②会議前に議事録の構成を決める
会議前に前もって議事録の構成を決める必要があります。
議事録の構成は、慣れていくと簡単に決められるようになっていきます。
まずは、以下の項目を押さえて構成を決めましょう。
▼議事録の構成例
● 会議名（What 何）
● 日時（When いつ）
● 場所（Where どこ）
● 出席者（Who 誰）
● 議題（What 何）
● 決定事項（How どのように）
● 議論内容（Why なぜ）
⑴会議名
読み手が会議の内容をひと目でわかるようなタイトルを付ける
⑵日時
西暦を使用して、開始時間と終了時間を24時間記載します
⑶場所
会議開催場所、ビルの階数、会議室など詳しく記載します
⑷出席者
順番は他社（クライアント）、自社、社内組織順に階層別となります
⑸議題
集客アップについて、など分かりやすく
⑹決定事項
決定事項のみを箇条書きするのが一般的ですが、主な反対意見や賛成意見も簡潔にまとめると良いです
⑺議論内容
決定に至った経緯、発言者名、決定にあたり今後準備しておくこと
⑻次回会議予定
決まっていれば記載します
上記の項目は、議事録に最低限必要な項目となるので、抑えておきましょう。
はじめて議事録を作成する際は、慣れるまでに時間がかかりますので、既成のテンプレートやツールを活用することをおすすめします。
③会議中は図式化しながら要点をメモする
議事録作成は、参加者の誰が何を発言したか正確に記録することが大切です。
会議が始まったら、最初から最後まで、一字一句逃さず、全てを記録するつもりでメモを取りましょう。
メモを取っている間は、必要な情報か必要でないかなど、自分で勝手な判断はせずに、全て記載することを意識してください。
議事録作成は、回数をこなすうちに慣れてきて、メモすべき部分と必要ないことを自然と判断できるようになります。
最初のうちは、重要な事項を聞き逃さないように、できるだけ多くの内容を記録するように意識してください。
質問と回答は、誰が何を発言したのか分かりやすいように、図式化やペンで色分けして工夫するとスピーディーにメモを取ることができます。
特に、日付や金額などの数値は間違えないように正確な数値を記載してください。
他にも、決定事項、決定に至った賛成意見と反対意見、それぞれの理由、保留事項、今後の課題など報告事項は明確に記載します。
初めて議事録作成のメモを取る際は、発言のスピードに手が追いついていかない時もあります。
せめて、誰が何を発言して、数値に関しては明確にわかるようにしておく必要があります。
メモの代わりにICレコーダーや録音機を使う方法もありますが、録音した内容を再度聞き直す必要があり、余計に時間がかかります。
基本的には議事録作成はメモを取ってから作成するプロセスができるようになるのが理想的です。
どうしてもICレコーダーや録音機を持ち込みたい場合は、事前に上司に確認しておきましょう。
図式化しながらメモを取るのに慣れてくると、要約だけを押さえて書けるようになっていきます。
④メモしたことを簡潔に分かりやすく要点をまとめる
会議の全内容を網羅したメモを元にして、要点を箇条書きにまとめる編集作業をします。
5W2Hに注意しながら、長い文章から不要な情報は省略して、要点だけまとめると、スッキリした議事録に仕上がります。
重要な日時、数量、場所、手段が抜けていると、大切な情報を周知・共有できなくなるので注意してください。
会議で決まったことは、その事項の決裁権限者が判断したかどうかも重要なポイントです。
会議中に取ったメモから要点をまとめる作業は、できるだけスピーディーにすることが大切です。
会議メモの内容は時間が経つと、誰が何を発言したのか忘れてしまうため、記憶が鮮明なうちに議事録を作成しましょう。
上司は早く議事録をチェックして、クライアントに共有する必要があるため、慣れてきたら、速さも意識すると良いでしょう。
⑤議事録を訂正・修正する
メモから要点をまとめたら、あとは議事録を訂正・修正する最終段階に入ります。
初めて議事録を作成する際は、上司に議事録を提出して、大抵の場合、修正が必要になることがほとんどです。
上司がチェックする議事録のポイントは、分かりやすい文章、知りたいことが分かる、そして読みやすさが挙げられます。例えば、紙の上に適度な余白がある、漢字とひらがなのバランス、文頭、文末の揃い方、一文の長さが揃っていることが読みやすいと判断される基準です。
一文の長さは大体50字、箇条書きは4行程度に抑えて、全体を200字程度でまとめて書きます。
議事録には会議内容の要点だけでなく、詳細な内容も要求されますので、文字数は気にし過ぎず、簡潔に書くことを心がけてください。
社内会議の議事録の場合は、パソコンでそのまま上から修正すれば問題ありません。
ただし、役所などの原本証明として使う場合は、訂正や修正箇所に二本線を引いたり、 余白に「…字抹消、…字加筆」と書き込み、捺印する必要があります。
会議中に参考資料が配られた際は、コピーをして「添付資料1」とタイトルを付けて、議事録に「配付資料」の項目を設けて列記してください。
議事録作成に便利なツール「flouu」とは
議事録作成には、チームでの文書作成や情報共有のクラウドサービスであるflouu（フロー）が便利です。
flouuには、あらかじめテンプレートが導入されているため、一から項目を作成する必要がありません。
アジェンダの内容を書き込み 発言者に合わせてメモを書き溜めていくことができます。
また、複数のメンバーで同時にリアルタイム編集ができたり、チャットでのコミュニケーション機能が充実しているため、その場でチーム全員で議事録の下書きをしながら、チャット機能でメモを書いていく、といった使い方が可能です。また、議事録をレビューする際に、指摘事項がどのように反映されたのか見るために「バージョン管理」の機能が役に立ちます。過去の分との差分が一目でわかるため、指示の通り修正したかの確認がスムーズに行えます。
また、会議でToDoが確定すれば、タスクもドキュメント画面上で登録することができます。残タスクの件数も表示されるため、進捗管理にも利用することができます。
まとめ
今回は、はじめて議事録を作成する方に向けて、議事録の書き方のポイントをご紹介しました。
多くの企業では、議事録を作成する作業は、若手従業員に任すことがほとんどです。
若手従業員に議事録を作成させると、会議の目的や内容をどれだけ理解しているのか上司がチェックすることができます。誰でも初めから完璧な議事録を作成することは難しいですが、何度か数をこなすことで慣れていきますので、実践することが大切です。
はじめのうちは、誰が見ても分かりやすい議事録を作成できるように心がけていきましょう。