情報整理アプリを7種類紹介します。仕事のノウハウや知識など、情報がどこにあるかを把握できていますか？ 情報整理アプリを利用すると、アイデア整理やメモを取る場合に便利で、業務の効率化に役立ちます。情報整理アプリの選び方も説明しますので、情報整理アプリの利用を検討している方はアプリ選びの参考にしてみてください。
情報整理アプリ選びのポイント
情報整理アプリ選びのポイントを解説します。情報整理に役立つ便利なアプリは、種類が豊富で、ポイントを理解していないと最適なアプリを選べず、仕事に役立てられません。正しく理解して、業務の効率化に最適な情報整理アプリを選ぶ際の参考にしてください。
情報整理アプリでできること
情報整理アプリでできることを3種類説明します。
- アイデアをその場で記録できる
- 画像やテキストを保存可能
- 検索機能がある
情報整理の際にアプリを利用すると、スマートフォンにすぐにメモできたり、画像やテキストファイルを保存しておけます。また、欲しい情報をすぐに取り出せます。以下より、情報整理アプリでできることを詳しく解説しますので、情報整理アプリでできることを知った上で、利用を判断しましょう。
アイデアをその場で記録できる
情報整理アプリでは、収集した情報をすぐにアプリに記録できます。スマートフォンは、日常的に持ち運ぶことが多く、アイデアが浮かんだ瞬間や気になった情報があった場合に、すぐに記録可能です。
情報は、記録してすぐに役立たなくても、後から大きな情報になる可能性があるため、まずは記録し整理しておくことが大切です。
画像やテキストを保存可能
情報整理アプリでは、ドキュメントファイルだけでなく、画像やWebサイト等の多種多様な情報を保存可能です。利用するアプリによっては、保存できない情報がある場合がありますが、多くのアプリで複数の種類の情報を一括で保存できるため、情報整理に役立ちます。
情報社会と言われる現代では、非常に多くの情報の中からポイントを絞って情報を管理する必要があります。情報整理アプリを利用して、画像やテキストファイルを一括管理することで、業務を効率化できます。
検索機能がある
情報整理アプリには、検索機能が有り、キーワードを入力するだけで、整理・保存しているアプリ内の情報を簡単に取り出せます。大量の情報の中から、必要な情報を探すのは非常に手間と時間がかかりますが、検索機能があることで手間を短縮できて、業務の効率化に繋がります。
情報整理アプリを目的別に選ぶ
次に、情報整理アプリを利用する目的別に、最適なアプリを紹介します。情報整理を行う際には、収集した情報をただまとめるだけでなく、収集した情報をどのように活用するかという目的を考慮して、整理することが大切です。
社内の情報整理の目的に応じて、利用すべきアプリは異なりますので、利用する情報整理アプリを選択する際の参考にしてください。
必要な情報だけをまとめておきたい
収集した情報の中から、必要な情報だけをまとめておきたい場合には、情報を複数のファイルに整理できるアプリを利用しましょう。
情報をカテゴリや種類、時系列ごとに分類して整理することで、情報を取り出す際の手間を省けます。また、アプリによっては、指定したフォルダやファイルごとに、編集・閲覧等の権限をユーザーごとに詳細に設定できるものがあり、非常に便利です。
タスクを管理したい
自身や社員のタスク、スケジュールを管理したい場合には、タスク管理を行える情報整理アプリを選択すると便利です。社内や部署、チームごとのスケジュールやタスクを管理することは、タスク漏れを防止するために非常に重要です。アプリによっては、タスクを指定した日時に通知してくれるリマインダー機能があり、便利です。
日々持ち歩くスマートフォンで、タスクやスケジュールを整理しておけることで、業務を効率化でき、社内の生産性の向上に繋がります。
情報を視覚的に整理したい
収集した情報を、表や図などを利用して視覚的に整理したい場合には、3Dメモやマインドマップ等で情報整理が可能な情報整理アプリを利用すると便利です。
情報整理は、業務の効率化だけでなく、思考を整理して、将来的な自身のスキルアップにも繋がります。収集したバラバラな状態の情報を、図や表を利用して整理できることで、自身の脳内が整理でき、情報の全体像を掴みやすくなります。また、他人に共有する際にも、情報のポイントを分かりやすく伝えられます。
情報整理アプリ選びの着目点
利用する情報整理アプリを選ぶ際には、以下のポイントに着目してアプリを比較しましょう。
・利用料
・画像保存が可能かどうか
・複数デバイスで利用できるか
・フォルダ管理ができるか
情報整理アプリ選びのポイントの1点目は、利用料を確認することです。社内の生産性向上を目的としてアプリを利用するにも拘らず、高すぎるコストがかかっていては、意味がありません。事前に料金をきちんと確認しておきましょう。ポイントの2点目に、アプリ内に画像やPDF等の複数の種類の情報を保存可能なことがあります。アプリ内で複数の情報を一括で整理できることで、情報整理の手間を短縮できます。
情報整理アプリ選びのポイントの3点目は、スマートフォンやタブレット等の複数のデバイスで利用できることです。情報に様々なデバイスからアクセス可能なことで、移動中や外出先などいつでも確認できて非常に便利です。最後4点目は、フォルダごとの情報整理が可能なことです。カテゴリ等に情報を分類して、情報を探す手間を短縮しましょう。
情報整理アプリは、バラバラな情報を整理して、業務の効率化に活用できます。ポイントを踏まえたうえで、利用目的に合ったアプリを選択しましょう。
情報整理におすすめなアプリ
ここからは、情報整理におすすめなアプリを、利用目的別に8種類紹介します。情報整理を行う際には、情報をどのような場面で有効活用できるかという目的を明確にすることが最重要です。会社の規模や整理したい情報の種類等を確認して、最適なアプリを選択しましょう。
メモに便利なアプリ
まずは、メモのような形態で情報を記録したい場合に便利なアプリを紹介します。スマートフォンで利用可能なことで、記録しておける情報量が増えて、様々な場面で情報を活用できるようになります。
Evernote
ノートやボイスメモ、写真、Webサイト、さらに、スマートフォンのカメラで撮影した名刺やスケッチ、紙文書を保存・共有できるアプリです。優先順位を付けたタスク管理も可能で、リマインダー通知を設定してタスク漏れの防止に役立ちます。ニュース記事やレシピ、PDF等も保存できます。
無料プランでは、最大で2デバイスまでしか同期できないため、会社や部署等のチームで利用する場合には有料プランが最適です。iOSとAndroidといったスマートフォン以外に、パソコンとApple Watchにも同期できるため、様々なデバイスで利用したい方に最適です。
Scrapbox
編集機能が搭載されている、テキスト情報整理のアプリです。Webブラウザに接続可能であれば、デバイスを選ばずファイルを編集できます。テキストしか記録できませんが、URLは反映されるため、画像やPDFのURLを貼付してファイル上に表示できます。
さらに、複数人のグループを作成して、情報を一括管理でき、グループ内の情報の変更履歴を一目で確認可能です。キーワード入力による情報検索も可能で、情報を探す手間を短縮できます。iOSとAndroid版のアプリも配信されています。最大300ページまで無料で利用できますが、30人以上で利用する場合には、有料プランを選択することがおすすめです。
Stock
部署やプロジェクト、ミーティング別にフォルダを作成して、フォルダ内に「ノート」と言われるファイルを作成・整理・保存できるアプリです。ノートには、簡単に画像を添付でき、フォルダ内でメンバーを指定したタスク管理も行えるため、タスク漏れの防止に役立ちます。チャット機能が搭載されているのも特徴です。
情報整理アプリ上で、情報整理だけでなく共有も行いたい方に最適なアプリです。無料で利用可能ですが、ユーザー数や利用可能な機能が異なるため、会社の規模や目的に合わせて、利用プランを選択しましょう。
タスク管理に便利なアプリ
タスク管理に役立つアプリを2種類紹介します。チーム内で行うべきタスクが大量にあった場合に、タスク漏れが発生すると、顧客に支障が出る等のリスクがあります。社内やチーム、自身のタスクを情報整理アプリを利用して管理可能なことで、タスク漏れを防げます。