情報共有ツール・アプリ13選。情報共有の効率化に役立つツールを選ぶポイントとは

まずは、メモやノートの情報を共有したい方におすすめの情報共有アプリをご紹介します。ビジネスでは、自身のアイデアやノウハウを随時メモに残すことが多くあると思います。こちらでご紹介するアプリは、残したメモやノートをリアルタイムで共有したいとう方ににおすすめです。

Evernoteは、メモアプリとして多くのビジネスマンから支持されているアプリです。メモ機能には、音声でメモが残せるボイスメモが搭載されているため、作業をしながらメモを残せます。

さらに、メモには写真やWebサイト、名刺、紙文書まで保存、共有ができます。ブラウザ拡張機能を利用すれば、ニュース記事やPDFの資料も共有できるため、メモアプリとして非常に役立ちます。

DropboxPaperは、ブラウザ上で随時情報を共有できるアプリです。共有された情報には、複数のユーザーがコメントなど編集ができるため、フィードバックとして活用できます。

さらに、タスクの管理やスケジュール管理機能も搭載されています。また、共有されたメモはプレゼンテーションの資料に変換も可能です。

こちらでは、複数のメンバーのスケジュールを管理できるアプリをご紹介します。ビジネスだけでなく、家族同士のスケジュール管理アプリとしても活用できます。

TimeTreeは、ビジネスでもプライベートでも利用できるスケジュール管理アプリです。カレンダー上には、自身だけでなく他のメンバーのスケジュールも登録されます。さらに、アプリにはチャット機能も搭載されているため、スケジュールに対してコメントができます。

通知を設定すれば、アプリを起動していない際にも、スケジュールの通知が画面上に表示されます。パソコンからも利用できるため、ビジネスシーンにも役立ちます。

URECYも、カレンダー上にスケジュールを管理できるアプリです。個人で利用できるのはもちろんのこと、最大10人までのグループを作成し、メンバー同士のスケジュールも随時共有できます。

さらに、グループで3ヶ月以上投稿がないメンバーには、自動的にグループからフェードアウトする機能も搭載されています。つまり、作成されたグループは、アクティビティ状態のメンバーのみで形成されます。

こちらでは、場所や位置情報を共有できるアプリをご紹介します。位置情報が共有できることで、子どもの居場所やスマホの紛失場所、さらに災害時にも位置情報を把握できます。

GPSで位置情報が共有できるアプリです。現在位置だけでなく、移動履歴も確認できます。さらに、あらかじめ場所を登録すれば、その場所に到着した際に通知を受け取る機能も搭載されています。完全招待制のため、他の人に位置情報が漏れる心配もありません。

目的に合った情報共有ツールを選びましょう

情報共有ツールやアプリのメリット、選び方、そしておすすめ商品についてご紹介しました。情報共有は、生産性の向上やコミュニケーションの活性化など会社や組織の成長には欠かせません。しかし、情報共有に手間がかかってしまっては、情報共有がうまく機能しません。その際、役立つのが情報共有ツールです。

情報共有ツールを選ぶポイントは、①機能②対応デバイス③容量の上限④利用可能人数⑤料金です。さらに、この5点に加えて、操作性や画面の見やすさなどにも注意しましょう。組織において情報共有する目的を明確にし、その目的に応じて最適なツールを選びましょう。