どの職種においても、ビジネスでは欠かすことができないのは「報連相」。
報連相とは、おそらく多くの方が知っている報告・連絡・相談の略称です。よくオフィスでは耳にする言葉です。
仕事のパフォーマンスを向上させる方法のひとつに、チームワークの強さこそが、組織の生産性を高める大きなポイントです。
プロジェクトチームの再編や中途採用の方が入社されたりなど、人の入れ替わりが多い会社の場合や、いくつものプロジェクトを掛け持ちすることだって珍しくないでしょう。
慣れた人たちばかりで仕事をするばかりでは無い環境であればこそ、基本スキルであるこの報連相が組織のパフォーマンスを高める必須な方法といえます。
報連相がうまくいかないシーンとは
「頭ではわかっているけど。。」
ビジネスをしていて知らない人はいないはず。と思う一方で、忙しければ忙しいほど、基本に立ち返ることがおろそかになり、無駄な仕事を増やしてしまうこともあるのではないでしょうか。
オフィスでこの報連相が会話の議題になるシーンとしては、たいてい上司が組織の中の人に怒っている時に言われる言葉です。
他にも、
- クライアントから「これってどうなってる？」と何度も聞かれてしまう。
- 「こうすると思ってたからこうした」という思い込みの作業が結局必要のないものだった
- どれだけ待っても連絡が来ない。
- クライアントの言ったことに其々が解釈の違う受け取り方をして、作業の最後まで気づかずやり直しになる。
上記項目の多くは報連相が欠けてしまったことが原因で起こりうる可能性があると言えます。この不協和音が重なると、人間関係にも亀裂が走り、個人・チーム・会社としての評価を下げてしまいます。
少しでも不安に感じた時に、まずは課題を認識することが大切です。次に形式や仕組みから変えていくなど、今回はいくつものコツまとめましたので、ぜひご覧ください。
報告・連絡・相談のそれぞれの意味と重要性
コツを紹介する前に、それぞれの言葉の持つ意味を重要性から改めてご確認ください。
報告とは
報告とは、上司から指示された業務について、その結果や進捗状況を適切なタイミングで伝えることです。
予定通り対応が完了ができた場合や、決まった時間や、クライアントへの営業結果が確定した時など、報告することで、上司は出した指示に対してクリアできたのか。またどの程度進んでいるか把握することができます。
手段としては何も面前まで行ったり電話で言わずとも、メールやグループウェアを使ってスマホでもほんのひと作業で終えることがほとんどです。
逆にこの報告を怠ると、後で小さなトラブルが大きな問題になったり、上司やチーム内との信頼関係が悪化してしまうので、細かいことでも怠らないのが重要と言えます。
連絡とは
連絡とは、端的にいうと関係者に、簡単な業務・作業情報を知らせ、情報共有をすることです。
例えば、クライアントからの伝言事項や、社内における発表など、伝える相手は上司や部下に限らず、関係者全員が対象となることが多いです。
報告と違う点は、上司や部下に関わらず、誰もが発信側にも受信側にもなることです。
組織が多くなり、忙しくなり始めた時に、この連絡が行き届かない事で、これから起こる事態に備えることができ業務がスムーズに進まなくなります。
会議にメンバーが集まらず時間が無駄になったり、予め共有しておかないことで顧客訪問時刻に遅れたり、ビジネス上の不信感を与えてしまう結果になります。
相談とは
相談とは、仕事において判断に迷ったり、自分の意見を聴いてほしい時、解決方法が分からない場合に、上司や先輩、同僚に参考意見を聞きアドバイスしてもらうことです。その結果、早急な問題解決につながります。
先ほどの途中経過を報告する際に、想定と違った結果が発生したなど、この後の作業をひとりで判断することはなく、リスクを回避するために相談することで新たなアイデアや解決方法を見つけたり、業務時間や労力を減らし効率的に作業を進めることができる特徴があります。
この相談をしないことで、問題をひとりで抱え込んでしまうと、業務の進行が遅れるだけでなくチーム全体の目標達成にも悪影響に及ぼす事があります。
上手に報告するための方法｜4つのポイント
まず、報告は日次、週次など決められた時に行うのはもちろんですが、それ以外にも「適切なタイミング」で行うといのが大事になってきます。
ポイント1.急ぎの時はスピードが大事
プロジェクトが開始した時や、キャンペーンを行なった時、大事なクライアントとの交渉結果など、上司はすぐに報告してほしいと思えることを、上司の立場になってイメージすることが大事です。
そこで急ぎの報告の場合は、口頭で行います。
上司が近くにいない場合や、会議中など手があけられない場合は、社内グループウェアなどを活用してみましょう。
ポイント2.報告は結論から伝える
急ぎの報告は、行なった結果。つまり数字や回答がイエスかノーであったかなど、結論から伝えるように心がけましょう。結論のあとに、経過や状況・原因を伝えるのが必要です。
結論が最後の方になると、最後まで結果を聞かない（またはメッセージで追わない）といけなくなり、ほしい情報が得られないデメリットが発生してしまいます。
さらに、事実と自分の意見をきちんと分けて伝えることも大切です。事実だけ伝えても、現場にはいなかったには伝わらない印象の部分があります。例えば今回は受注ができなかったが、実はキーパーソンはAさんで、その人経由で話をすれば次の商品ではまた検討してくれそうだった。など個人的な意見を添えて伝えることで、上司の誤った判断を招く可能性を防ぐころができます。
ポイント3.最初は多めぐらいがちょうどいい
春になると人員異動などで、多くの組織の人員が真新しくなります。
当然組織にはマネジメントやリーダーなど統括する責任者が存在して、その人が正しい判断をするために情報の集積が必要となります。
管理するためのナレッジマネジメントを構築するためには、多くの情報を集約させることです。
適切と思われるタイミングでも最初は「ちょっと多いかな」と思えるくらいの報告の方が、良質なコミュニケーションを生み、上司からは信頼されやすくなります。
サポートに徹した報告なら、多すぎることで、注意されるような事はほとんど無いでしょう。
ポイント4.内容が複雑な場合は資料から
マーケティングなどのKPIの結果に始まり、終始に関する数的な情報がいくつか存在する場合は、見やすい資料を作って報告するのが良いでしょう。
おそらく多くがフォーマット化されているので、何か新しい報告書を作る機会は比較的少ないとは思いますが、そのような場合でも、グラフや図式を用いたり、従来のトーン&マナーで見えやすい資料を作成することで、詳細がすぐに把握できたり、共有もスムーズに行えます。
組織に連絡するための方法｜4つのポイント
簡単な業務・作業情報を知らせ、情報共有をスマートにするために、以下のようなコツを身につけてみましょう。