はじめに 「ぱっと見」でわかるワード資料 構成のコツと小技で攻略
資料作成をワードで行う場合、ワードは文書の基本と言われることから、会社に定型のテンプレートやトーン＆マナー（いわゆる「トンマナ」）の詳細なガイダンスがあり、あまり迷うことなく作成できる方もいらっしゃるかと思います。
しかし、どの会社にもそうしたテンプレートやガイダンスがあるわけではありません。創業フェーズの方や、個人事業主の方も多くおられ、どうしたら素敵なワード文書を書くことができるか、悩まれているケースも多いでしょう。また、資料はビジネスの手段ですから、効率よく作成したいものです。
そこで、この記事は資料作成の基本を踏まえ、わかりやすさを支える「構成面でのコツ」と、美しさを支える「見せ方の小技」を紹介します。下記の構成のコツと見せ方の小技集を使うと、ビジネス用のワード文書は合格点以上の出来栄えになります。ぜひこの記事を参考に、ワードによる資料作成を得意技にしてください。
ワードでの資料作成 文書を「ぱっと見」で理解してもらうための構成のコツ
どんな文書でもそうですが、資料の構成は丁寧に、そして戦略的に行うことで、誰が文書の名宛人であっても理解してもらうことが可能になります。
では、構成について、ワードでの資料作成の場合、どういうポイントや手順を踏まえると、一目でわかる資料の作成が可能になるのでしょうか。
資料作成の目的とゴールはトップに配置、大見出しで目立たせる
この資料は、誰に何をしてほしいために書かれているか、明確にさせましょう。そうでないと、資料を配布した効果が半減してしまいます。ゴールとして、資料のあて先となる人にどういう行動を起こしてほしいか、具体的に決めておくこともポイントです。
記述の位置も、ワード文書では重要です。目的とゴールを導入部・まとめ部分に配置します。そして、なかでの説明部分でも一度触れておくことで、理解が容易になります。資料作成の目的とゴールのキーワードを、大見出し語に入れておくことは、コツの一つです。
できるだけシンプルに
構成をシンプルにしておくことも、「ぱっと見」でわかる資料を作成するコツです。
シンプルな構成の例として、ビジネス上の説明文書の場合、下記を基本形として念頭に置いておくとよいでしょう。
- 資料の目的とゴールの提示 タイトルで出せれば可能な限り出すこと。
- 導入部はやや長い文章の場合、文書全体のサマリーにする。
- 資料の目的とゴールについて、なぜそれらが必要になったのか、必要性の説明。
- 資料の名宛人がゴールとなるアクションを起こすために留意しておくべき事項。
- 最後にもう一度、資料の目的とゴールの確認。
図表をどこに入れるか、あらかじめ決める
グラフ・図・表は、多要素の整理や文章で説明すると長くなるような多くの情報をまとめることに役立ち、「ぱっと見」で資料を理解してもらうには大変有益です。そして、これらのビジュアルをどこで入れるか、構成段階で決めておきましょう。
例えば、上に挙げた構成の3.の中で、背景となった事象について、例えば「新規顧客の地域別分布」ということであれば、地域別の一覧表を掲げれば重点営業対象が一目でわかり、ゴールであるアクションにつながるでしょう。
時系列を追って変化を見るのであれば折れ線グラフ、割合を見るのであれば円グラフ、実物に関する情報を共有するには写真、といったように、適切なビジュアルを選ぶことも資料作成の基本であり、コツの一つです。
構成はそのままレイアウトに反映
上記の構成例で、1.～5.は、大見出しに対応させましょう。そして、「１段落１内容１キーワードを配置」「キーワードは小見出しに対応させる」というルールを守ります。そうしますと、段落ごとのキーワードである見出しを追うだけで、内容が把握できますので、ほぼ確実に「ぱっと見」で理解してもらえる資料が出来上がります。
この構成とレイアウトを結びつけるコツは、実はワードの機能を使うと大変効率的に実行できますので、次に紹介します。
構成のコツをアウトライン機能とデザイン機能で簡単に実現
ところで、ワードにはアウトラインという機能があります。ホーム→段落タブ左上部のアウトラインの機能を使うと、「１段落１内容１キーワード」のルールに沿って簡単に文章をまとめることができます。そして、キーワードを小見出しに対応させると完璧です。なお、大見出しは、アウトライン機能の「見出し」、小見出しが「レベル１」に対応しています。
そして、これと文章の印象を決める、「デザイン機能」で文章揃えや行間・見出しの位置を指定してしまいます。これだけで、見出し語を追えば理解が容易であるほか、非常にレイアウトのバランスの良い文書が出来上がります。