ビジネス文書メールの基本と正しい書き方。参考にしたい依頼・お礼・お詫び等の例文4パターン

お礼を伝えたい場合

メールでお礼を伝えたい場合のビジネス文書の例文です。お礼のメールは、自身の言葉で感謝の気持ちを伝えるためのものです。相手に送信するタイミングもとても大切ですので、遅くとも翌日中にはメールを送信しましょう。

お詫びをしたい場合

メールでお詫びをしたい場合のビジネス文書の例文です。お詫びのメールは、相手の怒りをしずめ、関係を回復するためのものです。問題に対して迅速に事実関係を調べ、落ち度がある場合は謝罪し、今後の対応を適切に回答しましょう。

依頼をしたい場合

メールで依頼をしたい場合のビジネス文書の例文です。依頼のメールは、依頼内容を了承してもらい、仕事を円滑に進めるためのものです。内容を明確かつ具体的に示しましょう。また、依頼する側の姿勢も大切です。「〜していただけないでしょうか」等の問いかけの言葉を使うなど、相手への気遣いや感謝を忘れてはいけません。

いただいたメールに返信をしたい場合

いただいたメールに返信をしたい場合のビジネス文書の例文です。ビジネスメールの返信は遅くとも翌日までにし、返信を求められていない場合も「確認しました」など返信することがマナーです。すぐに回答できない場合も、その旨を伝える返信が必要です。ビジネスメールにおいては、メールの履歴を件名で管理できるよう、基本的には件名を変えずに返信しましょう。また、少ない返信回数で完結できるよう、文章に工夫が必要です。

その他のシーンで使える例文

上述の例文の他にも、初めての相手にメールを送る場合や、断りのメールを送る場合の例文など、たくさんのメールの書き方が存在します。自身が必要な情報に応じて、すぐに活用できるビジネスメールの例文が記載された、おすすめのサイトを紹介します。

ビジネスメールの教科書(一般社団法人日本ビジネスメール協会)

メール例文.com(メール例文.com)

実践と同時に本で学ぶ

ビジネスメールは日々の実践でスピードも質も向上しますが、ビジネスメールを学ぶことができる本も、同時に参考にしましょう。相手の気持ちに沿った、相手の心を掴む文書を身につけるには、本を一冊読んでおくことが大切です。ビジネスメールを学ぶための、おすすめの本は、「イラッとされない ビジネスメール 正解 不正解」や、「考えすぎて書けない人のための1分間メール術」です。他にも良い本はたくさんありますので、ビジネスメールの向上に役立ててください。

ビジネスメールの基本を押さえて正しく送信しましょう

宛先の選び方、件名、署名についてなどのビジネスメールの基本から、正しい本文の書き方とマナー、すぐに使える例文など、ビジネスメールに活かせる情報を解説しました。メールは履歴が残ってしまうため、一旦送信してしまうと取り返しのつかないことにもなりえます。少しでもマナーを欠いた表現や、相手に誤解を与える表現を事前に防げるよう、ビジネスメールの知識を身につけ、正しくメールを送信できるようにしましょう。