情報共有ツールを導入し、負担を減らす
仕組み化の方法1点目は、情報共有ツールの導入です。情報共有ツールを導入することで、情報共有が効率的に行える環境が整います。
なお、情報共有ツールには、さまざまな種類があり、それぞれ特徴が異なります。情報共有ツールを選ぶ際は、以下のポイントを意識しましょう。
・利用目的に応じた機能の掲載可否
・複数のデバイスからの利用可否
・共有可能なファイルサイズの上限
・利用可能な人数
・利用料金
特に重要なのは、各情報共有ツールの機能です。
例えば、flouu（フロー）という情報共有ツールはチームでの文書・記事作成と、その活用に特化しているため、様々な機能があります。複数人でのリアルタイムでの同時編集は情報共有するベースとなる文書の草案作成をスピーディに行うことができ、充実したチャット機能では共有する文書対して文書と同じ画面上でフィードバックをすることができます。また、文書を作成したりコメントしたりすると自動的にslackやchatworkといったコミュニケーションサービスに通知が行くため、リアルタイムに情報が共有したことを把握することができます。
このように、情報共有ツールによって特化した機能が異なります。資料を共有したいのか、タスクを共有したいのかを明確にし、その課題を解決できる機能が搭載された情報共有ツールを選ぶことが大切です。
また、情報共有ツールによってアプリの有無や利用料金も異なるため、選ぶ際には注意が必要です。
ルールを明確にする
仕組み化の方法2点目は、ルールを明確にすることです。「情報共有をしろ」と言っても、ルールが社員に浸透していない状態では、情報共有は進みません。情報共有のルールを明確にし、社員の誰もが知っている状態にしましょう。
情報共有のルール作りのポイントは、方法、タイミング、内容の3点です。いつ、どのように、何を共有するかが明確であると、情報共有がしやすい環境になります。
方法
情報共有の方法には、口頭やメール、情報共有ツールなどさまざまあり、それぞれ以下の特徴があります。
・口頭：その場ですぐに共有できるが、あとで内容を確認することが難しい
・メール：あとで内容を振り返ることができるが、共有の際に手間がかかる
・情報共有ツール：共有を簡単にできるが、対人コミュニケーションが希薄になりやすい
ルールを決める場合は、複数の方法を使い分けることをおすすめします。例えば、緊急性の高い情報は口頭で行い、内容を確認したい情報はメールで行うなどしましょう。
タイミング
情報共有のタイミングを決めることも大切です。特に、進捗の遅れやトラブルの報告は、情報共有することに抵抗があり、報告が遅れがちになります。トラブルや緊急性の高い情報に関しては、発覚したタイミングですぐに共有するルールを作りましょう。
内容
情報共有すべき内容を決める際は、以下の4項目をおさえましょう。
・仕事の目的や目標：業務を進める方向（ゴール）を認識する
・ノウハウ：会社全体のスキルの底上げを行う
・タスク・スケジュール：遅れなど進捗度合いをいち早く把握する
・仕事の結果・問題：成果やトラブルを他の業務に活かす
これら4項目の内容をおさえ、情報共有不足を改善しましょう。
社員に情報共有の重要性を認識してもらう
仕組み化の方法3点目は、情報共有の重要性を社員に認識してもらうことです。情報共有をする社員の意識が変わらなければ、環境やルールが整っても機能しません。
具体的な方法としては、情報共有の優先順位が低く、報告が後回しになる社員に対しては、情報共有のメリットを提示しましょう。「◯◯のデータを共有することで、△△の効率が上がる」と具体的に提示することで、情報共有のメリットを具体的にイメージしやすくなり、行動を促しやすくなります。
また、なかなか情報共有を行わない社員には、情報共有の場を設け、強制的に情報共有する環境を作ることも手段として挙げられます。
情報共有する際の注意点
情報共有を浸透させるためには、仕組み化が必要であると解説しました。ただし、仕組み化を進める上でいくつか注意しなければならないことがあります。
目的を持って情報共有ツールを利用する
情報共有ツールを導入する場合は、目的意識を持って情報共有ツールを利用しましょう。目的意識とは、解決したい課題です。例えば、コミュニケーションを効率的に進めたいから情報共有ツールを導入するなどです。
ここでの注意点は、情報共有ツールを使うことが目的になってはいけないことです。情報共有ツールは、情報共有にかかる負担を軽減しますが、むやみに利用することで不要な情報までも出回ってしまう恐れがあります。
情報共有ツールを導入する際は、ツールを利用することが目的でなく、解決したい課題を意識して利用するようにしましょう。
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ルールは柔軟に変更する
情報共有で決定したルールは、柔軟に変更しましょう。仕組み化するうえで、ルールを明確にすることは大切です。
しかし、厳格過ぎるルールでは情報共有が機能しなくなる可能性があります。例えば、忙しい部門に対しても、細かな情報共有を求めてしまっては、情報共有に手間がかかってしまいます。
ルールを決定する場合は、全社を通して大まかなルールを設け、部門や社員に応じてルールを柔軟に変更しましょう。
メンバー全員の意識を高める
社員の認識を改善する際は、一部のメンバーだけでなく、メンバー全員の認識を高めましょう。上司に対して情報共有の重要性を提示しても、部下が理解していなければ、トラブルや進捗の遅れの報告を隠す可能性があります。
社員に情報共有の重要性を認識してもらうために、定期的にメンバー全員を集め、情報共有の重要性を認識してもらい、メンバー全員で取り組む環境を整えましょう。
情報共有の目的を理解し、意義のある共有をしましょう
情報共有の目的、方法、そして注意点についてご紹介しました。情報共有は、情報を収集、整理、共有の流れで行います。
ただし、情報を共有して完了ではなく、ナレッジの共有や業務の生産性の向上など、共有した情報が活用されてこそ意味があります。
情報共有は、属人化させるのではなく、仕組み化することでより効果を発揮します。環境を整え、ルールを明確にし、社員の意識を高めることで、情報共有を浸透させることができます。現在、情報共有がうまくいっていない場合は、まず原因を解明し、仕組み化に必要な対策を立てましょう。