情報共有の意義
情報共有を行うと、会社や組織は以下のメリットが得られます。
- 組織の成長のために必要な情報を取捨選択できる
- ナレッジの属人化を防げる
- 業務の生産性を上げる
- コミュニケーションを活性化できる
- 新たな発想を生む
情報共有を行う意義は、ナレッジの共有や業務の生産性の向上など、情報を有効活用することです。情報を活用してもらうために、情報を集め、整理し、共有する必要があるのです。
1.組織の成長のために必要な情報を取捨選択できる
情報共有は、組織の成長のために必要な情報を取捨選択する意義があります。情報が溢れている現代では、その中から組織にとって重要な情報を見極めなければいけません。そこで、情報共有を行うことで、個人が保有している情報が組織に必要かどうかを組織全体で取捨選択するきっかけとなります。
2.ナレッジの属人化を防げる
情報共有は、ナレッジの属人化を防ぐ意義もあります。顧客情報やノウハウなどのナレッジは、会社の成長にとって有益です。しかし、個人や少数の社員が保有している状態では、会社の売り上げに大きく貢献できません。そこで、情報共有を行うことで、ナレッジをオープンにし、会社全体のパフォーマンスの向上に繋がるのです。
3.業務の生産性を上げる
情報共有は、業務の生産性向上にも繋がります。資料作成手順や、過去にあった仕事の進め方などをマニュアル化し、情報共有することで、都度調べ直す必要がなくなります。その結果、作業の二度手間を防げ、業務の生産性を上げられます。
4.コミュニケーションを活性化できる
情報共有は、コミュニケーションの活性化においても重要な役割を果たします。例えば、アイデアやノウハウを共有すれば、情報共有をきっかけに議論が始まる可能性があります。また、普段から日報や進捗報告を定期的に行うことで、上司と部下の繋がりを深めることもできるのです。
5.新たな発想を生む
情報共有は、新たな発想やアイデアを生むきっかけになります。上述のように、自身の情報をオープンにすると、他の社員同士の交流や議論が深まり、新たなアイデアが生まれる可能性があります。さらに、お互いのノウハウを共有しあうことで、自身では気づくことができなかった視点や相違点を発見できます。
情報共有のポイント
情報共有は、業務の効率化や新たなアイデアの発見などの目的があり、会社の成長には必要不可欠です。では、実際に情報共有を行う際には、何を意識すれば良いのでしょうか？情報共有を成功させるためのポイントをご紹介します。
社員の情報共有に対する意識を高める
情報共有を行う際は、情報共有に対する社員の意識を高めることが重要です。先ほど、情報共有ができない原因として、情報共有の重要性に対する社員の理解が乏しいと解説しました。つまり、情報共有のルールを整備しても、社員の意識が低ければ成功しません。
社員の意識を高めるための方法として、以下の方法が挙げられます。
・情報共有のメリットを具体的に提示する
・積極的に情報共有をした者に報酬を与える
・情報共有する場を設ける
まず、情報共有のメリットや必要性を感じていない社員に対しては、メリットを具体的に提示してみましょう。「◯◯のデータを共有すると、△△の効率が上がる」と具体的に説明することで、情報共有に対する必要性を理解してもらいやすくなります。
また、実際に情報共有を行った社員に対しては報酬を与えてみましょう。情報共有で会社の売り上げに貢献した場合、社員に報酬を与えることで、情報共有を行うことにメリットがあると実感してもらえます。
情報共有に抵抗を感じている場合は、定例ミーティングなど情報共有をする場を設けましょう。情報共有の場を設けることで、情報共有は必要な業務であることを認識してもらえます。
情報共有のルール・仕組みを明確にする
情報共有を進める際には、ルールや仕組みは必要不可欠です。ルールがなければ、社員はどのように情報共有すれば良いかわからず、習慣化されません。ルールでは、主に情報共有の内容、手段、タイミングを決めておくことがポイントです。いつ、何を、どのようにすればいいかを決めておくと、情報共有のルールが明確になります。
内容
内容を決める際は、①仕事の目的や目標②ノウハウ③タスク・スケジュール④仕事の結果・問題の4項目をおさえることがポイントです。情報共有の内容は、ノウハウやタスクだけでなく、目標も共有することで、社員が同じゴールに向かって効率的に作業を進めることができます。
方法
情報共有の方法には、口頭、メール、情報共有ツールなどがあり、それぞれ特徴が異なります。例えば、口頭はその場ですぐに共有できますが、あとで共有内容の確認ができないというデメリットがあります。また、メールは共有内容を保存できますが、メール作成に手間が発生するというデメリットがあります。それぞれの方法の特徴を把握し、共有内容によって方法を使い分けることをおすすめします。
タイミング
情報共有のタイミングも決めておくことをおすすめします。特に、進捗の遅れやトラブルなど、マイナスな情報は共有が遅れがちになります。マイナスな情報ほど、早く情報共有する仕組みづくりを心がけましょう。
誰もが情報を共有できる状態にする
情報共有は、誰もが情報を共有しやすい状態にすることも大切です。つまり、情報へのアクセスがしやすかったり、更新がしやすかったりする状態です。例えば、リアルタイムで情報を更新・共有ができる情報共有ツールを使うことにより、情報を最新の状態に保つことができます。
情報共有を効率良く行うためには
情報共有のポイントをおさえると、情報共有が会社や組織に根付きやすくなります。根付き始めると、今度は効率化の壁にぶつかります。つまり、情報共有に必要以上に時間がかかってしまっている状態です。
情報共有を効率化する方法の1つに、情報共有ツールの導入が挙げられます。情報共有ツールには、タスク管理機能やチャット、資料作成機能など、幅広く利用でき、情報共有にかかる作業を効率化してくれます。
さらに、チャット機能も搭載されているため、海外や社外の社員とのコミュニケーションの効率化も図ることができます。なお、情報共有ツールは、さまざまな種類があるため、導入する際は各ツールの機能を確認しましょう。
会社全体の生産性をあげるためには情報共有が必要
情報共有の意義についてご紹介しました。情報共有は、情報を活用する目的があり、業務の効率化やコミュニケーションの活性化に貢献します。そのため、情報共有は会社全体の生産性や売り上げを上げるために必要不可欠です。
実際に情報共有を始める際には、社員の意識の向上、ルールや仕組みの明確化、情報共有のしやすさを意識しましょう。ルールや仕組みが明確であっても、社員の意識が低ければ情報共有は進みません。また、誰もが情報共有できる状態になければ、社員は情報共有に抵抗を感じてしまいます。情報共有を行うには、この3つのポイントをおさえて、効果的に進めましょう。