基本的なビジネスマナーとして述べられることが多い報連相。
報告・連絡・相談の略称であることは誰もがご存知でしょう。
しかし、なぜ報連相は基本的なビジネスマナーと呼ばれるほど重要なのでしょうか？
まず報連相の定義とその重要性について説明します。
そもそも報連相とは
先述したように報連相は報告・連絡・相談の略称です。
以下にそれぞれについて説明いたします。
報告とは
報告は与えられた業務に対する進捗状況などを知らせることです。
部下から上司や先輩から後輩など、職層が下の者から上の者に伝えるという特徴があります。
連絡とは
連絡は総務やプロジェクトに関係する社外の人間など幅広い相手に対して情報を知らせることです。
情報の発信者は上司や部下といった立場に関係なく行なうという特徴があります。
相談とは
相談は進捗状況や取り組み方についてアドバイスを受けること。
相談をする相手は上司や先輩、同僚などに対して行われることが多いです。
報連相はなぜ重要？
報連相が重要とされる最大の理由はコミュニケーション不足が生まれ、さまざまなトラブルを引き起こしてしまうことが挙げられます。
例えばミスが発生した際に、部下が上司に長期に渡って相談や報告をしなかった場合を考えてみましょう。
このような場合は、早期に対処ができずミスによる問題の規模がどんどん大きくなってしまい、余計な対応コストがかかってしまいます。
またミーティングの連絡を怠って予定日に開催できず、再度日程調整を行う必要が生じるなどといった例も挙げられます。
このように報連相を行わないことは個人やチーム全体のパフォーマンスが低下し、業績に多大なる影響を及ぼしてしまうのです。
報連相をする際に注意すべき点とは？
個人のパフォーマンスのみならずチーム全体の業績にも大きな影響を及ぼす報連相。
業務を円滑に行うためには必須であることがお分かりいただけたと思います。
しかし、報連相も闇雲に行えば良いというわけではありません。
より効果的に行うためにいくつかのポイントがありますので、報告・連絡・相談それぞれに関してご説明します。
報告を行う際のポイント
相手の都合を確認する
先述したように報告は上司やプロジェクトリーダーなど職層が高い相手に行うものです。
そのような立場の人間は複数の業務対応に追われ、なかなか時間を取れないこともしばしば。
そのため相手の都合を確認し、しっかりと話を聞いてもらうようにしましょう。
ミスやアクシデントの場合はすぐに行なう
先ほどのポイントと矛盾するようですが、ミスやアクシデントの報告はすぐに行わなければなりません。
迅速な報告を行うことによって早期解決につながり、ミスやアクシデントによるコストが最小限の状態で解決につながるためです。
結論を先に伝えて内容は簡潔に
相手の都合を確認した上でも、報告に割くことができる時間があまりないということは往々にしてあります。
そのため、まず結論を先に話してそれから経緯や原因説明をするという流れで報告を行うようにしましょう。
結論から順序立てて説明することにより、話を理解してもらいやすくなります。
またミスやアクシデントの報告の場合、言い訳や個人的な感情をついつい挟んでしまう人が多いです。
しかし上司が報告の内容を理解する上でそれらは全く余計なこと。
伝えるべき事項を簡潔に述べるようにしましょう。
内容が複雑であれば文書で報告する
急いでいる場合や内容が簡単な場合は、口頭で顔を合わせて行なうのが最も伝わりやすいです。
しかし内容が複雑で報告を行うにあたってグラフや表が必要がであれば、一度まとめて文書で行うのが良いでしょう。
ただそのような場合にも、一度口頭で報告がある旨を伝えてから文書作成を行うようにするべきです。
迅速に連絡する
連絡は部署やプロジェクトに関連するさまざまな立場の人間に対して行うものです。
人によって事情もさまざまで、直前に連絡されても対応できないという人も多くいます。
そのため連絡をする際は、情報の受け手が早く対応に移れるようにできる限り迅速に行うようにしましょう。
また連絡は自分でおこなう方が良いです。
第三者を経由すると情報が遅れて伝わったり誤って伝わったりする可能性があるためです。
自分の憶測や客観は入れない
連絡の際には自分の憶測や客観など曖昧な情報を伝えてはいけません。
例えばミーティング開催の連絡であれば、日時や開催場所などを簡潔に伝えるようにしましょう。
曖昧な表現を使うと受け手によって理解が異なり、混乱を招いてしまいます。
関係者全員に伝える
もし連絡不足があると、連絡を受けた人と受けていない人の間でコミュニケーションの齟齬が生まれ、思わぬトラブルに発展する場合があります。
そのため連絡を行う際は関係者全員に伝えるようにしなければなりません。
あらかじめリストを作って連絡するようしましょう。
文書で伝える
伝える内容が簡単なものである場合は朝礼やミーティングなど口頭でも問題ありません。
しかし、伝える内容が多い場合や正確な情報を残しておきたい場合は文書で行うのが適切です。
すぐに行なう
自分の業務の進め方に疑問を持ったり、心配事を抱えたまま進めたりするとパフォーマンスが低下してしまいます。
また自己判断で進めると思わぬミスやトラブルが生まれる恐れもあるのです。
そのため、必要が生じればすぐに相談するようにしましょう。
相談事をあらかじめ整理する
困っている点や不安な点は自分でも漠然としている場合が多いです。
そのまま上司や先輩に相談すると情報がより漠然と伝わってしまい、適切なアドバイスを受けられなくなってしまいます。
上司や先輩が丁寧に相談に乗ってくれて、適切なアドバイスをするためにさまざまな情報を聞き出してくれることもあるでしょう。
しかし、このような場合にも必要以上の時間がかかってしまうのです。
そのため相談する前にはあらかじめ自分の中で情報を整理する必要があります。
以下の３点は最低限踏まえた上で相談すると良いでしょう。
・相談したい事柄がどのような現状か
・相談したい事柄のゴールは何か
・相談する前にどのようなアクションをとったか
これらを踏まえることによって、上司や先輩がどのようなアドバイスを与えるべきか判断しやすくなります。
自分の持っている情報は全て伝える
何か相談事がある際は、思うようにパフォーマンスが発揮できていない場合が多いです。
その結果、もし相談をしても上司やプロジェクトリーダーから期待される結果が残せていないという罪悪感から、自分の現状を誇大に報告してしまうケースが考えられます。
しかし、上司やプロジェクトリーダーは部下から得た情報をもとにアドバイスを与えます。
そのためもし罪悪感があっても、自分の現状や考えはそのまま全てを伝えるようにしなければなりません。
その結果、適切なアドバイスが受けることができ、パフォーマンスを最大化することが可能となるのです。
なぜ報連相を怠ってしまうのか？
これまで報連相の定義やそのポイントをご説明してきました。
しかし、このような定義やポイントを理解している人でも報連相を怠ってしまい、大きなトラブルへと発展するという例は後を絶ちません。
なぜ重要性やポイントを理解しているにも関わらず、報連相を怠ってしまうケースが頻発されるのでしょうか？
下記にその理由を解説します。
言う必要がないと自己判断をしてしまう
「これくらいのミスやアクシデントなら自分で解決できる」と自己判断をして、報連相を怠ってしまうケースです。
仕事に慣れた中堅社員に最もよく見られます。
しかし、どのようなミスやアクシデントであってもその最適な解決策を認識しているのは上司やプロジェクトリーダーであることに間違いはありません。
また報告することによって情報が共有され、別の社員が同じミスやアクシンデントを犯すことを防ぐこともできます。
そのためどれほど些細なミスやアクシデントであっても報告を怠ってはいけません。
タイミングを逃してしまい後伸ばしにしてしまう
上司やプロジェクトリーダーが忙しそうにしている姿を見て、なかなか声を書けられず報連相をあと伸ばしにしてしまうという例も多く見られます。
確かに忙しい中時間を取らせるのが心苦しく思うことはあるでしょう。
しかし、上司やプロジェクトリーダーにとって最も迷惑なことは報連相が行われないことによって、業務に支障をきたすことです。
もしなかなか時間が取れそうでなければ、メールや社内SNSで「お時間よろしいですか」など声かけを行うようにしましょう。
そのほかにも「自分の都合の悪いことは言いたくないと考えてしまう」「後でまとめて報告すれば良いと考えてそのままにしてしまう」といったことが報連相を怠ってしまう例として挙げられます。
いずれも共通するのは自己都合で報連相の必要性を判断していることです。
先述したように業務を円滑化するために報連相は欠かせません。
そのため、少しでも必要性を感じた際には必ず上司やプロジェクトリーダーに報連相をするようにしましょう。
まとめ
報連相はビジネスマンであれば誰もが知っているビジネスマナーです。
しかし、その認識が曖昧なまま業務を行ってしまっている人も多いのではないでしょうか。
今回ご紹介した報連相の重要性とそのポイント、怠ってしまう理由を認識して、日々の業務に役立てていただければ幸いです。