース。
色を多用すると、重要な点が見えてこなくなり、目が疲れてきて読みづらくなるので、避けましょう。
見やすくまとまった資料を作るには、まずはベースカラーを決めて、3色に抑えるのが基本です。
3色の割合
⑴背景となるベースカラー 70％
⑵本文となるメインカラー 25％
⑶強調部分のアクセントカラー5％
色の濃淡で情報の強弱を表すことで、全体がスッキリして需要なメッセージを強く伝えることができます。
資料作成する時の色についてのポイントは、商品・サービスのイメージカラー、コーポレートカラーを意識することも大切です。
聞き手がイメージしている色と統一させることで安心感を与えることができます。
資料作成に便利なソフト・アプリ
はじめての資料制作には、便利な専用ソフトやツールを使うと効率よく完成させることができます。
ここからは、おすすめのツール3つををご紹介しましょう。