資料作成は多くの場合一人で完結せず、共同で資料作成する同僚や上司、クライアントと様々な議論を経て完成するものです。その中でも特に資料を完成させるために重要な資料のレビューについて、短時間で効果的なレビューを実現するために必要なポイントを、「レビュー前の準備」「レビュー中」「レビュー後」に分けてご紹介します。
レビュー前
効率的な資料レビューは、レビュー前の準備こそが重要です。レビューに望むにあたり、レビュー対象者が事前にインプットが得られるように工夫しましょう。
事前にレビューしてほしい資料を送付する
当日にいきなり資料を見せると、そもそもその資料の内容を理解するために相当の時間を要してしまいます。可能な限り事前にレビュー対象の資料を送るのがよいでしょう。資料をレビューする側としては、完成版でなくても、未完成の箇所を伝えた上て未完成版を送られた方が、当日いきなり資料を見せられるよりもフィードバックの準備ができるものです。ただしレビュー直前に送付すると確認する時間が取れないため、余裕を持って送付することが重要です。
事前に資料を送付すると、打合せをする前にフィードバックが来たり、根本的な認識違いが指摘されたり、打合せの時間を取る前に修正のインプットを得られることもあります。これにより、無駄な打合せの時間を削減することができます。
打ち合わせの前にフィードバックしてほしいことを整理しておく
何も指針になるものがなくレビューの打合せを行うとレビューをする人は自分の関心の箇所を中心にフィードバックをしてしまい、資料の網羅的な確認につながらないことがあります。優秀な方は打合せの際に資料を見ただけで論点を見極め網羅的に指摘をするかもしれませんが、基本的には最も資料に対して考えている資料作成者自身がレビューポイントを整理し、網羅的に確認してもらうようにディレクションするのがよいと思います。
資料上にレビューポイントを記載しておく
資料を送るだけだと資料をレビューする側は具体的にどのようなことをフィードバックとして期待しているのがわかりません。フィードバックをする人は往々にして時間がない方が多いので、事前に資料を送付する際にあらかじめ資料上にレビューポイントを記載しておくのがよいでしょう。そうすれば資料を確認しながら、資料作成者がどのようなフィードバックを期待しているのか理解しながら読み進めることができます。
メールやチャットツールでレビューポイントの要約を記載しておくと、さらに親切です。
レビュー中
レビューの時間は資料作成者の議論誘導のスキルが発揮される重要な時間です。この時間をいかに資料作成者自身がコントロールするかにより、資料完成のスピードが大きく変わってきます。
ホワイトボード・ディスプレイがある会議室で行う
資料レビューを行う上でホワイトボード、ディスプレイ・プロジェクターは必須と言っても過言ではないでしょう。
資料のイメージを具体的に議論し、決まったことをその場で共有するためにこの２つをフル活用しましょう。
打合せの最初にレビューポイントを伝えておく
レビュー前に資料を送り、レビューポイントも伝えた状態であっても、改めて打合せの最初にレビューポイントを伝えておくのがよいでしょう。それにより、フィードバックをする側が資料と関係ない話題で盛り上がることを防ぐことができます。また、前回の打合せから引き続いての打合せの場合は前回の指摘内容を確認しておくことでレビュー者の頭を整理することができます。
修正のイメージを具体的に合わせる
資料に対してフィードバックがあった場合はその場でできるだけ修正のイメージを合わせることが重要です。
打合せはホワイトボードがある部屋で行い、ホワイトボードに修正のスライドのイメージを書きながら目線合わせを行うことで、修正後の資料が再修正になることを防げます。
修正のイメージを合わせるにあたっては、「どうすればいいですか？」と上司に意見を委ねるのではなく、資料作成者自身が考える修正イメージを伝え、見解をもらいながら議論を深めていく形にするのがよいでしょう。自身の考えが起点になることで具体的な修正イメージを見失わずにすみます。相手が言ったことはその場では理解したつもりでもいざ修正をする時になると結局理解をできていなかった、ということが往々にしてあります。
打合せをしながら決定内容をディスプレイ上に投影する
レビューの中で決まったことについては後から整理して送るのではなく、全員がいる打合せの場で明確にしましょう。多くの会社では会議室にディスプレイやプロジェクターがあるかと思いますので、メモ帳でも資料上でもいいので、決まったことを打合せの場で言語化し、投影することにより参加者全員の認識を揃えることができます。
最後にフィードバック箇所を確認する
レビューの最後に、具体的にどのようなフィードバックを受け取ったか言葉にすることで認識のズレを防ぐことができます。ディスプレイに打合せメモをとっているのであれば、それを見ながら確認してもいいかもしれません。改めて確認するのは手間かもしれませんが、後から「こういうつもりで言ったわけではなかった」ということが起こらないように、行っておくのが無難です。
次のレビュータイミングを決める
レビューをする方の時間を確実に確保するために、打合せの最後に次のレビュータイミングを決めておくと、後から日程調整の手間が省けますし、上司からしても修正版がいつ頃提出されるのかわかるので、資料提出タイミングについていちいち確認しなくても済みます。
ただし、その場でレビュータイミングを決めるには資料作成者の中で指摘箇所を反映させるためにどの程度の時間がかかるのかすぐに見積もれる必要があります。修正が間に合うか不安な場合は余裕を持った日程組みをするとよいでしょう。その日程に対して上司から「遅い」と指摘が入れば、上司が期待している提出タイミングも把握することができます。
事前に資料を読んでもらいたい旨も伝えておき、事前に資料を送付するタイミングを次回レビューのタイミングと共に伝えておくとより効果的です。
レビュー後
当日中にフィードバック内容を送る
打合せの場でもフィードバック内容について確認したかと思いますが、当日中に記録に残る形でフィードバック内容を送るようにしましょう。打合せの際にメモをとっていれば、その内容を簡単に整える程度でも十分かと思います。これは打合せの内容の認識合わせだけでなく、資料作成者自身がフィードバック内容の通りに修正したということを伝えるための証跡にもなります。
まとめ：漫然としたレビューにしないために
日々行われるレビューは、気を抜くとすぐに緩慢で実りの少ないものになってしまいがちです。それは結果として再レビューを繰り返すという非効率を招きかねません。少ないレビューで資料を完成に導くためにレビュー前からレビュー後に至るまで、上記のポイントを意識しながら臨んでみてください。