情報化社会の現代において、情報共有の重要性はますます高まっています。
誰が見ても分かるように情報を管理して共有する。
そして、その情報を元に戦略を練っていくという流れは今ではスタンダードなものです。
そこで、大切になってくるのが情報管理ツールの存在。どのようなツールを使うのかによって、その後が大きく変わってくるので、導入する前にはしっかりと比較検討することが求められます。
情報管理ツールを選ぶポイントとは
まずは情報管理ツールを選ぶポイントについて知ることから始めましょう。
どんな情報を管理したいのか明確にする
情報管理の方法やツールを決める時に大切になってくるのが、どんな情報を管理するのか？という点にあります。
例えば、CRMとSFAといったようなものです。
CRMとは、顧客関係管理と訳すことができます。つまり、顧客情報や顧客との関係を管理するシステム。
SFAとは、予算管理やプロジェクト管理、営業活動を管理するシステムです。
最近は、CRMとSFAをひとまとめにして考えることが多くなっていますが、機能面で見ると二つには大きな違いがあります。
営業面の情報を管理するのがSFA。顧客情報を管理するのがCRM。
どのような情報を管理していくのかを明確にすることで、適切な管理方法やツールを見つけることができるのです。
クラウド型？インストール型？
クラウドシステムの発達によって、多くのソフトがクラウド上で使えるようになりました。
それは、情報管理ツールの分野でも同じ。
そこで、悩みになるのがクラウド型を使うのか？インストール型を使うのか？という点です。
どちらのタイプを導入するのかを決めるためにも、まずはそれぞれの特徴を知っておく必要があります。
クラウド型の特徴
クラウド型の特徴は、ネットにつながるデバイスがあれば、基本的にどこにいてもアクセスできる点にあります。
また、パソコンにソフトをインストールする必要がなく、アカウントを作成してログインすると、その瞬間から使えるというのが大きな特徴となっています。
ソフトは、常にバージョンアップをしていて、常に最新の状態で使えるという利点も大きなメリットです。
セキュリティ面に不安を感じる人もいるようですが、セキュリティも常にバージョンアップしているので、必要以上の心配はいりません。
しかし、サービスがいつ終了するのか？という問題を抱えているのは事実です。
ソフトに依存し過ぎると、万が一の時に困るので、その点の対策が必要になってきます。
インストール型の特徴
ソフトを購入して、パソコンにインストールして使うのがインストール型のソフト。
特徴としては、オフラインでも操作が可能という点にあります。
ソフトにもよりますが、比較的安く販売されているものが多く、小規模な会社であれば問題なく機能するので、中小企業の中には、インストール型のソフトを使っているというところも多いようです。
しかし、インストールしているパソコンでなければ使用できないということもあり、利便性を考えた時には、クラウド型に劣ってしまいます。
使いやすさはどうか？
ソフトの導入を検討する時に気になるのが、使いやすさです。
何を管理するのかを明確にすることによって、どのようなソフトを導入するのかをある程度絞ることができます。
そこで、次の段階が候補となるソフトの比較検討です。
一度、導入したソフトはしばらくの間は使うことになるので、操作性が悪いソフトは避けなければいけません。
ソフトを使って、どのようなことをするのかという部分をイメージしながら、操作説明を確認していく必要があります。
セキュリティに問題はないか
ソフト導入の前に確認しておかなければいけないのが、セキュリティに問題がないか？という点。
どのようなセキュリティ対策がなされているのかを確認しておく必要があります。
過去にセキュリティの問題を起こしていないか？ということも確認しておきましょう。
利用可能ユーザー数と料金は適切か
ソフト導入前には、利用可能ユーザー数と料金についても調べておかなければいけません。
クラウド型ソフトの多くは、利用ユーザー数によって料金が変わってきます。
例えば、5人までの利用であれば月額○○円。6人から10人までの利用であれば月額○○円といったようなものです。
クラウドソフトは、毎月のランニングコストがかかります。料金が適切かどうかの確認は忘れないようにしましょう。
また、ソフトによっては利用できるユーザー数に限りがある場合もあるので、利用すべき人数が上限に達していないのか？という部分も重要になってきます。
目的別のおすすめ情報管理ツール21選
ここまで、ツールを選ぶ前に知っておくべきことと、ツールの選び方について紹介してきました。
では、実際に情報を管理するためのツールにはどのような物があるのでしょうか？
以下、目的別に分けておすすめツールを紹介していきます。
タスク・スケジュール管理ができるツール
チームでプロジェクトを進めていく時に大切になってくる情報が、タスクとスケジュールです。
ここでは、無料でプロジェクトやリソースを管理することができるツールを紹介していきます。
Jooto
Jootoはクラウド型のタスク・プロジェクト管理ツールです。条件はありますが、基本的に無料で使用できます。
複数のプロジェクト管理の手間を大幅に削減することができるのが大きな魅力です。
Jooto
Redmine
Redmineもクラウド型の無料で使用できるプロジェクト管理ツールです。
世界的な認知度を誇っているだけあって、多彩な機能が搭載されています。
海外のツールということもあり、使いこなすためにはある程度の英語力が求められます。
Redmine
Trello
Trelloは、クラウド型の無料で使えるプロジェクト管理ツールで、管理機能に特化しているという特徴があります。
有料バージョンを使うと、自社の使用に合わせたカスタマイズが可能です。
Trello
Backlog
Backlogも無料で使えるクラウド型のプロジェクト管理ツール。
特徴の一つが、タスク管理に特化しているという部分。
10ユーザーまでなら無料で使うことができるので、気軽に試すことができます。
Backlog
情報の管理と整理ができるツール
情報の管理と同じぐらい大切になってくるのが、情報の整理です。ここでは、情報の管理だけでなく、情報の整理もできるツールを紹介していきます。