情報整理の概要や、効率的な情報整理の手法を解説します。収集した情報を整理して、活用可能な状態にすることで、社内の生産性向上に繋がります。また、自身のアウトプットのスキルも向上できます。情報整理に便利なツールも紹介しますので、情報整理の手間を短縮して、業務全体の効率化を図りましょう。
情報整理の概要
そもそも情報整理とは何か、情報整理を行うメリット、具体的な情報整理の方法を解説します。単に大量の情報を収集するだけで満足せず、蓄積した情報を整理して、今後に活用できるようにすることで、仕事の効率化に繋がります。
情報整理について理解して、自身の仕事の効率化に役立ててください。
そもそも情報整理とは
情報整理は、収集した情報を自分自身に落とし込むために整理することです。情報は、ドキュメントや画像など多岐にわたり、ノウハウや知識だけでなく、デザイン等を考える場合にも重要です。
収集した情報を整理してから共有することで、別の場面でも情報を活用できる可能性があります。例えば、自身が担当した仕事のノウハウを整理し、共有しておくことで、別の社員が似たような仕事に遭遇した際に役立てられ、情報を資産化できます。
情報整理のメリット
情報整理を行うメリットを3点説明します。
・伝える力が向上する
・理解が深まる
・論理的思考が身に付く
情報整理を行うと、アウトプットのスキルが向上し、コミュニケーション能力が高まるメリットがあります。また、情報に関する自身の理解が深まり、知識を身に付けられるメリットもあります。さらに、情報を探す手間が省け、情報の全体像を掴んだ上で仕事を行えるため、業務の効率化にも繋がります。
情報整理のメリットを理解した上で、収集した情報を整理して共有しましょう。
伝える力が向上する
情報整理を行うメリットの1点目に、伝える力が向上することがあります。情報整理は、インプットした情報を整理して、アウトプットすることです。情報がどのような場面で役立つかを考えて、別の情報や知識と併せて整理する必要があるため、自身のコミュニケーションスキルの向上に繋がります。
収集した情報のアウトプットを習慣化すると、自身の考えや情報をスムーズに伝えられるようになり、仕事はもちろん、日常生活でもスムーズなコミュニケーションを行えるようになります。
理解が深まる
情報整理のメリットの2点目に、収集した情報に関する理解が深まることがあります。収集した情報を、いざ他人に話そうとした場合に、話したい内容が上手くまとまらなかった経験は誰しもあるのではないでしょうか。
収集した情報を整理すると、自身の脳内が整理されて情報に対する理解が深まり、スムーズに情報を他人に伝えられます。また、知識を増やせる点もメリットです。
論理的思考が身につく
情報整理を行うメリットの3点目に、論理的思考が身に付くことがあります。現代社会は情報量が非常に多く、情報を整理しないと、見通しが悪く、深く物事を考えられません。
収集したバラバラの情報を整理しておくことで、現在の状態を分かりやすく把握できます。また、必要な情報がどこにあるかがすぐ分かることで、情報全体の見通しが良くなり、論理的思考が捗ります。
主要な情報整理の手法
主な情報整理の方法を説明します。情報社会と言われる現代で、情報整理を以下の方法で行えることで、業務の効率化に繋がります。情報整理に悩んでいる方は、参考にしてください。
パソコンで整理する
情報整理の方法の1種類目に、パソコンで行う方法があります。現代社会では、インターネット上に非常に多くの情報が存在しており、情報収集から整理までをパソコン上で完結できます。また、パソコン以外にもスマートフォンやタブレットを使用して情報を整理して、複数のデバイスで共有できる場合もあります。
仕事では、パソコンを利用して情報共有する場面が多いため、パソコンやスマートフォン等でインターネット上に情報を整理しておくことで、すぐに活用できて便利です。
ノートで整理する
情報整理の方法の2種類目に、ノートで整理する方法があります。インターネット上の情報は、パソコンで記録すると非常に効率的ですが、情報収集は、インターネット以外にも本や雑誌など様々な方法があります。
収集した情報を、ノートや紙に手書きで整理すると、表やグラフ等を自由に書きながら整理できるので、脳内を整理するのに役立ちます。
仕事ができる人の情報整理術とは
ここからは、仕事ができる人の情報整理術を紹介します。情報整理のスキルが向上すると、アウトプットが習慣化し、論理的思考が身に付き、自身の知識量も増えます。仕事ができる人の情報整理術を学んで、自身のスキルアップに役立てましょう。
情報整理が苦手な人の特徴
まずは、情報整理が苦手な人の特徴を説明します。自身の情報整理スキルを向上させるために、まずは苦手な人の特徴を理解しておきましょう。
情報を収集しすぎている
情報整理が苦手な人の特徴に、収集した情報量が多いことがあります。情報社会とも言われる現代では、情報過多な傾向にあり、情報を収集しすぎてしまいがちです。情報の収集量が多いと、脳内の情報量が多くなり、整理すべき情報が何か分かりません。
優先順位を付けていない
情報整理が苦手な人の特徴の2点目に、情報に優先順位を付けていないことがあります。情報整理を行う前は、収集した多くの情報がバラバラな状態です。バラバラな情報を整理しようと思っても、どれから手を付けてよいのか分からず整理できません。
収集した情報の必要・不要を判断した上で、整理する情報に優先順位を付けて、重要な情報を綺麗に整理しましょう。
情報整理のテクニック
次に、情報整理のテクニックを紹介します。以下のテクニックを身に付けて、効率的な情報整理を行えるよう、確認しておきましょう。
表にまとめる
情報整理のテクニックに、情報を表にまとめることがあります。収集したバラバラな状態の情報を、表やグラフ等にすることで、厳選された情報だけが表に記載されるため、重要な情報が一目で分かります。
また、自身の脳内整理も行え、情報共有した相手にも理解しやすくなるメリットがあります。
「見える化」する
効率的な情報整理のためには、収集した情報を見える化して、整理しやすくしましょう。収集した情報は脳内でバラバラな状態ですが、まずは見える化することで、どのような情報が脳内にあるのかが分かり、整理すべき情報を厳選できます。
まずはメモなどに情報を書き出して、自身の脳内を整理しましょう。
優先度の高いものから着手する
情報整理を行う際には、収集した情報の優先度が高いものから整理することで、効率的な情報整理が行えます。収集した情報を「見える化」して、情報の必要・不要を判断し、優先度を付けて整理することで、重要な情報だけを整理可能です。優先度の付け方は、S〜Aなどの段階評価を付けるなど、方法は様々です。
優先度は、収集した情報をどのような場面で使用したいかや、活用目的に応じて異なります。自身の情報整理の目的に沿って優先度を付けましょう。
使用頻度の高い単語は記号化する
情報整理を行うテクニックの4点目に、使用頻度の高い単語等を記号化することがあります。情報整理を行う際には、情報のカテゴリによって、使用頻度の高い単語が出てくるケースが多いです。
情報整理を効率的に行うために、使用頻度が高く、省略可能な単語がある場合には、略記することで手間を短縮できます。
例えば、単語を母音抜きのローマ字で略記する方法があります。「東京」であれば「TK」、慶應義塾大学を「KO大」といったように表記することで、情報整理を効率的に行えます。特に、手書きで情報整理を行う際には、画数の多い漢字を書く手間が減って便利です。
また、略記以外にも、よく記載する項目がある場合には、項目を記号化して、書く手間を省けます。パソコンでタイピングする際にも、項目ごとに記号を指定して、予測変換ですぐ出るように設定するなど、情報収集や整理の効率化に役立てられます。
加筆用にスペースを空けておく
情報整理を行う際には、整理した情報に追記できるよう、スペースを空けておきましょう。情報は日々変化し、新たなものが追加されたり、変更されたりする可能性があります。
そのため、情報整理を行う時点で、すぐに加筆や変更を行える状態にしておくことで、情報の変化にスムーズに対応できます。また、複数の社員で共有している情報であれば、知識やノウハウを蓄積していけて便利です。
同じカテゴリの情報をまとめておくこと
情報を整理する際には、場所やアルファベット、時間、階層、カテゴリなどが同じ情報ごとにまとめておくと非常に便利です。カテゴリなどで情報を整理しておくと、将来的に情報を活用したい場合に、すぐに情報を抽出できて非常に便利です。
また、収集した情報によっては、一つのファイルやノートにまとめるよりも、複数に分けて整理した方が管理しやすい場合があります。ノートやファイルを分けて情報を整理したり、タグを付けて、内容がすぐに分かるようにしたりしておくことで、情報を活用する際に役立ちます。
より効率的な情報整理術を身に付けるために
情報整理をより効率的に行うために便利な方法を解説します。情報整理のテクニックを身に付けた上で、以下の情報整理の方法を採ることで、情報整理の効率や質が大きく向上して、仕事の生産性向上に繋がります。
自身の仕事を効率化するための参考にしてください。