flouu（フロー）
flouu（フロー）はクラウド上で文書管理できるツールです。
テキストや画像などの情報を、ドキュメント形式で保存することができます。
作成した文書はフォルダで管理することができます。さらに文書の隣ではコミュニケーションができ、全ての会話をflouuに集約することができます。 修正に関連する作業はタスクとして管理もできます。
ドキュメントの検索性を高めるため、ドキュメントの検索やラベル付けが行えるため、情報整理をしやすい設計になっています。
特に整理した情報をチームで共有することが多い場合におすすめのツールです。
Evernote
世界で2億人以上に利用されている情報整理ツールです。Evernoteでは、ノートのように情報を蓄積できる特徴があります。スマートフォンのカメラで紙文書や名刺、手書きメモ、スケッチなどをデジタル化したり、音声ファイルを保存しておけます。保存した情報は、キーワードから検索可能で、情報をすぐに取り出せて便利です。
タスクをリスト管理できて、リマインダー機能を利用して通知を受け取ることも可能です。仕事上の様々な場面で活用可能な便利機能が多数搭載されている便利な情報整理ツールです。また、Webクリッパーと言われる機能を利用して、WebサイトをEvernote上に保存できます。
パソコンだけでなく、スマートフォンアプリやApple Watchからもアクセス可能なため、いつでも情報を確認したい方に最適なツールです。最大で2デバイスまで無料で同期可能ですが、会社や部署等のチームで利用する場合には有料プランがおすすめです。
Scrapbox
テキストファイルを、Webブラウザ上で編集可能な情報整理ツールです。Scrapboxでは、テキストファイルのみしか記録できませんが、指定したキーワードにURLリンクを埋め込んだり、画像やPDFのURLを貼付して、ファイル上に表示したりできます。
Slackと連携して簡単に情報を共有でき、チャット通知機能を利用して、情報の更新情報を受け取れる特徴があります。複数人でグループを作成して、グループ内の情報の変更履歴を一目で確認可能できるなど、情報を簡単に共有・管理可能です。
Scrapbox内で管理している情報は、キーワードを入力して検索でき、簡単に情報を探し出せます。また、Webブラウザに接続可能なデバイスであれば利用可能で、iOSとAndroid版のアプリからもアクセスできます。
最大300ページまで無料で利用できますが、30人以上で利用する場合には、有料プランを選択することがおすすめです。大量のテキストファイルを整理したい場合には、Scrapboxが最適です。
情報整理ツールの活用方法
情報整理に便利なツールの活用方法を説明します。情報整理ツール導入後の、どのような場面でツールを活用可能かを確認して、ツールを業務の効率化に最大限活用しましょう。
チェックリスト
情報整理ツールは、チェックリストとして活用可能です。情報整理ツールによっては、情報のリスト管理が可能なものがあります。
例えば、プロジェクトにおけるタスクをリスト管理して、完了したものにチェックを付けられることで、行うべきタスクが明確になります。プロジェクトチーム全体でのタスク管理も可能で、タスク漏れ防止に役立ちます。
予約情報管理
予約情報等の管理に、情報整理ツールを活用することもできます。
旅行や飲食店、ライブ等の予約をオンライン上で行って、予約時の確認メールを探すのに手間や時間がかかったことはありませんか？ オンライン予約機能を利用すると、番号で予約管理が行われるため、会場に到着してから番号が必要だったり、突然予約番号が必要になるケースが少なくありません。
このような場合に、情報整理ツールを利用して、メールを「予約情報」等のフォルダに入れて管理しておくことで、番号が必要になった場合にすぐに探し出せます。
名刺管理
情報整理ツールは、名刺管理に役立ちます。ツールによっては、スマートフォンのカメラを利用して、名刺をスキャンし、デジタル化して管理できます。
例えば、Evernoteでは、名刺スキャン機能を活用して「連絡先ノート」という形式で名刺情報を保存可能です。スキャンした名刺内の情報が自動的に文字化されるため、情報入力の手間を省けます。
大量の名刺情報の中からキーワードを入力して検索でき、大量の名刺情報の中から必要な情報を簡単に探し出せます。また、スマートフォンから検索して、そのまま電話をかけることもできて非常に便利です。
グルメ情報やレシピ情報
情報整理ツールでは、グルメ情報やレシピ情報を管理する際にも活用できます。ツールでは、Webサイトや紙媒体の情報を一括保存できる場合があります。Web上で気になるレシピを発見した際や、レシピ本の中の気になるレシピ情報を一括で管理可能なことで、自身独自のレシピ情報フォルダを作成可能です。
また、気になるお店の情報も同様に、オンライン情報と紙媒体の情報を一括で管理できるため、お店情報を知りたくなった場合に簡単に情報を探し出せて非常に便利です。
情報整理ツールを利用して情報収集から整理・共有までを効率的に行いましょう
情報整理ツールについて解説しました。情報整理ツールは、利用目的を明確にしたうえで、やり取りする情報の種類や、操作性などを考慮して利用を判断することが大切です。業務を効率化するために自身に合った最適なツールを選んで、仕事にツールを役立てましょう。
また、情報共有ツールは、資料等を管理するだけでなく、名刺情報やお店情報など多種多様な情報管理にも役立ちます。情報過多な現代において、自身が必要な情報を取捨選択し、整理したうえで共有・管理できることで情報を資産化できます。自身に合った情報整理ツールを利用して、情報を有効活用しましょう。