情報共有の意味情報共有の仕組みやルールを明確にする方法とは

情報の重要性が増す現代では、多くの会社や組織で情報共有の徹底が求められています。一方で、なぜ情報共有をする必要があるのか理解できなかったり、しなくても問題ないと感じたりしている方は多いのではないでしょうか。

この記事では、情報共有を行う意味と情報共有不足によるリスクについてご紹介します。情報共有の意味を正しく理解し、効果的な情報収集ができるようにしましょう。

情報共有の概要とリスク

情報収集の徹底が求められていますが、そもそも情報共有の意義を正しく理解できているでしょうか。情報共有について正しい理解と実践ができていないと、組織に悪影響をもたらすことがあります。情報共有を始める前に、情報共有の意義とリスクを理解しましょう。

情報共有とは

情報共有は、情報の収集、整理、そして共有までの3段階の流れで行います。まず、顧客情報やノウハウなどの情報を集め、次に情報をカテゴリーごとに整理し、そして最後に社内に共有します。

共有することに意識が向きがちですが、ポイントは、集めた情報を整理することです。情報が整理されずに共有されてしまうと、社内に出回る情報が乱雑になり、情報を探し出すのに手間がかかります。情報共有は、必ず収集、整理、共有の3つの段階を踏んで行いましょう。

情報共有不足によるリスク

一見単純そうに思える情報共有ですが、正しく行わないと会社や組織に悪影響をもたらします。では、情報共有を行わなかった場合、どのような問題が起きてしまうのでしょうか？

進捗状況やトラブルが把握できない

情報共有が行われないと、業務の進捗状況やトラブルの把握ができづらくなります。情報共有が不足していると、上司や同僚にタスクやスケジュールの報告がされず、進捗状況を把握できません。特に、新入社員は進捗の遅れやトラブルを共有することに抵抗があり、上司は問題が深刻化してから把握することが多々あります。こうした例から、情報共有の重要性がわかります。

作業効率の低下

情報共有は、作業効率にも大きく影響します。例えば、情報共有で顧客情報や資料作成手順を共有すれば、他の社員は情報を集めなおす必要がありません。しかし、情報共有を行わなかった場合、顧客情報の収集や資料作成を一から行わなければいけないため、作業に手間がかかってしまいます。その結果、作業効率の低下し、無駄なタスクを増やすことに繋がります。

人間関係の悪化

情報共有不足は、人間関係の悪化にも繋がります。情報共有では、ノウハウや自身のタスク・スケジュールを共有するため、メンバー同士で進捗状況を把握できたり、業務が進みやすくなったりします。

一方、情報共有を行わないと、相手は進捗状況を把握できないため、何をしているのかわかりません。そのため、相手の不信感を募らせる原因になり、人間関係の悪化に繋がります。

情報共有ができない原因

情報共有不足は、進捗の遅れや作業効率の低下、さらには人間関係の悪化などのリスクを伴います。では、なぜ情報共有がうまくできない会社や組織があるのでしょうか？　情報共有ができない原因として、以下の3点が考えられます。

情報共有の重要性の理解が乏しい
情報共有に手間がかかっている
情報共有の仕組みやルールが決まっていない

情報共有不足の原因は、主に社員の意識、情報共有の手間、仕組みやルールにあります。では、それぞれの原因について詳しく見ていきましょう。

1.情報共有の重要性の理解が乏しい

情報共有が進まない原因の1つ目は、情報共有の重要性に対する社員の意識が低いことです。意識が低いと、社員は情報共有を以下のように捉えてしまいます。

・情報共有の必要性を感じていない

・情報共有に抵抗を感じている

・情報共有の優先順位が低い

例えば、社員が情報共有にメリットを感じられない、業務に必要ないと感じている場合、積極的に情報共有を行おうとしません。さらに、「進捗の遅れを報告したくない」「情報共有しても上司が反応してくれない」など、抵抗を感じている場合も情報共有は進みません。

また、情報共有の優先順位が低いと、情報共有が後回しになり、情報共有が行われない場合もありますので、注意が必要です。

2.情報共有に手間がかかっている

情報共有が進まない原因の2つ目は、情報共有に手間がかかってしまうことです。具体的には、以下のことが考えられます。

・メール作成などに時間がかかる

・社員数が多く、共有の作業が負担になっている

・小さなことでも逐一情報共有しなければいけない

情報共有の手段として、多くの会社でメールが活用されています、しかし、メールは敬語やビジネスマナーに気をつけなければならず、さらに作成の手間がかかるという難点があります。また、社員数が多い場合、情報を共有する機会やメールの送り先が増えるため、メール作成がさらに負担となることが多いです。

さらに、ルールが細か過ぎる場合も手間が発生する原因になります。どんな小さな情報でも、逐一全員に共有しなければいけないなどのルールを設けると、情報共有にかかる負担が大きくなってしまいます。

3.情報共有の仕組みやルールが決まっていない

最後に、情報共有の仕組みやルールが決まっていないことも情報共有不足の原因となってしまいます。情報共有にルールがない場合、社員はどのように情報共有をしたらいいのかわからず、情報共有が活発に行われません。

上述のように、細か過ぎるルールもいけませんが、ルールが全くない状態でもいけません。ルールを決め、明確にすることで、誰でも情報共有ができる環境を作ることが大切です。

情報共有の意義を理解して情報共有を正しく行いましょう

これまでは、情報共有を行わなかった場合のリスクについて解説しました。では、情報共有の徹底されている会社や組織では、どのようなメリットが得られるのでしょうか？