情報共有ツール・アプリ13選。情報共有の効率化に役立つツールを選ぶポイントとは

情報共有の徹底が求められ、情報共有の効率化の手段として情報共有ツールやアプリを導入する会社が増加しています。数ある情報共有ツールの中から、どのように自身にあった情報共有ツールを選べば良いのでしょうか？　この記事では、情報共有ツールのメリットと選び方、またおすすめ情報共有ツールをご紹介します。

情報共有の意義とツール

情報共有ツールのメリットや紹介の前に、まずは情報共有の意義を振り返りましょう。意義を理解することで、情報共有ツールを最大限活用できます。

情報共有の意義

そもそも情報共有とは、情報を収集、整理、そして共有する一連の流れを指します。情報はただ共有して完了ではなく、以下の4点の目的を達成するために行われます。

・組織の成長のために必要な情報を取捨選択する

・ナレッジの属人化を防ぐ

・業務の生産性を上げる

・コミュニケーションを活性化する

情報共有は、個人が保有している情報を共有し、社員同士で組織に必要な情報かどうか取捨選択する目的があります。また、ナレッジやマニュアルを共有することで、社員全員のスキルの底上げと業務の効率化に繋がります。さらに、情報共有をきっかけにコミュニケーションが生まれ、社員同士のチームワークの向上を図ることができます。

上述のように、情報共有は会社や組織の成長に大きく影響します。情報共有を徹底していくと、不必要な時間がかかってしまうなど、効率化の必要性に気付かされます。情報共有を効率化する際に役立つのが、情報共有ツールです。

情報共有ツールを使うメリット

情報共有の効率化には、情報共有ツールが役立ちます。そもそも、情報共有の手段には、情報共有ツールのほかに、口頭やメール、エクセルなどさまざまあります。それぞれの方法は、特徴やデメリットがありますが、情報共有の手間をできるだけ軽減したいのであれば、情報共有ツールが最適です。

なぜ情報共有ツールが最適なのでしょうか？　その理由は、情報共有ツールには以下のようなメリットがあるからです。

・集めた情報に編集やコメントができる

・情報をグループやカテゴリーごとに整理できる

・収集した情報はいつでも誰でも閲覧できる

・相手のタスクやスケジュールが把握しやすくなる

・一度に複数の人とコミュニケーションがとれる

情報共有ツールは、クラウド上で情報を管理、共有します。そのため、情報共有ツールを導入しているユーザーであれば、いつでも誰でも情報を共有することができます。さらに、情報に対してコメントや編集ができるため、情報を常に最新の状態にすることもできます。

情報共有ツールを使うデメリット

効率的に情報共有ができるツールですが、一方で以下のようなデメリットもあります。

・料金がかかる場合がある

・対人コミュニケーションが希薄になる

・通知で業務に支障ができる場合がある

情報共有ツールは、基本的には無料で利用できます。しかし、情報共有ツールによっては、月額数百〜数千円の料金が発生する場合があります。

また、手軽に情報共有ができるため、対人のコミュニケーションが希薄になったり、情報共有の通知で業務に支障をきたす可能性もあります。

情報共有ツールを導入する場合は、これらのデメリットも考慮したうえで判断しましょう。

情報共有ツールを選ぶポイント

情報共有ツールは、さまざまな種類があります。情報共有ツールを選ぶ際は、以下のポイントをおさえましょう。

・利用目的に応じた機能

・複数のデバイスからの利用可否

・共有可能なファイルサイズの上限

・利用可能な人数

・利用料金

特に重要なのは、情報共有ツールの機能です。情報共有ツールには、資料作成に特化したものやコミュニケーションに特化したものなど、それぞれ特徴があります。情報共有ツールを導入する際は、情報共有の目的を明確にし、その目的を達成できる機能が搭載されたものを選ぶことが大切です。

また、共有された情報をスマホから確認したい方は、デバイスもチェックしましょう。スマホからも利用したい方は、情報共有ツールのデバイスも確認しておくことが大切です。

さらに、情報共有ツールごとに、共有可能なファイルサイズの上限や利用可能人数、利用料金も異なるため、導入の際は確認するようにしましょう。

情報共有ツール導入時に気を付けること

よくある情報共有ツール導入時の失敗例として、ツールだけを導入して、どのような情報をどのような形式、どのようなルールで共有するのか決めず、結果雑多な情報が散在して探しづらかったり、必要な情報が不足していて活用できず、結果として情報共有が形骸化してしまうということがあります。情報共有ツールを導入する際には、以下のことを明確にし、組織全体が理解した上で始めることが重要です。

• WHY：なぜ情報共有を行うのか？
• WHAT：どのような情報をいつ共有するのか？
• HOW：どのようなフォーマットで共有するのか？

これらを明確なっていることにより、活用可能な情報が集約され、情報共有ツールが有益なものとなります。

また、導入当初はナレッジ管理を主導する「ナレッジマネージャー」を決め、日々情報共有が適切な形でなされているか確認するとよいでしょう。

おすすめの目的別情報共有ツール

こちらでは、おすすめ情報共有ツールを目的別にご紹介します。ドキュメント作成、社内掲示板、タスクの管理、コミュニケーションの4つの目的において、それぞれの情報共有ツールの特徴や使い方を解説するので、ご自身にあったものを選びましょう。