はじめて議事録作成を頼まれた方、議事録の構成から迷っている方には、テンプレートを活用すると効率的です。
文章力に自信がない方も、議事録用のテンプレートがあれば、構成や書き方のコツを掴むことができます。
構成が出来ているテンプレートを利用すれば、時間がない方もそれなりの仕上がりになるので便利です。
今回は、議事録を上手に書くためのコツとおすすめテンプレートをご紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
議事録を書く目的
完成度の高い議事録を作成するには、議事録を作る目的を知っておく必要があります。
会議ではクライアントや自社の社員など、多くの人が様々な発言をしながら意見を交わします。
そのため、会議の本来の目的と逸れてしまったり、誰が何を言っているのか分からなくなることも。
議事録を作成することで、決定事項を明確にし、誰が何を言ったのかをはっきり目視化できるのです。
議事録には、会議に参加できなかった関係者に情報を周知・共有をして、要点を正確に伝える役割もあります。
議事録作成する際には、誰が読んでも見やすく、分かりやすく、要点がまとまっていることを心がけることがポイントです。
議事録を書くために必要なスキル
会議が始まる前に、会議中に出てくる分からない専門用語は調べておき、意味を理解しておくことが大切です。
分からない専門用語が多すぎる場合は、会議の内容を理解できず、議事録もまとめるのが難しくなります。
事前に専門用語の意味を調べて理解しておけば、会議中のメモ取りもスムーズになります。
会議の議題が難しいと思ったら、会議が始まる前に分からない言葉を調べたり、周囲の人に聞いたりして、解決しておきましょう。
会議中には、雑談や話が脱線することもある中で、議題との関係性を明確にする力も求められます。
議事録作成には、会議の内容を簡潔にわかりやすくまとめるスキルが求められます。
何度も経験することで、完成度の高いものができるようになり、自信がついてくるでしょう。
その場にいない関係者が議事録を見た時に、会議の内容がイメージしやすく、要点が分かるように意識してまとめることが重要です。上司に「議事録が上手い！」と褒められたら、会議の内容をきちんと理解できている証拠です。
議事録を書く流れ
ここからは、議事録作成の準備から完成までの流れを見ていきましょう。
⑴事前準備をする
会議の前に議題、目的を確認します。分からない専門用語は事前に調べておきます。
↓
⑵会議中にメモを取る
慣れるまでは誰が何を発言したか全てメモをします。慣れてくると簡潔に要点だけをメモできるようになります。
↓
⑶テンプレート・ツールを活用する
白紙から構成を考える必要がないので便利です。
↓
⑷図や画像は写真に残す
会議中に書き残す必要がある図や写真に残すのも効率的です。セキュリティのため私物のスマートフォンは使わず、写真データは後で削除しましょう。
↓
⑸メモを元にまとめる
会議中にメモをした情報から必要な要点だけを抜き出してまとめます
↓
⑹テンプレートに当てはめる
議事録作成は、会議中に手書きメモをして、パソコンで仕上げるのが一般的です。絶対に聞き逃せないような重要な会議では、ICレコーダーを使い、内容を録音する方法もあります。
ただし、ICレコーダーは誰の発言か声だけで判断できなかったり、逆にまとめるのに時間がかかり過ぎるデメリットがあります。
また会議室にはICレコーダーを持ち込めない場合もあるので、基本的には手書きメモで作成することをおすすめします。
議事録の基本構成
議事録の基本構成は以下の通りです。
● 会議名
● 開催日時
● 参加者
● 議題
● 会議での決定事項
以下の5W2Hをポイントにまとめると書きやすくなります。
● Who（誰が）
● What（何を）
● When（いつまでに）
● Why（なぜ）
● Where（どこで）
● How（どのようにするのか）
● How much（いくらで）
議事録の書き方例
▼議事録での書き方例
会議名：◯◯商品開発会議 議事録
開催日時：5月12日(月) 14:00～16:00
場所：第二会議室
参加者：A部長、B課長、C係長、D主任
議事録作成：E
欠席者：J主任（出張のため）
議題：◯◯商品開発の決定について
決定事項：
・B課長により、ネーミングは◯◯に決定する
・A部長により、実演販売ができるように担当役員に提言する
議論内容：
・予算の関係上、サンプル配布は難しいとのこと（A部長）
・価格設定は◯◯を予定（D主任）
・◯◯デパートでの実演販売はどうか(B課長)
懸案事項：
・販売計画書を5月19日までに作成すること
・第二回「◯◯商品開発会議」の日時
7月1日(月) 14:00～16:00 第二会議室にて
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