メール・ビジネスチャット・報告書など、ビジネスパーソンのコミュニケーションの際には、文章を書くスキルが必要不可欠です。一方で、書くことに慣れていない若手社員の方は、上司や先輩に文章の書き方を指摘された経験があるのではないでしょうか。そこで、こちらの記事では、正しい文章を書くための基本ルールとコツをご紹介します。正しい方法を理解し、わかりやすい文章のスキルを身につけましょう。
正しくわかりやすい文章とは
書き方を学ぶ前に、正しい文章の定義を明確にしましょう。正しくわかりやすい文章とは、起承転結が明確であること、そして小学生でも理解できる書き方であることです。
まず、起承転結が明確であると、ストーリー性のある文章になります。「起」で読み手を惹きつけ、「承」は「起」について深掘りします。「転」では、最大の山場で読み手の注目を集め、そして「結」で締めくくります。
ただし、ビジネス文書や論文の場合は、起承転結の流れに該当しないことがあります。ビジネス文書や論文は内容を正確かつ効率的に伝えることが重要であり、冒頭で結論を述べる必要があるからです。
次に、小学生でもわかる書き方であると、内容を理解しやすくなります。過剰に難しい言葉を使うと、読み手は言葉を理解することに注力し、文章を読み進めることができません。
わかりやすく伝わりやすい正しい文章の書き方
正しくわかりやすい文章の定義をおさえたところで、ここからはその書き方をご紹介します。正しい文章の書き方は、以下の4点です。
- 伝える目的を明確にする
- 主張の根拠となる情報を集める
- 伝えたいことを伝えるための文章構成をつくる
- 伝えたい相手になりきって小学生でもわかる形で執筆する
では、それぞれのポイントを詳しくご紹介します。
1.伝える目的を明確にする
ポイントの1点目は、伝える目的を明確にすることです。目的を明確にすることで、目的に沿った伝えるべき情報と文章の構成が決定できます。その結果、読み手にとってわかりやすい文章になります。
例えば、報告書であれば、伝えるべき情報は結果や結果に対する考察です。そして、忙しいビジネスパーソンが迅速に内容を理解できるように、冒頭で結論を書く構成にする必要があります。
2.主張の根拠となる情報を集める
ポイントの2点目は、主張の根拠となる情報を集めることです。根拠がないと、説得力のない文章になってしまいます。上述の企画書の場合、上司を納得させるために、過去の実績や調査を提示することで、説得力のある文章にすることができます。
ただし、根拠となる情報と意見を混同しないように注意しましょう。意見は書き手の主観であり、意見を根拠にしても、読み手が納得する文章になりません。
3.伝えたいことを伝えるための文章構成をつくる
ポイントの3点目は、文章の構成をつくることです。文章の構成をつくってから執筆することで、読み手に伝わりやすい文章が書きやすくなります。上述のように、文章の書き方の基本構成である起承転結を意識すると、読み手はつまずくことなく読み進めます。
ただし、ビジネス文書の場合は、事柄を簡潔に伝える必要があるため、三段構成が最適です。なぜなら、ビジネス文書の役割とは、情報を正確かつ簡潔に伝達することだからです。忙しいビジネスパーソンは、情報をいち早く把握する必要があり、最後まで読み進めないと結論がわからない起承転結はビジネス文書や論文に最適とは言えません。
4.伝えたい相手になりきって小学生でもわかる形で執筆する
ポイントの4点目は、伝えたい相手になりきって小学生でもわかる形で執筆することです。上述のように、難しい言葉は読み手に余計な負担をかけてしまいます。
また、最近では、「ダイバーシティー」や「キャッチアップ」など、読み手が理解に苦しむ可能性があるカタカナ語を使用する方も多く見られます。特にビジネスパーソンの方に多く見られますが、これも読み手によっては、内容の理解の妨げになります。読み手の負担となるような言葉やカタカナ語はできるだけ使用しないようにしましょう。
文章力を上げるためには？
わかりやすい文章を書くためには、実際に文章を作成し、練習する必要があります。文章力を上げるための書き方を例文を交えてご紹介します。