収集・蓄積した大量の情報を、どのように整理すべきかお困りではないでしょうか？ 情報整理の際にツールを利用すると、収集した情報を効率的に整理できて、業務全体の効率化や、社内の生産性向上に繋がります。ツール選びのポイントも解説しますので、自社に最適な情報整理ツールを選択して、仕事の効率化を図りましょう。
情報整理の意義
ツールの前に、そもそも何故情報整理をすべきなのか、正しく理解できているでしょうか。
情報収集や情報共有に意識がいきがちですが、情報整理はビジネスシーンにおいて実は非常に重要です。自身のスキルアップのために、情報整理の意義を理解しておきましょう。
情報の流れ
情報が共有されるまでには、膨大な情報の中から必要なもの収集して、集めた情報を整理するという流れがあります。情報整理とは、集めた情報を理解・共有しやすいように分類したり、必要な情報を精査したりするなど、情報を整理することです。では、情報整理の目的を以下で細かくみていきましょう。
情報整理の目的
情報整理は、以下の目的で行われます。
- 情報を記憶するため
- 情報活用のため
- 知識を蓄えるため
情報整理の目的の1点目は、情報を記憶することです。情報を整理することで、情報に触れる回数が増え、収集した情報を忘れにくくなります。また、収集した情報を整理して、いつでも取り出せるような状態にしておくことで、収集した情報や蓄積した知識が無駄にならず、情報を資産化できます。
情報整理の目的の2点目は、収集した情報を活用することで情報は、収集して終了ではなく、成果を出すという目的のために使われてこそ価値を増します。情報がわかりやすく整理されていることで、目的に応じて情報を活用しやすくなるため、情報整理の大きな目的と言えるでしょう。
情報整理の目的の3点目は、自身の知識を蓄えることです。収集した情報を整理すると、同時に自身の脳内も整理されます。単に情報を収集だけでなく、情報を整理することで、知識として定着可能な情報の割合が高まります。
情報整理の仕方
次に、仕事に役立つ情報整理の方法を解説します。
収集した情報をどのように効率的に整理すべきか、迷った経験はないでしょうか。情報を綺麗に整理できると、仕事を効率化できて、社内の生産性を向上できます。仕事を効率化できる情報整理の方法を理解して、自身のスキルアップに役立ててみましょう。
情報収集の方法
情報を収集する際には、インターネットを利用する方法が主流です。インターネット上には、非常に多くの情報が存在しており、収集したい情報に関連するキーワードを入力することで、最適な情報が手に入ります。また、情報収集の手間や時間が、書籍や新聞等に比べて大幅に短縮でき、情報の新規性も他の媒体と比較して非常に高いと言えます。
ただし、情報量が多いため、なかには誤った情報が混在しているケースも少なくありません。情報源を確認したり、複数の情報をチェックして、正確性の高い情報を入手できるようにしましょう。
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情報整理にツールを利用するメリット
情報整理にツールを利用すると、以下のようなメリットがあり、情報整理を効率化できて便利です。
・分かりやすく情報を管理できる
・簡単に共有できる
・仕事の効率化に繋がる
ツールを利用して必要な情報を記録し、その情報を共有して活用可能な状態にしておくことで、情報整理だけでなく、仕事全体を効率化できます。それぞれのメリットについて詳しく解説しますので、情報整理ツールの導入に迷っている方は確認しておきましょう。
分かりやすく情報を管理できる
情報整理にツールを利用するメリットの1点目は、必要な情報を分かりやすく管理できることです。膨大な情報が存在する現代社会では、自身が本当に必要な情報を取捨選択したうえで、管理できることが重要です。
情報整理ツールを利用すると、収集したバラバラな状態の情報を、カテゴリや種類ごとに分けて、まとめて管理できます。ツールによっては、フォルダごとにタグを付けて情報を管理できるものもあり、必要な情報や関連情報をすぐに取り出せて便利です。
簡単に共有できる
情報整理ツールを利用するメリットの2点目は、情報を簡単に共有可能なことです。情報整理ツールでは、整理した情報単体はもちろん、フォルダごとに情報を共有できます。情報共有のハードルが下がることで、情報共有が活発化し、社内の業務の効率化に繋がります。
ツールによっては、フォルダやファイル、ユーザーごとに閲覧・編集等の権限を指定して付与可能な場合があり、社外の人と情報をやり取りする際などに、公開したくない情報を見られる心配がなくなります。
仕事の効率化に繋がる
情報整理ツールを利用するメリットの3点目は、仕事の効率化に繋がることです。情報整理するのに時間がかかったり、情報を探し出すのに手間や時間がかかると、他の仕事に着手するタイミングが遅れるなどして、業務全体の進捗に影響を及ぼす可能性があります。ツールを利用すると、フォルダごとの情報管理や、情報共有の手間を短縮可能で、タスクを効率的にこなせます。
情報整理ツールを活用して、情報整理の無駄を省けることで、仕事を効率的に進められます。
情報整理ツール選びのポイント
次に、情報整理ツール選びのポイントを説明します。情報整理ツールには、豊富な種類があり、ツールごとに搭載機能は様々です。
そのため、利用目的に合ったツールを選択しないと、ツール利用によって情報整理の手間が増え、業務が非能率化する可能性があります。社内で整理したい情報の種類や、ツール導入に割ける資金等を考慮したうえで、利用する情報整理ツールを選択することが大切です。以下のポイントをきちんと確認しておきましょう。
使いやすさ
情報整理ツール選びのポイントの1点目は、情報整理ツールの使いやすさです。業務の効率化を目的にツールを利用するにも拘らず、操作が複雑で情報整理の手間が増えてしまっては、本末転倒です。
整理した情報の編集や削除等の操作をスムーズに行えることで、情報整理の手間と時間を短縮できます。また、ツール自体の操作が簡単なことで、導入後に社員に浸透しやすくなります。
共有の簡単さ
情報整理ツール選びのポイントの2点目は、情報共有することまでを考慮して、情報共有のしやすさまで着目することです。整理した情報は、共有しておくことで、別の場面で活用可能な状態になり、資産化できます。そのため、情報共有に手間がかかると、情報共有が活発化せず、せっかく整理した情報を有効活用できません。
情報共有までの手間ができるだけ少ないものを選択すると、業務の効率化のために情報整理ツールを活用可能になります。
料金
情報整理ツール選びのポイントの3点目は、利用料金です。情報整理ツールによっては、利用料がかかる場合があります。ツールは、業務の効率化や社内の生産性向上を目的に導入されますが、高すぎる利用料は組織全体の生産性向上の足かせになる可能性があります。
また、ツールごとに料金体系は異なるため、自社が多く取り扱う資料の種類や、管理する量などに応じて、最適なツールが異なります。自社の情報整理の性格と合わせて料金体系を確認し、できるだけ安く利用可能なツールを選択して、生産性の向上に役立てましょう。
タグなどでノートを効率的に管理できる
情報整理ツールを選ぶ際のポイントの4点目は、タグやフォルダごとに情報管理が可能なことです。情報は、テキストファイルだけでなく、画像や動画、音声ファイルなど多岐にわたります。
多種多様な情報をタグを付けて管理したり、種類別に分けて管理可能なことで、情報を探し出しやすくなります。例えば、取引先ごとやプロジェクトごとにフォルダを分けておくことで、必要な情報がどこにあるのかがすぐ分かって非常に便利です。
情報整理ツール
ここからは、情報整理に便利なおすすめのツールを紹介します。2種類のツールの機能を比較し、それぞれの特徴を説明しますので、情報整理ツールの導入を見当している方は参考にしてください。