資料作成に追われて残業が続く・・・本来の業務に時間をかけられない・・・そんな悩みを抱えているビジネスパーソンの方は少なくないはずです。
資料作成の効率の悪さは小さな非効率の積み重ねにより起こっており、小さな非効率を解消するテクニックを少しづつ学ぶことで圧倒的な資料作成効率を実現することができます。
ここでは、作業効率化の大きなポイントの一つである「キーボードショートカット」について、WORK-BOOK編集長の内田が長年のコンサルティング経験で使ってきたものを厳選してご紹介します。
文字の操作編
[Ctrl] + [B] 太文字
選択した文字を太くします。BはBoldのBと覚えるとよいでしょう。
[Ctrl] + [U] 下線
選択した文字に下線を引きます。UはUnderlineのUと覚えるとよいでしょう。
[Ctrl] + [+] / [Ctrl] + [Shift] + [+] 下付き文字／上付き文字
注釈をつける時によく使う上付き文字／下付き文字にします。
[Ctrl] + [Shift] + [<] / [Ctrl] + [Shift] + [>] フォントサイズを小さく／大きく
フォントサイズを変更する際には毎回フォントサイズのプルダウンを使わずとも、こちらのショートカットを1回押すと少しづつフォントサイズを変えることができます。筆者は多様しています。
オブジェクトの操作編
[Ctrl] + [C] コピー
選択したオブジェクトをコピーします。CopyのCと覚えるとよいでしょう。
[Ctrl] + [X] カット
選択したオブジェクトをカット（切り取り）します。
筆者はコピーのショートカットの隣に切り取りのショートカットがあると覚えました。
[Ctrl] + [V] 貼り付け
コピー・カットしたオブジェクトを貼り付けます。
コピー・切り取り・貼り付けのショートカットの位置は隣り合っているので、まとめて覚えるとよいかと思います。
[Ctrl] + [Shift] + [V] 書式のみ貼り付け
あるオブジェクトの書式を選択した他のオブジェクトに反映させることができます。コピーしたオブジェクトの色やオブジェクトに記載されている文字のフォント（サイズ、色含む）を選択したオブジェクトに反映させます。図形の形は反映されません。
[Ctrl] + [D] オブジェクトの複製
選択したオブジェクトと全く同じオブジェクト（オブジェクト内に記載されている文字含む）をそのまま複製することができます。
[Ctrl] + [A] 全てのオブジェクトを選択
全てのオブジェクトを選択して位置の移動をしたい時などは、Ctrl + Aを押すと全てのオブジェクトを一斉に選択できるので便利です。
[Ctrl] + [G] / [Ctrl] + [Shift] + [G] 選択した複数のオブジェクトのグループ化／グループ化解除
複数のオブジェクトの位置関係を変えずに一つのまとまりにしたい時に「グループ化」が役にたちます。グループ化をすることで、複数のオブジェクトの集合を一つのオブジェクトにすることができます。グループ化したい複数のオブジェクトを選択してCtrl + Gを押すとグループ化されます。グループ化を解除したい場合はCtrl + shift + Gでできます。グループ化もコピーやカット等と同様右クリックで表示されるメニューからもできますが、ショートカットを覚えておくと便利です。
[F2] テキスト入力モード
選択したオブジェクトをテキスト入力モードにします。オブジェクトに文字を差し込む際に多用するショートカットです。
[F4] 直前の操作を繰り返す
F4を押すと直前の操作を簡単に繰り返すことができます。例えば前述の[Ctrl]+[Shift]+[V]で書式を貼り付けた場合、直後にF4を押すと同じように書式の貼り付けをすることができます。慣れると非常に便利なショートカットです。
オブジェクトを選択し、[Shift]を押しながら移動 近くの他オブジェクトを起点とした垂直・水平移動
選択した移動対象のオブジェクトの近くにあるオブジェクトを自動的に認識し、そのオブジェクトに対して水平・垂直移動ができます。垂直・水平移動しかできないため、近くのオブジェクトとの位置が揃った状態でオブジェクトの位置を変えることができます。実際に操作してみるとイメージが湧くかと思います。
オブジェクトを選択し、[Ctrl]を押しながら移動 移動させた場所にオブジェクトを複製
選択した移動対象のオブジェクトを移動先に複製します。前述の[Shift]を押しながらの移動と組み合わせる（[Ctrl]+[Shift]を押しながら移動）ことにより、近くのオブジェクトの水平位置・垂直位置にオブジェクトを複製することができます。似たような要素を並べる際に多用するショートカットです。