仕組み・ルールを改善する
仕組み・ルールの改善ポイントとして、
- 情報共有ツールを導入し、作業を効率化する
- 伝え方を明確にする
以上の2点が挙げられます。それぞれについて詳細を理解して、情報共有の仕組み化ができる組織を目指していきましょう。
1.情報共有ツールを導入し、作業を効率化する
情報共有ツールには、以下のようなメリットが挙げられます。
・集めた情報に編集やコメントができる
・情報をグループやカテゴリーごとに整理できる
・収集した情報はいつでも誰でも閲覧できる
・相手のタスクやスケジュールが把握しやすくなる
・一度に複数の人とコミュニケーションがとれる
情報共有ツールを導入することで、情報共有にかかる手間を軽減し、情報を一括管理できるため、情報の引き出しにも役立ちます。さらに、情報共有ツールはクラウド上でやり取りするため、社外や海外拠点の社員とも情報共有ができます。
ただし、情報共有ツールにはさまざまな種類があり、それぞれ特徴や機能が異なります。例えば、情報共有ツールの1つに、チームでの文書作成に特化した情報共有ツールflouu（フロー）があります。
複数人で文書を同時にリアルタイム編集する機能や、文書を書きながらチャット、コメントができる機能があり、情報共有のベースになる記事・ドキュメントを効率的に作成することが可能です。また、個々の記事・ドキュメントには様々なラベルがつけられるため、蓄積された情報を簡単に探し、活用することができます。
以上のように情報共有ツールにはそれぞれ特徴があるため、導入する際は機能を確認するようにしましょう。
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情報共有ツール・アプリ13選。情報共有の効率化に役立つツールを選ぶポイントとは
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2.伝え方を明確にする
情報共有のルールが曖昧な場合は、伝え方やタイミングを明確にしましょう。
情報の伝え方で徹底すべきポイントは、「5W1H」です。「いつ、誰が、どこで、何を、なぜ、どのように」伝えるのかを明確にしておくことです。例えば、トラブル発生した際には、「トラブルが起きたらすぐに、それを知っているメンバー全員が、他のメンバーが見られるチャットで、トラブルの詳細を、なぜ起きたのかを含めて」伝えることがポイントです。
意識を改善する
社員の意識の問題がある場合、情報共有に対する重要性を明確に伝え、浸透させることが大切です。意識の改善策としては、以下の方法が考えらます。
情報共有のメリットを具体的に提示する
情報共有の重要性を理解していない社員に対しては、メリットを提示しましょう。ポイントは、数値などを交えて具体的にメリットを提示することです。
例えば、「情報共有をすれば、業務の生産性が上がる」と伝えるのではなく、「◯◯のデータを共有することで、△△の効率が上がる」と、実際の業務内容と関連した内容で伝えましょう。このように伝えることで、社員は情報共有のメリットを具体的にイメージしやすくなります。
報酬を与える
情報共有のメリットを理解してもらう手段として、報酬を与えてみる方法もあります。例えば、ある社員が過去の顧客情報を共有したことで、新たな提案に繋がった場合、その社員に対して報酬を与えます。情報共有によって報酬を得ることで、社員のモチベーションの向上に繋がります。
一方、情報共有を行わなかった場合に、過剰にペナルティを与えることは避けましょう。情報共有不足でペナルティを与えてしまった場合、社員は情報共有に対して抵抗感を感じてしまう可能性があるためです。
情報共有する場を設ける
情報共有がなかなかできない社員がいる場合、情報共有の場を設けてみましょう。情報共有の場を設けることで、情報共有が義務になるため、共有するタイミングを逃しません。また、定期的に情報共有するため、情報共有の習慣化にも繋がります。
情報共有を改善するためには、まず原因を知りましょう
情報共有ができない原因とその対策のポイントについてご紹介しました。
会社や組織で情報共有が進んでいない場合、仕組みやルールに問題があると考えられます。例えば、情報共有の負担が大きい、情報が一括管理できていない、さらには伝え方などルールが明確でない場合、情報共有は進みません。さらに、仕組みやルールだけでなく、社員の意識に問題がある場合にも情報共有が進まない可能性があります。
現在、情報共有がうまく機能していない場合は、この記事で紹介したような仕組み・ルール、または社員の意識に問題があるのかをチェックし、仕組み・ルールの改善や、メンバーの意識改善を進めていきましょう。