情報共有の際に役立つサイトをご紹介します。社内だけでなく、社外の顧客等とやり取りする際にも便利な情報共有サイトは、業務の効率化に役立てられます。利用目的に応じた最適なサイトを選択して、情報共有サイトを仕事に活用しましょう。
情報共有の意義とメリットデメリット
情報共有とは、集めた情報を整理して、共有するまでの一連の流れのことを言います。当たり前に行っている情報共有かと思いますが、なぜ情報共有をするのか、その意義について正しく理解できているでしょうか。情報共有の意義に加えて、共有サイトを利用した際のメリットを理解して、社内で情報共有を行う際のサイト選びに役立てましょう。
情報共有の意義
情報共有とは、収集した情報を蓄積し、社内に共有して、仕事に活用することを言います。情報共有を行うと、業務のノウハウや知識を会社内で共有でき、業務を効率化できます。
また、情報はテキストファイルだけでなく、画像やスケジュール情報など多種多様です。仕事によって日常的に蓄積される情報を共有しておくことで、すぐに役立たなくても、将来的に役立てられる可能性があります。
情報共有を行なって、情報を財産にしていきましょう。
情報共有サイトを使うメリット
情報共有サイトを利用して情報共有を行うことで、収集した情報を整理・閲覧しやすくなるメリットがあります。
情報共有サイトでは、蓄積した情報をプロジェクトやチーム毎に管理でき、ユーザーを限定して情報を共有できます。蓄積した情報に対して、コメントやメモを付けて保存することや、チャット機能があれば、社員同士の意見交換の活発化にも繋がります。
さらに、サイトによっては、スケジュールやタスク情報をチーム全体で管理・共有でき、タスクやスケジュール漏れの防止に役立ちます。また、パソコンやスマートフォンといった、複数のデバイスからアクセスできるサイトを利用すると、不測の事態が発生した場合にも素早く対応できます。
情報共有サイトを使うデメリット
情報共有サイトを使用することで、会社の生産性が向上する一方で、社員同士の対面でのコミュニケーションが希薄になるデメリットがあります。社内の会話が減ると、新たなアイデアを発掘する機会を損失する可能性があります。また、サイトからの通知によって、業務に支障が出る可能性があります。サイトの利用には、料金がかかるケースもあるため、業務の効率化に役立つかどうかをきちんと判断して利用を決定しましょう。
情報共有サイトの選び方とは
情報共有サイトを選ぶ際には、サイトの利用目的に応じたサイトを選択することが大切です。情報共有サイトを利用して、業務の手間が増えたり、人数制限によって利用できない社員が出てしまったりしては、サイトを利用する意味がありません。また、生産性を向上させるためのサイトを利用するコストによって、事業に影響が出てしまわないようにすることが大切です。
パソコン以外に、スマートフォン・タブレットといった複数のデバイスから利用できるかどうか、利用可能な人数や共有可能なファイルサイズの上限、利用料を確認した上で、利用を判断しましょう。
目的別情報共有サイト
ここからは、具体的な情報共有サイトをご紹介します。情報共有サイトを利用する目的別に、おすすめサイトを紹介しますので、利用目的から利用料や登録可能人数等の情報を確認して、最適なサイトを選びましょう。なお、以降で紹介する料金に関しては、2019年4月現在のものです。
マニュアルなどドキュメントを作成・共有したい方
まずは、サイト上でドキュメントの作成から共有までを行いたい方におすすめの、5種類のサイトをご紹介します。仕事の際には、ドキュメントを作成して、社内で共有する場面が少なくなく、1ツールで作成から共有までを完了できることで、手間を減らせます。情報共有サイトを利用して、仕事を効率化しましょう。
flouu
情報共有ツールflouu（フロー）は、複数人で文書を同時にリアルタイム編集する機能や、文書を書きながらチャット、コメントができる機能があり、情報共有のベースになる記事・ドキュメントを効率的に作成することが可能です。文書をゼロから作成せずとも済むように、目的別のテンプレートも充実しています。
また、個々の記事・ドキュメントには様々なラベルがつけられるため、蓄積された情報を簡単に探し、活用することができます。
加えて文書のバージョン（版）の記録やバージョン間の差分の確認機能も充実しているため、これまでに文書がどのような修正が加えられてきたのかが一目でわかります。
Qitta:Team
ドキュメントの共有・管理と、コメント機能が搭載されている情報共有サイトです。Qitta:Teamでは、用意されたフォーマットをもとに、綺麗なドキュメントを作成できます。Markdownと言われる文章記法を利用でき、通常テキストを記載するだけで読みやすいドキュメント作成が可能です。
3人のメンバーを登録できる月額1,490円のプランなど、全部で4種類のプランがあり、18人以上で利用する際には、1人当たり月額700円で利用できます。
gamba
日報共有アプリです。10,000社以上の導入実績があり、パソコンやスマートフォン、タブレットからアクセスして日報を提出できます。日報に対していいねやコメント、足跡機能があり、SNSのような感覚で利用できます。Googleカレンダーと連携して、簡単に日報を作成でき、売上や契約件数などの数字達成率をグラフで確認できます。
1人980円から利用でき、グループ作成数に制限がありません。まずは15日間の無料トライアルを試してみましょう。
DocBase
Markdown記法に対応した、ドキュメント作成が可能なサイトです。特定のメンバーでグループを作成し、作成したドキュメントをメールやSlack、Chatworkなどと連携して簡単に共有できます。グループやタグ、メンバーから簡単にドキュメントを検索でき、複数のメモをまとめて管理できます。
月額900円から利用でき、グッジョブ機能を利用して簡単にリアクションできます。2段階認証によるアクセスで、安全に利用できます。
Google Drive
Googleアカウントを作成するだけで、写真や文章、デザイン、描画、音楽、動画など、さまざまなデータを保存して、特定のユーザー同士で共有できます。15GBまでであれば無料で利用でき、ドキュメントに対する閲覧・コメント・編集権限を自由に設定できます。
ドキュメントの編集履歴を確認できるため、過去の情報が分かって便利です。
社内掲示板として情報を共有したい方
社内掲示板として、情報共有サイトを利用したい場合に便利なサイトをご紹介します。社内の情報共有の活発化に役立つものばかりですので、比較してみましょう。
Workplace by Facebook
Facebookが提供している、ビジネス向けSNSサイトです。チャットや音声通話、ビデオ通話ができ、コミュニケーションツールとして役立ちます。会社のタイムラインやグループ内に、作成したドキュメントを投稿して情報を共有できます。また、イベント機能で、指定したメンバーやグループに、スケジュールを通知できます。
アラート機能付きの、チャットボットを活用したタスク管理も可能です。OneDriveや Googleドライブといった他社サイトと連携でき、無料もしくは1ユーザー当たり月額3ドルの有料プランを選択して利用できます。
LineWorks
コミュニケーションツール、「LINE」のビジネス版です。掲示板やカレンダー、アンケート機能などが搭載されています。掲示板では自身の投稿に対する既読を確認でき、掲示板ごとに閲覧・編集権限を設定できて非常に便利です。
カレンダー機能を利用した、スケジュールの共有も可能で、スケジュール管理を効率化できます。無料で利用できますが、月額500円からの有料プランを利用することで、オンラインストレージでの情報共有やメール機能の利用が可能になります。
Kibela
ドキュメント作成が可能な、情報共有サイトです。Kibelaでは、テンプレートに基づいた、Markdown対応のドキュメント作成や、グループ毎の情報共有が可能です。ドキュメントは、個人しか編集できない「Blog形式」と、チーム全体で共同編集する「Wiki形式」を選択して作成できます。
作成したドキュメントをピン留めして分かりやすくしたり、アーカイブ機能を利用して重要情報を再共有したりできます。しかし、スマートフォンアプリに非対応で、パソコンからしか利用できないデメリットがあります。
iQube
10名まで無料で利用できる、クラウド型グループウェアです。iQubeでは、グループごとの情報共有が可能で、ドキュメントにコメントして、ノウハウや知識を蓄積できます。ToDoリストとカレンダー機能を連携させて、スケジュール管理を簡単に行えて便利です。30MBまでのストレージであれば、無料で利用できます。
社員のタスクを管理・共有したい方
次に、タスク漏れを防ぐために、社員のタスク管理や共有を行えるサイトをご紹介します。